اهمیت تمرکز بر تصمیمات کلیدی در سازمان
انایی تصمیم‌گيري یک‌سازمان عملکرد آن را تعیین می‌کند.سازمان‌های پیشرو تصمیمات را به سرعت می‌گیرند و آنها را به صورت اثربخش و همواره زودتر از رقبایشان عملی می‌کنند. اما مدیر یا تیم رهبری چگونه می‌فهمند که بر کدام تصمیم باید تمرکز کرد؟ چطور می‌توانند تصمیمات را تحلیل کنند تا بفهمند عملی هستند یا نه؟
دنیای اقتصاد: توانایی تصمیم‌گيري یک‌سازمان عملکرد آن را تعیین می‌کند.سازمان‌های پیشرو تصمیمات را به سرعت می‌گیرند و آنها را به صورت اثربخش و همواره زودتر از رقبایشان عملی می‌کنند. اما مدیر یا تیم رهبری چگونه می‌فهمند که بر کدام تصمیم باید تمرکز کرد؟ چطور می‌توانند تصمیمات را تحلیل کنند تا بفهمند عملی هستند یا نه؟
هدف این مقاله کمک به شما برای پاسخگویی به دو سوال است: نخست آنکه چگونه تصمیمات حیاتی‌سازمانتان را بشناسید؟ دوم آنکه چگونه از ابزاری که ما آن را اشعه ایکس تصمیم‌گیری Decision X-Ray) می‌نامیم برای زدودن موانع تصمیم‌گیری و شروع بهبودها استفاده کنید؟
دو دسته از تصمیمات حیاتی
تصمیمات حیاتی شما چه هستند؟ موفقیت‌سازمان به انتخاب‌های ارزشمند خواه استراتژیک یا عملیاتی وابسته است. وقتی استارباکس قهوه فوری‌اش را معرفی کرد یا وقتی اپلاید متریالز پایگاه مهندسی و تولیدش را به آسیا منتقل کرد؛ این تصمیمات منابع قابل ملاحظه‌ای را در اختیار گرفت و ریسک قابل‌توجهی را متوجه شرکت‌ها کرد.
آن زمان هر کدام از شرکت‌ها باید حداکثر تلاش خود را به خرج می‌دادند. چنین تصمیماتی به سطح‌سازمان محدود نمی‌شوند و هر واحد‌سازمانی تصمیمات استراتژیک خودش را دارد. برای مثال، وقتي واحد فناوری اطلاعات در یک‌سازمان، تصمیم به سرمایه‌گذاری برای پیشرفت سیستم‌های عمده می‌گیرد، واضح است که در اینجا یک تصمیم‌گیری استراتژیک انجام گرفته است.
اما دسته دوم از تصمیمات که به همان‌اندازه دسته اول مهم هستند؛ تصمیماتی هستند که به صورت مکرر گرفته می‌شوند. مثل تصمیماتی که هفته‌ای دو بار گرفته می‌شوند. معمولا این تصمیمات ماهیتا عملیاتی هستند. کارکنانی که این تصمیمات را می‌گیرند و آنها را اجرا می‌کنند می‌توانند در هر کدام از بخش‌های‌سازمان باشند و اغلب در دفاتر فروش کار می‌کنند. برای مثال موفقیت مداوم شرکت آمازون به یک گروه از تصمیمات تجاری ادراکی وابسته است يا تصمیماتی شامل قیمت‌های ویژه و تخفیفات حمل کالا، پیشنهادهايي برای خریدهای مکمل و ایمیل‌هایی هدفمند مربوط به پیشنهادهای خرید جدید. هر کدام از این تصمیمات ممکن است کوچک باشند،اما این تصمیمات به این شکل میلیون‌ها دلار فروش را افزایش می‌دهند و به تجربه مشتری برند کمک می‌کنند.
