افزایش بهره وری با «ماتریس آیزنهاور»

اگر در پایان روزهای کاری خود حس عدم موفقیت را دارید، پس ممکن است بتوانید از روش نه چندان شناخته شده ای که معرفی می کنیم، کمی بهره ببرید.

برترین ها - ترجمه از حمید پاشایی: در عصر کنونی، ما ایمیل ها، تماس ها و پیام هایی بیشتر از همیشه دریافت می کنیم. زمانی که در محل کار هستیم مجبوریم که خود را با پاسخ دادن به تمام درخواست های ورودی مشغول نشان دهیم، ولی این کار اغلب می تواند حسی از نارضایتی نسبت به بهره وری خودمان در ما ایجاد کند.

با مشغول شدن به مواردی که فکر می کنیم ضروری هستند ولی در واقع هیچ وقت مهم نیستند، ممکن است به سادگی در دام به تعویق انداختن کارها گیر بیفتیم. شاید شما تمام روز را صرف این کنید که ایمیل های نخوانده در صندوق ایمیل تان را به عدد ۰ برسانید، یا اینکه تمام کارهای خرد و ریزتان را انجام دهید ولی هنوز آن کتابی که مدت هاست می خواهید بنویسید را شروع نکرده باشید

نکته اینجاست که، برای بیشتر مردم اغلب دشوار است که مرز مشخصی تعیین کنند که بدانند چه کاری را لازم است انجام دهند و در عوض خود را مشغول انجام چه کاری می یابند.

رییس جمهور بهره ور

آیزنهاور شاید یکی از خاص ترین شخصیت هایی است که تاکنون عنوان رییس جمهوری ایالات متحده را در اختیار داشته است. او پیش از اینکه ۳۴ اُمین رییس جمهور آمریکا شود، به درجه ژنرال پنج ستاره در ارتش آمریکا رسید، و نقشی مهم در برنامه ریزی و اجرای حملات علیه نازی ها در آفریقا، فرانسه و خود آلمان ایفا کرد. در زمان ریاست جمهوری، او سامانه بزرگراه های بین ایالتی، و همچنین سازمان های ناسا، دارپا و غیره را راه اندازی کرد.

او در طول زندگی خود همواره از بهره وری فوق العاده زیادی برخوردار بود، که یکی از نمونه های آن رسیدن به مقام ریاست جمهوری بود. بهره وری او به طور گسترده مورد تحقیق قرار گرفته، و تاکنون مفیدترین استراتژی که به خاطرش مورد تحسین قرار گرفته طراحی چیزی است که حالا با نام «جعبه آیزنهاور» شناخته می شود. این روشی ساده است که به شما کمک می کند از به تعویق انداختن کارها خودداری کنید و کارهایی که باید انجام دهید را اولویت بندی کنید. شیوه آن به این شکل است:

شما ۴ جعبه مختلف با دسته بندی های زیر ایجاد می کنید:

• ضروری و مهم (کارهایی که باید فوراً انجام شود)

• مهم، ولی غیر ضروری (کارهایی که باید برای بعداً زمانبندی کرد)

• ضروری، ولی غیر مهم (کارهایی که باید به فرد دیگری واگذار کرد)

• نه ضروری و نه مهم (کارهایی که باید کلاً حذف کرد)

ماتریس آیزنهاور می‌تواند بهره وری شما در کار را افزایش دهد

این تمرین ساده به شما یاد می دهد که به سرعت اهمیت و ضرورت کارهای پیش روی خود را تشخیص دهید و آن ها را بر همین اساس از هم تفکیک کنید. اغلب پیش می آید که ما با انجام کارهایی که می توانیم به دیگران واگذار کنیم یا اینکه کلاً حذف کنیم، ناخودآگاه باعث تعویق کارها می شویم.

نقل قولی از دوایت آیزنهاور است که می گوید، «چیزی که مهم است به ندرت ضروری است، و چیزی که ضروری است به ندرت مهم است.»

چه زمانی و چگونه از روش آیزنهاور استفاده کنیم؟

همه ما روش مخصوص به خودمان برای مدیریت کارها را داریم، چه شما از دفترچه یادداشتی برای این منظور استفاده کنید یا یکی از مدیرانی باشید که به لیست انجام کارها (to-do list) علاقمندید. هیچ کدام از این روش ها در عمل با روش آیزنهاور جور در نمی آید چرا که دسته بندی کارها به ۴ جعبه مختلف خیلی راه اثربخش (یا زیبایی) برای کار کردن با مسئولیت های پیش رویتان نیست.

