۱۰ قانون طلایی برگزاری جلسات کاری

برای تشکیل جلسات موفقیت آمیز باید اصولی را رعایت کرد که اهم آن به شرح زیر است:


۱- ساعت در جلسات از همه چیز مهم تر است. به خاطر احترام به پایبندی و بزرگ منشی همه افراد حاضر، جلسه نباید بیش از زمان اعلام شده طول بکشد، به خصوص جلساتی که به طور منظم تشکیل می شود. اگر جلسه تماما صرف یک موضوع می شود و به نتیجه ای نمی رسد، کار را به جلسه دیگر موکول کنید. اگر باید جلسه با اتخاذ یک تصمیم یا اقدام به پایان برسد، باید بر همین اساس زمان بندی شود.و پیش از آغاز جلسه، به همه شرکت کنندگان بگویید جلسه تا زمان نتیجه گیری لازم ادامه خواهد یافت. با کم نشان دان مقدار کار در جلسه، افراد را گمراه نکنید. زیان این کار مستقیما گریبانگیر خود شما خواهد شد.

۲- دلیل اصلی جلسه را فراموش نکنید. تنها دلیل برگزاری جلسات آن است که کاری را باهم انجام دهیم که نمی توان آن را به تنهایی و به نحو بهتر انجام داد. جلسات به طور کلی یکی از این سه هدف اصلی را دارند: برقراری ارتباط، اداره کردن و تصمیم گرفتن. از این سه، اولی و آخری مهم تر است. اما تمرکز هر سه نوع جلسه باید بر اتخاذ اقدام باشد. در جلسات یا باید مقصود به اطلاع حاضران برسد یا نتایج اقدامی که گرفته شده، اعلم شود یا یک رشته اقدام برای اجرا تدوین شود یا یک رشته اقدام از میان گزینه ها انتخاب شود. اگر جلساتی را برگزار کنید یا به جلساتی بروید که هدفی غیر از اینها دارد، وقت خود و دیگران را تلف می کنید. بهتر است کار دیگری بکنید.


۳- قانون طلایی جلسات را به یاد داشته باشید: در برابر جمع تحسین کنید، در خلوت انتقاد کنید. انتقاد در جمع را هر گاه که پیش می آید، قطع کنید. این کار به شدت به روحیه افراد لطمه می زند و باید از آن جلوگیری کرد. اگر تمام اعضای گروه به یاد داشته باشند که آنان برای یک کارفرما کار می کنند و درنتیجه عضو یک گروه محسوب می شوند، جلوی بسیاری از مشکلات گرفته می شود. پیش از آغاز جلسه، به شرکت کنندگان یادآوری کنید که رئیس جلسه کیست، جلسه چقدر طول می کشد و هدف جلسه چیست. آنگاه باید با تلاش هایی که بر اثر سوءتفاهم درمورد قواعد مورد پذیرش همگان برای انحراف مسیر جلسه صورت می گیرد، مقابله کرد. مودبانه اما با قوت جلسه را به مسیر اصلی بازگردانید.

۴- در خارج از ساعات عادی کاری جلسه نگذارید. البته مواقعی پیش می آید که باید این قانون را شکست اما این کار را فقط باید در موارد واقعا اضطراری انجام داد. کسانی که در شب یا روزهای تعطیل جلسه می گذارند، درواقع این حقیقت شرم آور را جار می زنند که زندگی ندارند و انتظار دارند که بقیه هم زندگی خود را رها کنند. نباید به چنین شخصی اجازه داد اصلا جایی را اداره کند، چه برسد مثلا بخشی از یک شرکت بزرگ؛ زیرا از صفات انسانی اولیه برای حسن انجام کار بی بهره اند. دوام آوردن در دنیای سریع امروزی نیازمند فهم درست از کار و نیز نگاه به اطراف است. کسانی که فاقد تعادل لازم در زندگی هستند، احتمالا نمی توانند دنیایی را که در آن هستند یا اطراف خود را ببینند.

۵- از فشار گروه برای تصویب تصمیمات استفاده نکنید. استفاده از جلسات برای زیرفشارگذاشتن افراد به منوظر موافقت با اقدامات یا افکاری که می دانید غیراخلاقی یا غیرقانونی هستند، اشتباه است. فشار گروه نیروی توانمندی است، به خصوص در جایی که شغل افراد در خطر باشد. از آن برای منحرف کردن افراد از مسیر قانون یا دورزدن قانون یا هزاران عمل غیرقانونی دیگر که معمولا در شرکت ها صورت می گیرد، سوءاستفاده نکنید. سازمان یا شرکت هرکس دارای یک دسته ارزش است. اگر پایبندی به قانون اخلاق یا حاکمیت قانون جزو آن نیست، این ارزش ها را تغییر دهید یا در جای دیگری مشغول به کار شوید.