همه بخش‌های یک‌سازمان احتمالا هر روز نوعی از تصمیمات حیاتی را دارند. برای مثال شرکت‌های فعال در زمینه فناوری اطلاعات باید تصمیم‌گیری‌های متداول و مکرر اما حیاتی‌ای درباره موضوعاتی چون ارتقای نرم‌افزار و آموزش کارمندان در بخش راهنمایی مشتریان انجام دهند.تصمیمات حیاتی نمونه‌ای از قانون ۸۰-۲۰ هستند. (یعنی ۸۰ درصد از نتایجی كه شما به‌دست می‌آورید نتیجه ۲۰ درصد از تصمیمات شماست. به همین دلیل باید قاطعانه از تصمیماتی كه جزو ۸۰ درصد كم ارزش هستند خودداری كنید آن هم هنگامی كه تصمیماتی كه جزو ۲۰ درصد ارزشمند هستند معوق مانده‌اند.) بنابراین، سازمان‌ها باید در همه سطوح (واحدهای کسب‌وکار، بخش‌های کارکردی و حتی تیم‌های کاری) فهرستی از تصمیمات حیاتی خود شامل تصمیماتی از هر دو طبقه را ایجاد کنند. در این صورت، می‌توانند بر مهم‌ترین تصمیمات تمرکز کنند.
شناسایی تصمیمات حیاتی
در اینجا یک فرآیند دو مرحله‌ای ساده وجود دارد که کمک می‌کند که تصمیمات حیاتی خودتان را بشناسید.
1- برای تصمیمات خود یک ساختار منظم داشته باشید
ساختار نظم فهرستی از تصمیمات را برای فرآیندهای اصلی و عمده یک شرکت یا واحد مشخص به وجود می‌آورد. و این ساختار مراحل خلق ارزش را نشان می‌دهد که‌سازمان یا واحد سازمانی مسوول آن است و تصمیماتی را که در هر کدام از مراحل گرفته می‌شود تعریف می‌کند. بسته به نوع‌سازمان، ساختار نظم می‌تواند شامل نقاط مثبت هر کدام از تصمیمات باشد. این ساختار دیدگاهی کل نگرانه به شما می‌دهد و شما را قادر می‌سازد بر تصمیماتی اتکا کنید که بیشترین نقش در موفقیت را ایفا می‌کنند و به شما اطمینان می‌دهد که به همه احتمالات فکر کرده‌اید و هیچ تصمیم مهمی را از دست نداده‌اید.
2- فهرست را مرتب کنید
مرحله بعدی کوتاه کردن فهرست تصمیماتی است که باید بر آن تمرکز کنید.سازمان‌ها معمولا دو اصل مشخص به کار می‌گیرند که فهرست‌شان را محدود می‌کند. مسلم است که تصمیماتی که مقدار بیشتری از منابع را جابه‌جا می‌کنند مهم‌تر از تصمیماتی هستند که میزان کمتری را جابه‌جا می‌کنند. برای اینکه مطمئن شوید که تصمیمات هرروزه را از دست نمی‌دهید، می‌توانید یک فرمول را در ذهنتان نگه دارید: «ارزش هر تصمیم ضرب در فراوانی تصمیمات». برای مثال، یک شرکت کرایه خودروی اروپایی دریافت که پیشرفتش نهفته در ارائه خدمت به مسافران خارجی است که در گذشته به خوبی انجام نشده بود. این شرکت تمرکز خود را معطوف به تصمیمات عملیاتی روزانه در نواحی جغرافیایی کرد. این تصمیمات بر مواردی همچون قیمت‌گذاری، خدمت به مشتری و مدیریت سریع تاثیر گذاشت. هدف این تصمیمات آن بود که هر کاری لازم است انجام گیرد و بر مسافران خارجی تمرکز کنند تا مسافران خارجی تجربه‌ای خوشایند داشته باشند. اصل دوم میزان توجه لازم از جانب مدیریت است. بعضی از تصمیمات نیاز به توجه بیشتری از جانب مدیران دارند تا کارآمد باشند. این تصمیمات گاه حاکی از مشکلاتی کهنه هستند و گاه از مسائلی حکایت می‌کنند که ممکن است برای‌سازمان جدید باشند: مانند تصمیمات ناشی از تغییر ساختار
سازمان.
