چگونه جلسات ارائه خود را جذاب تر کنیم؟

zoomit.ir - حمیده خادم زاده: شاید برای اکثر ما این الزام پیش آمده باشد که در یک جمع حاضر اطلاعاتی را به صورت اعداد و ارقام ارائه دهیم. برای این که در جلسه‌ی پرزنت تعامل خوبی بین ما و مخاطب برقرار شود لازم است نکات ساده‌ای را رعایت کنیم. در ادامه با ما همراه باشید تا با این نکات بیشتر آشنا شوید.

دیدن افراد خواب آلود، آخرین چیزی است که شما در برگزاری جلسه‌ی پرزنت خود می‌خواهید! اما درست زمانی که شما شروع به اشتراک‌گذاری اطلاعات با مشتریان و یا همکاران خود می‌کنید ، متوجه می‌شوید خودتان با دستان خودتان توجه آنها را زودتر از حد موعد از دست داده‌اید!



برای بیشتر افراد حاضر در یک جلسه، اعداد و ارقام بخش خسته کننده‌ی ماجرا محسوب می‌شود. اما این بدان معنا نیست که باید اعداد را نادیده گرفت و از آن‌ها صحبتی نکرد. داده‌ها و اطلاعات عددی، نقشی تقریبا حیاتی در تمام زمینه‌های کسب و کار دارند. از استراتژی تصمیم‌گیری گرفته تا درک بازخورد روزانه ی مشتری‌ها، اعداد شواهد قابل استنادی محسوب می‌شوند.

ارائه‌ی اطلاعات عددی به شکلی قابل هضم و مخاطب‌پسند نیاز به ابزارهایی دارد که از لحاظ بصری، رنگ و لعاب جذابی به اعداد و ارقام بدهد. این ابزارها می‌توانند شامل اشکال، نمودارها و اینفوگراف‌ها باشند. ۵ دلیل زیر نقش حیاتی تصویرسازی داده‌ها را روشن می‌کند:

۱. اشکال و نمودارها داستان گویان بهتری هستند.

سر در آوردن از آمار و اطلاعات شبیه یادگرفتن یک زبان خارجی‌ است. مطالعات و بررسی‌ها نشان داده‌اند که یادگیری اطلاعات با اشکال، مسائل پیچیده را ساده‌سازی کرده و کمک می‌کند که مسائل بهتر در ذهن ثبت شوند.

۲. درک و فهم شکل، از فهمیدن عدد و رقم راحت‌تر است.

فرض کنید صفحه‌ای مملو از عدد و نمودار در مقابل شما گذاشته‌اند. هم اعداد و هم نمودارها، اطلاعات دقیقا یکسانی به شما می‌دهند. به شخصه ترجیح می‌دهید سراغ کدام یک بروید؟ به احتمال زیاد نمودارها را انتخاب خواهید کرد. چرا که مفاهیم و معانی در قالب اعداد خام حس روشن و واضحی را منتقل نمی‌کند.


۳. نمودارها کمک می‌کنند که به راحتی نقطه‌گذاری کرده و اهداف مورد نظر را تعیین کنیم.

داده‌های عددی می‌توانند دارای اطلاعات بسیار مفید و سودمندی باشند، اما اگر نتوانید آن‌ها را به خوبی تفسیر و تحلیل کنید، تنها حوصله‌ی مخاطب را سر می برند. انتخاب تصاویر هوشمندانه می‌تواند به داده‌ها و اعداد، نتایج معنادار ببخشد. برای مثال در نمودارها می‌توان نقاط رو به افت را مشخص کرد و راه حل‌های بهبود عملکرد مربوط به آن بخش را گوشزد نمود و چنانچه در آن بخش‌ها بودجه‌ای صرف نشده، شرکت‌ها را مجبور به سرمایه‌گذاری کرد.

۴. نمودارها ارتباط بهتر و موثرتری با مخاطب برقرار می‌کنند.

نمودارها کمک می‌کنند که عملکرد تمام بخش‌های کسب و کار، از قسمت مالی و منابع انسانی گرفته تا بخش فروش و بازاریابی نمایش داده شوند. وقتی با تعداد زیادی داده در ارتباط باشیم، نمودارها باز هم این قابلیت را دارند که تصویر بهتری از اطلاعات را ارائه دهند. در نتیجه تعداد ایمیل‌هایی که باید بین بخش‌های مختلف سازمان رد و بدل شود، کاهش یافته و در زمان صرفه جویی خواهد شد.

۵. برای ساختن جدول و نمودار لزومی ندارد یک نابغه یا نخبه باشید.

با ابزارهای مثل SAP Lumira می‌توانید اعداد و ارقام را به داخل برنامه درگ کرده و به شکل تصویر، نمودار یا جدول در آورید. کافی است که داده‎ها را وارد برنامه کنید تا بلافاصله نمودار یا جدول آن‌ها ساخته شود. SAP Lumira این قابلیت را دارد که داده‌ها را از منابع مختلف مانند بانک‌های اطلاعاتی و صفحات گسترده جمع‌آوری کند و به شما اجازه دهد تا ترکیبی از اطلاعات عددی را در یک مجموعه داشته باشید.