یادداشتی از مایک کاپل

روش‌هایی برای حل و فصل اختلافات در محل کار

وقتی که می خواهید مدتی طولانی را با عده ای از مردم سپری کنید، بروز اختلاف، مسئله ای غیرقابل اجتناب خواهدبود. کارمندانی که به دقت انتخاب کرده اید نیز از این قاعده مستثنی نیستند.

مجله پنجره خلاقیت - ترجمه شادی حسن پور: وقتی که می خواهید مدتی طولانی را با عده ای از مردم سپری کنید، بروز اختلاف، مسئله ای غیرقابل اجتناب خواهدبود. کارمندانی که به دقت انتخاب کرده اید نیز از این قاعده مستثنی نیستند. شاید آنها به سوالاتی مانند «چطور با مشکلات و اختلافات در محل کار کنار می آیید؟»، پاسخ خوب و قانع کننده ای داده باشند، اما متاسفانه پاسخ هایی که به پرسش های مربوط به جلسه مصاحبه داده می شوند، لزوما تضمین کننده رفتار هماهنگ و حرفه ای در محل کار نیستند.

اختلافات در محل کار ممکن است به شکل های گوناگونی رخ دهند: اختلاف میان کارمندان، میان تیم های کاری یا مدیران و کارمندانشان. اگرچه زمانی که این مشکلات رخ می دهند، بسیار دشوار و مشکل ساز به نظر می رسند، اما باید بدانید که چنین اتفاقاتی رخ می دهند و خوشبختانه قابل حل شدن هستند. شرکت من، که شرکت نرم افزاری پاتریوت نام دارد، به کسب و کارهای مختلف کمک می کند تا فرآیندها و عملکردهای روزانه شان به شکل روان تر و ساده تری پیش برود. به همین خاطر است که ما اطلاعات زیادی در مورد حل و فصل مشکلات و اختلافاتی داریم که در محیط کاری پیش می آیند.

روش‌هایی برای حل و فصل اختلافات در محل کار

1. اختلاف را بپذیرید.

زمانی که اختلافی پیش می آید، از آن دوری نکنید یا تظاهر نکنید که هی اتفاقی نیفتاده است. هرچه زمان بگذرد، تنش ها بیشتر خواهندشد و اختلافات شدیدتر. بهتر است هرچه زودتر، قبل از اینکه اختلافات ریشه دار شوند و جو بدی را در فضای کار ایجاد کنند، با این مسئله ناراحت کننده کنار بیایید.

اگر متوجه اختلافی میان کارمندان شدید، آنها را تشویق کنید که روشی برای حل اختلافشان پیدا کنند. اگر اختلاف میان دو تیم کاری پیش آمده است، بهتر است سطح روابط بین دپارتمان های مختلف کاری را بهبود. ببخشید. اگر شما با یکی از کارمندانتان به مشکل برخورده اید، در جلسه ای خصوصی آن را مطرح کنید.

۲. با یکدیگر حرف بزنید.

زمان و مکانی را مشخص کنید تا بتوانید بدون هیچ گونه مزاحمتی در مورد مشکل به وجود آمده با یکدیگر حرف بزنید. زمانی که با یکدیگر ملاقات می کنید، هر کس باید زمان کافی برای بیان افکار و عقاید خود داشته باشد. اجازه ندهید که هیچ کدام از طرفین عقاید خود را تحمیل کنند یا اجازه حرف زدن به طرف دیگر ندهند. هر شخصی باید در مورد اختلاف مورد نظر و دیدگاهش نسبت به آن صحبت کند. به یاد داشته باشید که این جلسه برای حمله کردن به یا سرزنش کردن شخص خاصی نیست. روی مسئله متمرکز شوید، نه دیدگاهتان در مورد شخصیت طرف مقابل.

3. به دقت گوش کنید.

ضروری است که کاملا به فردی که دارد صحبت می کند، توجه کنید. حرف های او را قطع نکنید. مطمئن شوید که برداشتتان از حرف های طرف مقابل صحیح است. آنچه شنیده اید را به بیان دیگر به زبان آورید تا مطمئن شوید که منظور او از زدن این حرف همین بوده است. می توانید چنین جمله بگویید: «می خواهم مطمئن شوم که درست فهمیده ام. ناراحتی شما در مورد ............ از این است که ..............».

برای شفاف تر ساختن ماجرا سوال بپرسید. اگر متوجه چیزی نشده اید از طرف مقابل بخواهید که به بیان دیگری مشکلش را به زبان بیاورد. گوش دادن همیشه باید به منظور درک کردن حرف های طرف مقابل صورت گیرد. به خودتان اجازه ندهید که نسبت به چیزهایی که می شنوید، گارد بگیرید.

۴. به توافق برسید.

مکالمه شما احتمالا حول محور نکاتی پیش می رود که در موردشان با یکدیگر توافق ندارید، اما اگر می خواهید مشکل مورد نظر حل شود، باید در نهایت در مورد مسائلی با یکدیگر به توافق برسید. سعی کنید در کنار نکات منفی، چند نکته مثبت را نیز در مشکل به وجود آمده پیدا کنید. روی ویژگی های مشترک متمرکز شوید. نکاتی را که در موردشان با طرف مقابل هم نظر هستید، با یکدیگر در میان بگذارید.

به عنوان مثال، اگر در مورد شیوه های جدید فروش اختلاف نظر دارید، می توانید بگویید که از علاقه و انگیزه طرف مقابل برای افزایش میزان فروش لذت می برید. وقتی به دنبال نکات مشترک می گردید، به طرف مقابل نشان می دهید که دوست دارید اختلافات را حل کنید و کنار بگذارید و در نهایت رابطه ای سالم با او برقرار کنید.

5. راهنمایی کنید.

اگر در جایگاه مدیریت قرار دارید، گاهی اوقات باید در اختلافات به وجود آمده، میانجیگری کنید. هرگز موضع نگیرید. به یادداشته باشید که شما آنجا حضور دارید تا به کارمندانتان در حل مشکلات به وجود آمده کمک کنید. شاید نیاز باشد که مکالمه را به جهت درستی هدایت کنید. اگر رنجش خاطر زیادی به وجود آمده باشد، احتمالا باید بحث را کمی عوض کنید تا فضای بهتری ایجاد شود.

اگر در جایگاهی هستید که می توانید در مورد مرحله بعدی حل مشکل، طرفین ماجرا را راهنمایی کنید، به نکات مثبتی که در این فرآیند وجود دارند اشاره و کارهایی را پیشنهاد کنید که آنها می توانند بعد از جلسه برای حل مشکل خود انجام دهند.

۶. سریع ببخشید.

حل هر اختلافی نیازمند این است که طرفین ناراحتی های خود را بیان و راه حلی برای توافق نظر پیدا کنند. معذرت خواهی کنید. به طرف مقابل بگویید که به خاطر رفتار و کارهای بد احتمالی تان متاسف هستید و واقعا از صمیم قلب عذرخواهی کنید. شما نیز باید طرف مقابل را ببخشید. بخشش ظاهری و کینه توزی در درازمدت روابط را نابود می کند. اگر عذرخواهی می کنید یا پوزش طرف مقابل را می پذیرید، از صمیم قلبتان این کار را انجام دهید.