خروجی این دو اصل فهرستی از تصمیمات حیاتی است که بهبود عملکرد‌سازمان وابسته به بهبود این فهرست از تصمیمات است.
در عمل، هر‌سازمان باید این فرآیند دو‌مرحله‌ای را به تناسب وضعیت خاص خودش دستکاری کند. برخی‌سازمان‌ها رویکرد جامعی از فهرست نواحی تصمیم اخذ می‌کنند و سپس تصمیمات مهم مرتبط با هر ناحیه را شناسایی می‌کنند. پس از آنکه یک فهرست طولانی از تصمیمات تهیه شد از روش‌های پیمایش، مصاحبه و کارگاه‌ها استفاده می‌کنند تا ارزش و لزوم نیاز به توجه به هر کدام از تصمیمات را ارزیابی کنند و فهرست را کوتاه‌تر نمایند.
اما برخی دیگر از‌سازمان‌ها رویکرد ساده‌تری را انتخاب می‌کنند. آنها یک ساختار سطح بالا و کلان از نواحی تصمیم ایجاد می‌کنند و سپس به این نواحی اولویت‌هایی را تخصیص می‌دهند و تنها در مورد تصمیماتی که اولویت بالایی دارند طوفان ذهنی انجام می‌دهند. هر دو رویکرد می‌توانند کارآیی داشته باشند و هر دو می‌توانند باعث تمرکز‌سازمان بر ۲۰ تا ۳۰ درصد تصمیمات مهم شوند. مثلا شرکت نایک ده ناحیه تصمیم عمده را تعریف کرد که شامل نواحی زیر می‌شد: انتخاب مقولات، بودجه‌ریزی، هدف‌گذاری و استراتژی کانال‌هال توزیع و فروش. سپس شرکت ۳۳ تصمیم کلیدی را در قالب این ۱۰ عنوان قرار داد.
استفاده از اشعه ایکس تصمیم برای تحلیل تصمیمات حیاتی
پس از آنکه تصویر روشنی از تصمیمات حیاتی‌سازمانتان مشخص شد، آنهایی که نیازمند بیشترین بهبود هستند را تعیین کنید. همیشه اینکه زودتر دست به عمل بزنید وسوسه‌کننده است. این قابل درک است اما بهتر است همواره پیش از اقدام نگاه دقیق‌تری به این تصمیمات بیفکنید و مشخص کنید آنها چگونه کار می‌کنند و نقاط ضعف آنها کجاست. آیا کیفیت و سرعت تصمیم یا اجرای تصمیم بالا است یا تلاش مورد نیاز اجرای آن تصمیم نقطه ضعف آن به شمار می‌رود؟ کدام جنبه‌ها از‌سازمان بر سر راه تصمیمات مانع ایجاد کردند؟
برای اینکه به این سطحی از جزئیات برسیم از ابزاری به نام اشعه ایکس تصمیم استفاده می‌کنیم. در اشعه ایکس تصمیم، رهبران‌سازمان از همه افرادی که در تصمیمات منتخب دخالت دارند سوالاتی مانند سوالات زیر می‌پرسند: شیوه سنجش کیفیت، سرعت، بازده و میزان تلاش لازم در یک تصمیم خاص چیست؟ چه نقش‌هایی در تصمیمات وجود دارد و چه کسانی آنها را ایفا می‌کنند و آیا این نقش‌ها برای همه روشن هستند؟ (فرآیند چه قدر خوب کار می‌کند؟) چه رفتارهایی مانع از کارآیی تصمیم می‌شوند؟ اشعه ایکس تصمیم معمولا مسائلی را نمایان می‌کند که حتی در پیمایش‌های گسترده نادیده گرفته می‌شود. این ابزار می‌تواند نواحی مشکل زا را بهبود بخشد و آشکار‌سازد و همچنین می‌تواند مسائلی را روشن کند که در میان بسیاری از تصمیمات کلیدی مشترک هستند.