با این حال، مسئله این نیست که وظایف را در چهار جعبه مختلف دسته بندی کنیم، بلکه مهم این است که مهارت تشخیص این موضوع را پیدا کنیم که چه زمانی در شرایطی قرار دارید که لازم است وظایفی که تمرکز شما را می طلبد را اولویت بندی کنید تا جلوی به تعویق افتادن آن ها را بگیرید.

این روش وقتی می تواند بسیار مفید باشد که با انبوهی از کارها مواجه باشید. زمانی که مقدار کارها بیش از اندازه زیاد است، چند دقیقه زمان گذاشتن برای منظم کردن و اولویت بندی وظایفتان بر اساس منطق روش آیزنهاور می تواند بسیار مفید باشد.

یک شیوه مفید استفاده از این روش این است که فلسفه جامع و فراگیر آن را با جریان کاری خود ترکیب کنید. اگر شما آیتم های to-do لیست خود را به صورت روزانه یا هفتگی اولویت بندی نمی کنید، پیشنهاد می کنیم که فقط برای یک هفته این کار را امتحان کنید. فقط به خودتان تعهد دهید که کار روزانه تان را در تقویم خود وارد کنید و وقت مورد نظر که برای وظایف معین اختصاص می دهید را زمان بندی کنید، یا اینکه آیتم های to-do لیست خودتان را از بالا به پایین اولویت بندی کنید.

به عنوان مثال در جریان کاری خود، می توانید تمامی وظایف پیش رویتان را در ابتدای هر روز بازبینی کنید. وظایف مهم و ضروری را اولویت قرمز دهید به این معنی که لازم است اول از همه به سراغ آن ها بروید. وظایف مهم ولی غیر ضروری را اولویت نارنجی دهید و وظایف ضروری ولی کم اهمیت تر را اولویت زرد دهید.

حذف یا واگذاری؟

یک استراتژی مفید دیگر که به وسیله این روش یاد داده می شود این است که می تواند کمک کند تا شما سؤال درست را بپرسید. هر کاری آنقدر مهم نیست که نیازمند زمان و توجه شما باشد. برای مثال، اغلب مفید است که به تمام کارهایی که انجام می دهید نگاه کنید و بعد از خودتان بپرسید که کدام کار تأثیری مستقیم روی مقدار پولی که کسب می کنید دارد؟ در واقع ذهنیتی به دست می آورید که بتوانید مهم ترین کارها در فهرست خودتان را از کارهایی که نیاز به انجامشان ندارید، جدا کنید.

کارهایی که نیاز به انجامشان ندارید را می توانید کلاً حذف کنید، و اگر کاری باشد که دستیارتان می تواند انجام دهد، آن را به او واگذار کنید.

کارهایتان را اولویت بندی کردید، ولی هنوز هم آن ها را به تعویق می اندازید؟

استفاده از روش هایی مثل جعبه آیزنهاور یا حتی سیستم اولویت بندی مخصوص خودتان به هیچ وجه کامل نیست. دشوارترین بخش هر فرایندی همیشه به اجرای آن مربوط می شود.

شاید ما وظایف مهم را نادیده می گیریم و تنها روی کارهای ضروری تمرکز می کنیم چرا که واقعاً در آن لحظه باور داریم که مهم ترین کاری است که باید انجام شود، ولی بعداً احساس پشیمانی پیدا می کنیم که هیچ زمانی در طول روز برای فعالیت روی پروژه اصلی پیدا نکردیم.

اولویت بندی وظایف در هر سیستمی نیازمند تلاش متمرکز و نظم فردی است تا قوانین خودتان را دنبال کنید. اگر هنوز هم می بینید که دارید روی وظایف اشتباه وقت می گذارید، پس نیاز دارید که زمان ثابتی را به وظایف مهم اختصاص دهید یا اینکه آن ها را برای بخش خاصی از روز خود زمانبندی کنید.

برای مثال، اگر ضرب الاجلی یک هفته ای برای نوشتن مقاله ای دارید، آسان است که تحت تأثیر تمام تحقیقات و متنی که نیاز به نوشتنش دارید قرار بگیرید و گیج شوید.

بهترین راه برای پیشبرد کار آن است که این کار معین را برای بازه هایی کوچک از زمان در روزهای پیش از رسیدن به ضرب الاجل زمانبندی کنید.

درست مثل هر چیزی که خود را برای رسیدن به آن دچار مقاومت می بینیم، اگر آن را به بازه های کوچکتری از زمان کاهش دهیم راحت تر می توانیم بر اینرسی شروع نکردن غلبه کنیم.

استراتژی شما چیست؟ شما چگونه وظایف خود را اولویت بندی می کنید و از پس انجام آن ها بر می آیید؟