چه وقت می‌توانیم کارمندی را اخراج کنیم؟

مجله زندگی ایده آل: یکی از اتفاق‌هایی که ممکن است در هر کسب و کاری پیش بیاید اخراج کارمندان و نیروهاست. شاید مدتی بعد از راه‌اندازی کسب و کار و استخدام نیروهای تازه مجبور به جابه‌جایی افراد، تعدیل یا حتی اخراج بعضی افراد شوید.

مهم است که در این موقعیت درست تصمیم بگیرید، غرض‌ورزی و سلیقه شخصی‌تان را دخالت ندهید، اخراج را براساس معیارها و ضوابط مشخصی انجام دهید و البته در این زمینه با کارمندان صحبت کنید.

محمدرضا محسنی، عضو هیات مدیره مجله زندگی ایده‌آل و مدیر ارشد بازاریابی، به مدیران می‌گوید که چطور باید در مورد اخراج یا خداحافظی با نیروها تصمیم بگیرند. البته او این نکته را تاکید می‌کند که صحبت‌هایش براساس تجربیات شخصی اوست که درحال حاضر برایش کار می‌کند و به آنها اعتقاد دارد.

تصمیم‌گیری در مورد اخراج

از نظر من اخراج کلمه‌ای است که مردم نسبت به آن ذهنیت بدی دارند. کسی دوست ندارد بشنود که در آستانه اخراج قرار دارد یا یکی از اطرافیانش اخراج شده است. به هر حال نیاز به اخراج در همه محیط‌های کاری دیده می‌شود. در گذشته اعتقاد من بر این بود که نیروها سرمایه‌هایی هستند که برای آموزش آنها وقت گذاشته‌ایم و به همین دلیل لازم است آنها را داشته باشیم اما تجربه فعلی به من نشان می‌دهد که این روزها اخراج هم لازمه کار است. برای ارزیابی و اخراج کارمندان باید سیستمی ‌داشته باشیم تا براساس معیارهای مشخصی تصمیم بگیریم.

درواقع سیستم مدیریت باید طوری باشد که هر سال با ۱۰ درصد از نیروها تسویه‌حساب کنیم. در این شرایط ما از همکاری با این افراد محروم می‌شویم و آنها هم دیگر نمی‌توانند به فعالیت قبلی‌شان ادامه دهند. اما نکته مهم داشتن استانداردی برای اخراج کارمندان است. زمانی می‌توانیم نیرویی را اخراج کنیم که با سیاست‌های کل سازمان همسو نباشد؛ یعنی در کنار اینکه فعالیت‌های او با سایرین همسو نیست، انرژی سایر کارمندان را هم تحت تاثیر قرار می‌دهد.


بی‌توجهی در استخدام نیروها

یکی از دلایل اصلی اخراج، شرایط استخدامی ‌نامناسب است. وقتی برای استخدام فیلتر مناسب و درستی وجود نداشته باشد مدیران مجبور به اخراج پیاپی افراد و کارمندان می‌شوند.نیروها سرمایه اصلی یک سازمان هستند. وقتی در حال اخراج فردی هستیم درواقع قسمتی از سرمایه‌های‌مان را از دست می‌دهیم. برای آموزش و یادگیری این افراد هزینه شده است، پس باید در مورد استخدام افراد دقت بیشتری به خرج دهیم.

اخراج سلیقه‌ای نیست

تشخیص این موضوع باید براساس مسائل کاری اخلاقی و سلامتی در محیط کار صورت گیرد. نکته مهم اینجاست که اخراج کارکنان نباید براساس حب و بغض‌ها و سلیقه شخصی انجام شود. اگر با یکی از کارمندان اختلاف‌نظر دارید این موضوع دلیل مشخصی برای اخراج او نیست. کارمندی که نظر و ایده‌اش را مطرح می‌کند حتی اگر برخلاف نظر شما باشد، باید او را تشویق کنید. به‌طور مثال در شرکت مایکروسافت یکی از معیارهای سنجش کارکنان امتیازدهی به آنهاست. دسته‌ای از امتیازها براساس میزان خلاقیت و ایده‌پردازی به کارکنان تعلق می‌گیرد.

حتی اگر ایده‌ها سبب شکست شوند و نتیجه موثری به همراه نداشته باشند، باز هم امتیازات مثبتی برای ایده‌پردازان در نظر گرفته می‌شود. افرادی که خلاقیت ندارند و طرز فکرشان با نوآوری و ایده‌های تازه همراه نیست بیش از سایرین در معرض اخراج قرار دارند. از سوی دیگر انتخاب معیارهای درست برای هر سازمان ضروری است. از نظر من کارآمدی، خلاقیت‌ها، نوآوری و همسویی با معیارها و حتی تفاوت نظرها سبب افزایش رتبه کارکنان می‌شود. هر کسی که با این معیارها همسو نباشد و اصطکاک ایجاد کند، باید اخراج شود.

خطاهای غیر قابل بخشش

اشتباهاتی که به اهداف سازمان ضربه بزنند قابل چشم‌پوشی نیستند. گاهی اوقات افرادی از شرکت‌های رقیب به سازمان وارد می‌شوند. تجربه من نشان می‌دهد که استخدام این افراد، درست نیست و بعدها مجبور به اخراج آنها شده‌ام. این افراد با سیستم شرکت در مبارزه هستند، بنابراین توصیه می‌کنم از شرکت‌های رقیب همکار استخدام نکنید چون اصطکاک زیادی پیش می‌آید. درمجموع افرادی که باید اخراج شوند، باید براساس سیستم ارزیابی عملکرد و اهداف سازمان که از قبل شفاف‌سازی شده از کار برکنار شوند.