در شرکت نایک، اعضاي گروه از پیمایش‌ها استفاده کردند تا ورودی‌های گسترده مربوط به همه 33 تصمیم حیاتی را به دست آورند. سپس مصاحبه‌هایی را به سبک اشعه ایکس برای دریافت جزئیات بیشتر اجرا کردند. برای مثال، انتخاب تصمیمات مربوط به میزان سرمایه‌گذاری در توسعه محصول جدید.
در سیستم پیشین واحدهای کسب‌وکار خودشان تصمیم می‌گرفتند. اما در سیستم جدید این پرسش مطرح شد که چطور باید تصمیم‌گیری کرد؟ آیا بازهم باید واحدهای سازمانی خودشان با استفاده از داده‌های طبقه‌بندی شده تصمیم بگیرند؟ یا اینکه نقش‌ها باید وارونه شوند؟ پاسخگویان پیمایش درباره چگونگی تصمیمات کاری در حال و آینده دیدگاه‌های مختلفی داشتند.
البته نایک تنها به کاوش عمیق در موضوع اکتفا نکرد؛ بلکه از اشعه ایکس تصمیم برای کمک به حل آنها استفاده کرد. در کارگاه‌ها، مدیران درباره چگونگی تصمیم‌گیری در ماتریس جدید توضیح دادند. آنها همچنین تغییرات کاربردی دیگری را نیز پیشنهاد کردند؛ مانند کنار هم قرار دادن تیم‌های پروژه‌ای که قبلا در بخش‌های مختلف ساختمان شرکت پراکنده بودند. این کار ارتباط و همکاری بین تیم‌ها را آسان‌تر کرد و برای شرکت نایک سرعت تشکیل تیم برای بهره گیری از داغ‌ترین فرصت‌ها را فراهم کرد. مانند فروش توپ‌های بسکتبال در لهستان و فروش لباس‌های شنا در آلمان.
بسیاری از تلاش‌ها برای تغییر‌سازمان ماهیتی پراکنده داشت. تیم‌هایی که تغییر‌سازمانی را رهبری می‌کردند هیچگاه واقعا ندانستند که تغییراتی که مشغول اعمال آنها هستند واقعا تاثیر خواهند داشت یا نه. اما بازنگری سازمان با در نظر داشتن تصمیمات حیاتی فرآیند را تغییر می‌دهد. با این کار تمرکز شما معطوف به مسائلی می‌شود که اهمیت زیادی دارد و شما می‌دانید که بهبود این تصمیمات عملکرد بهتری را برای‌سازمان به ارمغان می‌آورد.
چگونگی به کارگیری یک اشعه ایکس تصمیم
اشعه ایکس اثربخشی یک تصمیم را ارزیابی می‌كند. شما می‌توانید افراد را در یک اتاق فیزیکی یا مجازی گرد هم آورید و تعدادی مصاحبه را ترتیب دهید یا یک پیمایش گسترده آنلاين به انجام برسانید و در ادامه کار خود را با‌اندازه‌گیری کیفیت، سرعت، شیوه اجرا و میزان تلاش مورد نیاز برای اجرای تصمیمات ادامه دهید و سپس ارزیابی کنید که کدام یک از عناصر‌سازمانی بر سر راه تصمیم‌گیری اثر بخش قرار گرفته‌اند. البته اگر یک ناحیه قوت خاصی داشته باشد باید به این قوت هم توجه کنید. اثر بخشی تصمیم به همان‌اندازه که به تاکید بر نقاط قوت وابسته است، نیازمند برطرف کردن نقاط ضعف هم هست.