۶- از جلسات برای خراب کردن کار کس دیگری استفاده نکنید. در هر جلسه، می توان بدون شخصی کردن مسایل یا خراب کردن افراد، اختلاف نظر را بیان کرد. تخریب دیگران اشتباه و از نظر عقلانی نابخردانه است. دنیای کار و کسب امروزی به قدری زودگذر و افراد حاضر در آن به قدری گذرا هستند که گذشته بار دیگر برمی گردد و با شما رو به رو می شود. یک پیروزی کوچک در قبال شکست فردی دیگر در یک شغل می تواند در محل اشتغال بعدی شما، شرم آور باشد. در برابر وسوسه تخریب مقاومت کنید. متاسفانه، ماهیت بی ثبات محیط کاری امروز سبب شده است تا بسیاری افراد رویکرد مخالف را در پیش بگیرند. به نظر می رسد این تفکر حاکم است: من دیگر هرگز این افراد را نخواهم دید. پس چرا با آنان به هم نزنم؟ اما تقریبا همیشه ضد این امر درست از آب درمی آید.


۷- امور شخصی و کاری را از هم جدا نگه دارید. دوست بودن با افراد در محیط کار هیچ ایرادی ندارد. اما جلسه جای خوش و بش نیست. البته قدری خوش و بش ابتدا و پایان جلسات باعث نرم شدن روابط می شود. اما بدیهی است که باید موازنه به نفع کار باشد. خوش و بش بیش از اندازه باعث ناراحتی کسانی در جلسه خواهد شد که جزئی از این بده بستان نیستند. به علاوه، این امر برای فرایند کار نامناسب است و باعث فرسایش روحی می شود. لازم است فرد در بیرون از کار، زندگی خود را داشته باشد. اگر متوجه شدید که همه مراودات شما در جلسات کاری پیش می آید، زمان تغییراتی در زندگی فرا رسیده است.

۸- فراموش نکنید که بهترین الگو برای دجلسات دمکراسی است، نه پادشاهی. در برابر این وسوسه که شرکت کنندگان را به تایید تصمیم موردنظر خود وا دارید، مقاومت کنید. باید با اقناع اخلاقی کار را به پیش ببرید، نه با زور عنوان خود. زورمداری الگوی مناسبی برای جلسات نیست. در مقام مدیر، باید همواره برای فهمیدن هدف جلسه تلاش نکید. اگر می خواهید دستور بدهید، آن را در رسانه ای که در اختیار دارید، منتشر کنید. لازم نیست برای اعلام رویه ای که نیاز به بحث ندارد، جلسه بگذارید و مراقب دیگر کسانی در جلسه باشید که می خواهند کنترل آن را به دست بگیرند. این کار مورد علاقه برخی افراد است. وظیفه شما به عنوان مدیر جلسه است که مانع از این کار شوید.

۹- همیشه دستور کار روشنی آماده کنید و از قبل آن را در اختیار دیگران بگذارید. کار خوبی است که پیش از جلسه، درباره هدف، ماهیت و ساختار آن فکر کنید. این افکار باید به صورت دستور کار دربیاید و پیش از جلسه در اختیار همه شرکت کنندگان قرار بگیرد. این گونه، همه وقت کافی دارند تا پیشنهاد، گزارش، طرح و... خود را آماده کنند. در اغلب موارد، کسانی که جلسه می گذارند، میزان آمادگی لازم برای شرکت کنندگان را دست کم می گیرند.

۱۰- جلسات منظمی را که دیگر هدفی برای آن وجود ندارد، متوقف کنید. اگر دیگر نمی توانید به روشنی دلیل جلسه منظمی را بیان کنید، زمان آن رسیده که دست نگه دارید. اهداف تغییر می کند و وقتی دلیل برگزاری جلسه از بین می رود، نخستین نفری باشید که آن را متوقف می کنید. تمام جلسات ادواری باید ارزیابی ادواری شوند تا معلوم شود آیا هنوز هدفی وجود دارد یا خیر.

منبع: ماهنامه تبلیغات بازرگانی

باز نشر: مجله اینترنتی Bartarinha.ir