خطاهای نابخشودنی به ارزش‌های یک سازمان هم بستگی دارد. حتما باید برای کارمندان ارزش‌های سازمان را مطرح کنیم. وقتی فردی ارزش را نادیده می‌گیرد زمان اخراج او فرا رسیده است. به هر حال توصیه می‌شود قبل از اخراج تا جایی که امکان دارد دقت کنید و وسواس به خرج دهید اما وقتی به نتیجه می‌رسید که فردی باید اخراج شود، در کارتان سرعت عمل داشته باشید.

جابه‌جایی به جای اخراج

بعضی وقت‌ها اخراج کارمندان براساس معیارهای مشخصی اتفاق نمی‌افتد چون شرایطی پیش می‌آید که تعدیل نیرو اجتناب‌ناپذیر است. البته مهم این است که تهدید را به فرصت تبدیل کنیم. اگر در یک بخش از کار نیاز به تعدیل نیرو وجود دارد این کار را طوری مدیریت کنیم که برای کارمندان تعدیل‌شده فرصت تازه‌ای پیش بیاید. بهتر است به کسب وکار نگاهی شبیه دوچرخه‌سواری داشته باشیم. باید مرتب رکاب بزنیم و به جلو پیش برویم، در غیر این صورت کارمان متوقف می‌شود. شاید بتوان نیروهای واحدی که تعدیل شده‌اند را برای بخش دیگر به‌کار گرفت. در این صورت با جابه‌جایی نیروها می‌توانیم در جهت ترقی و ارتقای وضعیت شرکت گام برداریم.

ارزیابی و سنجش نیروها

لازم است مدیران سیستم نظارتی مشخصی تنظیم کنند که در معرض دید کارکنان قرار گیرد. در این صورت کارمندان می‌فهمند که وضعیت فعلی رشد و پیشرفت‌شان در چه وضعیتی قرار دارد. وجود سیستم ارزیابی عملکرد فردی در بخش منابع انسانی شرکت‌ها برای آگاهی هر فردی از رتبه و شرایط خودش لازم است. با این وجود شاید در شرکت‌های کوچک ایجاد سیستم سنجش عملکرد براساس معیارهای مشخص ممکن نباشد. این احتمال وجود دارد که سیستمی‌در ذهن یک مدیر شکل گرفته باشد اما لازم است این موضوع را با همکاران درمیان بگذارد. مثلا به کارمندان بگوید رشد فرد یا اخراج او با چه معیارهایی ارزیابی می‌شود.

چطور به کارمندی بگوییم اخراج شده؟

بهتر است خود مدیر با کارمند روبه‌رو شود و به صورت خوب و واضح دلیل اخراج او را توضیح دهد. در این شرایط سعی نکند که کارمند را گناهگار جلوه دهد. بهتر است به او بگوید این اخراج ربطی به خوب یا بد بودن تو ندارد. درحال حاضر بهتر است بنا به این دلایل از هم جدا شویم. سپس برای این فرد آرزوی موفقیت داشته و رفتارتان صمیمانه باشد. اگر فرد اخراج‌شده موضعی طلبکارانه داشت و این اخراج را نوعی بی‌عدالتی و ناحقی تلقی کرد توصیه می‌شود که در این شرایط باز هم با او صحبت کنید ولی گاهی اوقات این احتمال وجود دارد که افراد فیلتر‌هایی داشته باشند و نتوانیم آنها را قانع کنیم.

در این صورت درنهایت باید گفت این تصمیم و انتخاب من است که باید اتفاق بیفتد. سپس این موضوع را توضیح دهید که تمام سعی‌تان را انجام داده‌اید تا تصمیمی‌ درست و منطقی اتخاذ کنید. در جایگاه حقانیت هم قرار نگیرید و بر این موضوع پافشاری نکنید که حرف شما حق است. بهترین راه این است که به عنوان یک مدیر موفق به سادگی بگویید این انتخاب من بوده است. مذاکره گفت‌وگو، بیان دوباره ارزش‌ها و یادآوری قول‌وقرارها خیلی مهم است تا فرد دچار مشکلات جدی نشود.

اگر بفهمید تصمیم‌تان اشتباه بوده ‌است ...

شاید در مواردی متوجه شوید تصمیم شما مبنی بر اخراج یکی از کارکنان، شتابزده و نسنجیده بوده و پشیمان شوید. حتی این احتمال وجود دارد که بعد از رونق اوضاع شرکت، امکان بازگشت نیروهای تعدیل‌شده وجود داشته باشد. در این صورت بازگشت نیروها هیچ اشکالی ندارد و انعطاف‌پذیری یکی از ویژگی‌های یک مدیر موفق است. به نظر من یک مدیر خوب باید بیشتر مواقع از لجبازی دست بردارد. البته همان‌طور که گفته شد در اخراج حب و بغض شخصی جایی ندارد و منافع سازمان باید در نظر گرفته شود.

اخراج براساس شرح وظایف و معیارها صورت می‌گیرد. بیشتر از آن‌که به اخراج اعتقاد داشته باشم، جابه‌جایی نیروها و استفاده آنها در موقعیت‌های شغلی مناسب را باور دارم. شاید یک نیرو در یک جایگاه فعالیت قابل قبولی نداشته باشد ولی در موقعیت دیگر و بعد از تغییر جایگاه ،عالی ظاهر شود.