در اشعه ایکس تصمیم‌گیری همواره مفید است که زندگی یک تصمیم را طی یک روز ترسیم کنید. این کار به شما کمک می‌کند که روند یک تصمیم را به روشنی بفهمید و عواملی که خلاف اهداف شما هستند و شما را وادار می‌کنند که به راهکارهای ضعیف‌تر اکتفا کنيد شناسایی کنید. نقشه‌برداری از گام‌های واقعی یک تصمیم (و نه گام‌های آرمانی آن تصمیم) که در قالب یک راهنمای فرآیند بیان شده باشند، معمولا منجر به شناسایی راهکارهای تحقق وضعیت مطلوب می‌شوند و ایده‌هایی عینی را در خصوص چگونگی حل مشکلات ارائه می‌کنند.
هدف این مقاله کمک به شما برای پاسخگویی به دو سوال است: نخست آنکه چگونه تصمیمات حیاتی‌سازمانتان را بشناسید؟ دوم آنکه چگونه از ابزاری که ما آن را اشعه ایکس تصمیم‌گیری Decision X-Ray) می‌نامیم برای زدودن موانع تصمیم‌گیری و شروع بهبودها استفاده کنید؟
تصمیمات حیاتی شما چه هستند؟ موفقیت‌سازمان به انتخاب‌های ارزشمند خواه استراتژیک یا عملیاتی وابسته است. وقتی استارباکس قهوه فوری‌اش را معرفی کرد یا وقتی اپلاید متریالز پایگاه مهندسی و تولیدش را به آسیا منتقل کرد؛ این تصمیمات منابع قابل ملاحظه‌ای را در اختیار گرفت و ریسک قابل‌توجهی را متوجه شرکت‌ها کرد.
آن زمان هر کدام از شرکت‌ها باید حداکثر تلاش خود را به خرج می‌دادند. چنین تصمیماتی به سطح‌سازمان محدود نمی‌شوند و هر واحد‌سازمانی تصمیمات استراتژیک خودش را دارد. برای مثال، وقتي واحد فناوری اطلاعات در یک‌سازمان، تصمیم به سرمایه‌گذاری برای پیشرفت سیستم‌های عمده می‌گیرد، واضح است که در اینجا یک تصمیم‌گیری استراتژیک انجام گرفته است.
اما دسته دوم از تصمیمات که به همان‌اندازه دسته اول مهم هستند؛ تصمیماتی هستند که به صورت مکرر گرفته می‌شوند. مثل تصمیماتی که هفته‌ای دو بار گرفته می‌شوند. معمولا این تصمیمات ماهیتا عملیاتی هستند. کارکنانی که این تصمیمات را می‌گیرند و آنها را اجرا می‌کنند می‌توانند در هر کدام از بخش‌های‌سازمان باشند و اغلب در دفاتر فروش کار می‌کنند. برای مثال موفقیت مداوم شرکت آمازون به یک گروه از تصمیمات تجاری ادراکی وابسته است يا تصمیماتی شامل قیمت‌های ویژه و تخفیفات حمل کالا، پیشنهادهايي برای خریدهای مکمل و ایمیل‌هایی هدفمند مربوط به پیشنهادهای خرید جدید. هر کدام از این تصمیمات ممکن است کوچک باشند،اما این تصمیمات به این شکل میلیون‌ها دلار فروش را افزایش می‌دهند و به تجربه مشتری برند کمک می‌کنند.
همه بخش‌های یک‌سازمان احتمالا هر روز نوعی از تصمیمات حیاتی را دارند. برای مثال شرکت‌های فعال در زمینه فناوری اطلاعات باید تصمیم‌گیری‌های متداول و مکرر اما حیاتی‌ای درباره موضوعاتی چون ارتقای نرم‌افزار و آموزش کارمندان در بخش راهنمایی مشتریان انجام دهند.تصمیمات حیاتی نمونه‌ای از قانون ۸۰-۲۰ هستند. (یعنی ۸۰ درصد از نتایجی كه شما به‌دست می‌آورید نتیجه ۲۰ درصد از تصمیمات شماست. به همین دلیل باید قاطعانه از تصمیماتی كه جزو ۸۰ درصد كم ارزش هستند خودداری كنید آن هم هنگامی كه تصمیماتی كه جزو ۲۰ درصد ارزشمند هستند معوق مانده‌اند.) بنابراین، سازمان‌ها باید در همه سطوح (واحدهای کسب‌وکار، بخش‌های کارکردی و حتی تیم‌های کاری) فهرستی از تصمیمات حیاتی خود شامل تصمیماتی از هر دو طبقه را ایجاد کنند. در این صورت، می‌توانند بر مهم‌ترین تصمیمات تمرکز کنند.
شناسایی تصمیمات حیاتی
در اینجا یک فرآیند دو مرحله‌ای ساده وجود دارد که کمک می‌کند که تصمیمات حیاتی خودتان را بشناسید.
1- برای تصمیمات خود یک ساختار منظم داشته باشید
ساختار نظم فهرستی از تصمیمات را برای فرآیندهای اصلی و عمده یک شرکت یا واحد مشخص به وجود می‌آورد. و این ساختار مراحل خلق ارزش را نشان می‌دهد که‌سازمان یا واحد سازمانی مسوول آن است و تصمیماتی را که در هر کدام از مراحل گرفته می‌شود تعریف می‌کند. بسته به نوع‌سازمان، ساختار نظم می‌تواند شامل نقاط مثبت هر کدام از تصمیمات باشد. این ساختار دیدگاهی کل نگرانه به شما می‌دهد و شما را قادر می‌سازد بر تصمیماتی اتکا کنید که بیشترین نقش در موفقیت را ایفا می‌کنند و به شما اطمینان می‌دهد که به همه احتمالات فکر کرده‌اید و هیچ تصمیم مهمی را از دست نداده‌اید.
2- فهرست را مرتب کنید
مرحله بعدی کوتاه کردن فهرست تصمیماتی است که باید بر آن تمرکز کنید.سازمان‌ها معمولا دو اصل مشخص به کار می‌گیرند که فهرست‌شان را محدود می‌کند. مسلم است که تصمیماتی که مقدار بیشتری از منابع را جابه‌جا می‌کنند مهم‌تر از تصمیماتی هستند که میزان کمتری را جابه‌جا می‌کنند. برای اینکه مطمئن شوید که تصمیمات هرروزه را از دست نمی‌دهید، می‌توانید یک فرمول را در ذهنتان نگه دارید: «ارزش هر تصمیم ضرب در فراوانی تصمیمات». برای مثال، یک شرکت کرایه خودروی اروپایی دریافت که پیشرفتش نهفته در ارائه خدمت به مسافران خارجی است که در گذشته به خوبی انجام نشده بود. این شرکت تمرکز خود را معطوف به تصمیمات عملیاتی روزانه در نواحی جغرافیایی کرد. این تصمیمات بر مواردی همچون قیمت‌گذاری، خدمت به مشتری و مدیریت سریع تاثیر گذاشت. هدف این تصمیمات آن بود که هر کاری لازم است انجام گیرد و بر مسافران خارجی تمرکز کنند تا مسافران خارجی تجربه‌ای خوشایند داشته باشند. اصل دوم میزان توجه لازم از جانب مدیریت است. بعضی از تصمیمات نیاز به توجه بیشتری از جانب مدیران دارند تا کارآمد باشند. این تصمیمات گاه حاکی از مشکلاتی کهنه هستند و گاه از مسائلی حکایت می‌کنند که ممکن است برای‌سازمان جدید باشند: مانند تصمیمات ناشی از تغییر ساختار
سازمان.
خروجی این دو اصل فهرستی از تصمیمات حیاتی است که بهبود عملکرد‌سازمان وابسته به بهبود این فهرست از تصمیمات است.
در عمل، هر‌سازمان باید این فرآیند دو‌مرحله‌ای را به تناسب وضعیت خاص خودش دستکاری کند. برخی‌سازمان‌ها رویکرد جامعی از فهرست نواحی تصمیم اخذ می‌کنند و سپس تصمیمات مهم مرتبط با هر ناحیه را شناسایی می‌کنند. پس از آنکه یک فهرست طولانی از تصمیمات تهیه شد از روش‌های پیمایش، مصاحبه و کارگاه‌ها استفاده می‌کنند تا ارزش و لزوم نیاز به توجه به هر کدام از تصمیمات را ارزیابی کنند و فهرست را کوتاه‌تر نمایند.
اما برخی دیگر از‌سازمان‌ها رویکرد ساده‌تری را انتخاب می‌کنند. آنها یک ساختار سطح بالا و کلان از نواحی تصمیم ایجاد می‌کنند و سپس به این نواحی اولویت‌هایی را تخصیص می‌دهند و تنها در مورد تصمیماتی که اولویت بالایی دارند طوفان ذهنی انجام می‌دهند. هر دو رویکرد می‌توانند کارآیی داشته باشند و هر دو می‌توانند باعث تمرکز‌سازمان بر ۲۰ تا ۳۰ درصد تصمیمات مهم شوند. مثلا شرکت نایک ده ناحیه تصمیم عمده را تعریف کرد که شامل نواحی زیر می‌شد: انتخاب مقولات، بودجه‌ریزی، هدف‌گذاری و استراتژی کانال‌هال توزیع و فروش. سپس شرکت ۳۳ تصمیم کلیدی را در قالب این ۱۰ عنوان قرار داد.
استفاده از اشعه ایکس تصمیم برای تحلیل تصمیمات حیاتی
پس از آنکه تصویر روشنی از تصمیمات حیاتی‌سازمانتان مشخص شد، آنهایی که نیازمند بیشترین بهبود هستند را تعیین کنید. همیشه اینکه زودتر دست به عمل بزنید وسوسه‌کننده است. این قابل درک است اما بهتر است همواره پیش از اقدام نگاه دقیق‌تری به این تصمیمات بیفکنید و مشخص کنید آنها چگونه کار می‌کنند و نقاط ضعف آنها کجاست. آیا کیفیت و سرعت تصمیم یا اجرای تصمیم بالا است یا تلاش مورد نیاز اجرای آن تصمیم نقطه ضعف آن به شمار می‌رود؟ کدام جنبه‌ها از‌سازمان بر سر راه تصمیمات مانع ایجاد کردند؟
برای اینکه به این سطحی از جزئیات برسیم از ابزاری به نام اشعه ایکس تصمیم استفاده می‌کنیم. در اشعه ایکس تصمیم، رهبران‌سازمان از همه افرادی که در تصمیمات منتخب دخالت دارند سوالاتی مانند سوالات زیر می‌پرسند: شیوه سنجش کیفیت، سرعت، بازده و میزان تلاش لازم در یک تصمیم خاص چیست؟ چه نقش‌هایی در تصمیمات وجود دارد و چه کسانی آنها را ایفا می‌کنند و آیا این نقش‌ها برای همه روشن هستند؟ (فرآیند چه قدر خوب کار می‌کند؟) چه رفتارهایی مانع از کارآیی تصمیم می‌شوند؟ اشعه ایکس تصمیم معمولا مسائلی را نمایان می‌کند که حتی در پیمایش‌های گسترده نادیده گرفته می‌شود. این ابزار می‌تواند نواحی مشکل زا را بهبود بخشد و آشکار‌سازد و همچنین می‌تواند مسائلی را روشن کند که در میان بسیاری از تصمیمات کلیدی مشترک هستند.
در شرکت نایک، اعضاي گروه از پیمایش‌ها استفاده کردند تا ورودی‌های گسترده مربوط به همه 33 تصمیم حیاتی را به دست آورند. سپس مصاحبه‌هایی را به سبک اشعه ایکس برای دریافت جزئیات بیشتر اجرا کردند. برای مثال، انتخاب تصمیمات مربوط به میزان سرمایه‌گذاری در توسعه محصول جدید.
در سیستم پیشین واحدهای کسب‌وکار خودشان تصمیم می‌گرفتند. اما در سیستم جدید این پرسش مطرح شد که چطور باید تصمیم‌گیری کرد؟ آیا بازهم باید واحدهای سازمانی خودشان با استفاده از داده‌های طبقه‌بندی شده تصمیم بگیرند؟ یا اینکه نقش‌ها باید وارونه شوند؟ پاسخگویان پیمایش درباره چگونگی تصمیمات کاری در حال و آینده دیدگاه‌های مختلفی داشتند.
البته نایک تنها به کاوش عمیق در موضوع اکتفا نکرد؛ بلکه از اشعه ایکس تصمیم برای کمک به حل آنها استفاده کرد. در کارگاه‌ها، مدیران درباره چگونگی تصمیم‌گیری در ماتریس جدید توضیح دادند. آنها همچنین تغییرات کاربردی دیگری را نیز پیشنهاد کردند؛ مانند کنار هم قرار دادن تیم‌های پروژه‌ای که قبلا در بخش‌های مختلف ساختمان شرکت پراکنده بودند. این کار ارتباط و همکاری بین تیم‌ها را آسان‌تر کرد و برای شرکت نایک سرعت تشکیل تیم برای بهره گیری از داغ‌ترین فرصت‌ها را فراهم کرد. مانند فروش توپ‌های بسکتبال در لهستان و فروش لباس‌های شنا در آلمان.
بسیاری از تلاش‌ها برای تغییر‌سازمان ماهیتی پراکنده داشت. تیم‌هایی که تغییر‌سازمانی را رهبری می‌کردند هیچگاه واقعا ندانستند که تغییراتی که مشغول اعمال آنها هستند واقعا تاثیر خواهند داشت یا نه. اما بازنگری سازمان با در نظر داشتن تصمیمات حیاتی فرآیند را تغییر می‌دهد. با این کار تمرکز شما معطوف به مسائلی می‌شود که اهمیت زیادی دارد و شما می‌دانید که بهبود این تصمیمات عملکرد بهتری را برای‌سازمان به ارمغان می‌آورد.
چگونگی به کارگیری یک اشعه ایکس تصمیم
اشعه ایکس اثربخشی یک تصمیم را ارزیابی می‌كند. شما می‌توانید افراد را در یک اتاق فیزیکی یا مجازی گرد هم آورید و تعدادی مصاحبه را ترتیب دهید یا یک پیمایش گسترده آنلاين به انجام برسانید و در ادامه کار خود را با‌اندازه‌گیری کیفیت، سرعت، شیوه اجرا و میزان تلاش مورد نیاز برای اجرای تصمیمات ادامه دهید و سپس ارزیابی کنید که کدام یک از عناصر‌سازمانی بر سر راه تصمیم‌گیری اثر بخش قرار گرفته‌اند. البته اگر یک ناحیه قوت خاصی داشته باشد باید به این قوت هم توجه کنید. اثر بخشی تصمیم به همان‌اندازه که به تاکید بر نقاط قوت وابسته است، نیازمند برطرف کردن نقاط ضعف هم هست.
در اشعه ایکس تصمیم‌گیری همواره مفید است که زندگی یک تصمیم را طی یک روز ترسیم کنید. این کار به شما کمک می‌کند که روند یک تصمیم را به روشنی بفهمید و عواملی که خلاف اهداف شما هستند و شما را وادار می‌کنند که به راهکارهای ضعیف‌تر اکتفا کنيد شناسایی کنید. نقشه‌برداری از گام‌های واقعی یک تصمیم (و نه گام‌های آرمانی آن تصمیم) که در قالب یک راهنمای فرآیند بیان شده باشند، معمولا منجر به شناسایی راهکارهای تحقق وضعیت مطلوب می‌شوند و ایده‌هایی عینی را در خصوص چگونگی حل مشکلات ارائه می‌کنند.
پ
برای دسترسی سریع به تازه‌ترین اخبار و تحلیل رویدادهای ایران و جهان
اپلیکیشن برترین ها
را نصب کنید.
نظر کاربران
خوب بود . خسته نباشيد.