اصول برگزاری جلسات از نگاه محبوب ترین رهبران کسب و کار

وقت شما بسیار ارزشمند است و به همین خاطر باید از هر دقیقه بیشترین سود را ببرید. هیچ چیز بدتر از یک جلسه کاری بی برنامه نیست.

مجله پنجره خلاقیت - ترجمه شادی حسن پور: وقت شما بسیار ارزشمند است و به همین خاطر باید از هر دقیقه بیشترین سود را ببرید. هیچ چیز بدتر از یک جلسه کاری بی برنامه نیست؛ همه دارند ثانیه شماری می کنند که جلسه تمام شود، به هر بهانه ای بیرون می روند و خمیازه می کشند.

سخن بزرگان کسب و کار را آویزه گوشتان کنید

تعداد کم افراد حاضر در جلسه، انتخاب رییس جلسه و برگزاری آن به صورت سرپا تنها چند نکته ای هستند که قرار است در مقاله به آنها اشاره کنید.

با جلسات طولانی مدت و ارائه های پاورپوینتی ۳۰ اسلایدی خداحافظی کنید. با این هشت نکته از رهبران کسب و کار، جلسات خسته کننده تان را به نیروگاه بهبود عملکرد تبدیل کنید.

اصول برگزاری جلسات از نگاه محبوب ترین رهبران کسب و کارها

جلسه ای را برگزار کنید که دو عدد پیتزا برای ناهار کافی باشد

بکی از قوانین کاری جف بزوس این است: «جلسه ای که دو عدد پیتزا نتواند تعداد افراد حاضر در آن را سیر کنید، جلسه نیست!» مدیر آمازون معتقد است جلسات باید سرشار از ایده پردازی باشند و تعداد زیاد افراد حاضر می تواند باعث سردرگمی و عدم کارایی در ایده پردازی شود.

اگر تعداد افراد کمتری در جلسه حضور داشته باشند، همه می توانند نظرشان را عنوان کنند و جلسه را پرشور و نشاط نگه دارند.

پاورپوینت را کنار بگذارید

استیو جابز در گفت و گو با شخصی که زندگینامه اش را می نوشت، گفت: «اگر تکالیف خانه ات را انجام داده باشی، نیازی به پاورپوینت نداری. اصلا خوشم نمی آید که مردم به جای فکرکردن از پاورپوینت استفاده می کنند.»

فرضیه جابز این بود که اگر فردی به اندازه کافی در مورد موضوعی اطلاعات داشته باشد، دیگر به اسلاید و پاورپوینت نیازی ندارد. او در شرکت اپل استفاده از پاورپوینت را ممنوع کرده بود تا کارمندانش را بدون تکیه بر تکنولوژی، به بحث پرشور و تفکر انتقادی وادارد.

شخصی را به عنوان فرد تصمیم گیرنده انتخاب کنید.

لری پیج، مدیرعامل و یکی از بنیانگذاران گوگول، ای میلی را به تمام کارمندان حاضر در این سازمان ارسال کرد و نکاتی را در مورد برگزاری جلسات سودمند بیان کرد. اولین نکته او این بود که هر جلسه باید به شکلی مشخص یک فرد تصمیم گیرنده داشته باشد.
او در این ای میل توضیح داده بود: «جلسات باید متمرکز بر تصمیم گیری باشند. اگر تصمیم گیرنده یا اصلا تصمیمی وجود نداشته باشد، جلسه ای نیز نباید برگزار شود.»

باخبر باشید

«استراتژی عقل سلیم» مارک زاکربرگ در مورد برگزاری کارآمد جلسات این است که وسایل و تجهیزات لازم باید از قبل آماده شوند. خیلی ساده است، مگر نه؟ اما جالب است بدانید که افراد کمی هستند که واقعا این کار را انجام می دهند. اگر افراد حاضر در جلسه مواد و وسایل لازم را از قبل داشته باشند، آمادگی بیشتری نیز خواهندداشت. اگر همه افراد مطالعات پیش از جلسه را انجام دهند، دیگر نیازی به تکرار مکررات نیست و به این صورت می توان مستقیما به سراغ اصل مطلب رفت.

از نقاشی کردن نترسید.

شاید عجیب به نظر برسد، اما حقیقت دارد. مارک پارکر مدیرعامل نایک می گوید: «نقاشی کشیدن و طرح زدن می تواند فرآیند ایده پردازی و توفان مغزی را شفاف تر کند.» پارکر همیشه دفتری را با خود به جلسات ایده پردازی می برد و شروع به طرح زدن می کند.
البته منظور ما این نیست که در جلسات به نقاشی کردن بپردازید تا حوصله تان سر نرود! بلکه این نوع طرح زدن خلاقانه می تواند ذهنتان را باز و قوه تخیلتان را برای ارائه ایده های جدید فعال کند.

شخص جدیدی را به جلسه دعوت کنید.

فیل لیبین، مدیرعامل evernote، همیشه کارمند بااستعدادی را از بخش های دیگر سازمان به جلسه دعوت می کند.

لیبین عنوان می کند که دعوت از افرادی که به جلسه ارتباط چندانی ندارند، به کارمندان کمک می کند تا با دیگر بخش های سازمان آشنا شوند. سوالاتی بپرسند و نظرات گوناگونی را دریافت کنند. این جلسه برای همه برد- برد تلقی خواهدشد.

بایستید

به منظور کاهش اتلاف وقت باارزشتان، برخی از جلسات را به شکل ایستاده و در میانه روز برگزار کنید. جلسات ایستاده کارایی و سرعت بیشتری دارند و معمولا به صورت مستقیم به اصل مطلب پرداخته می شود.

ریچارد برنسون معتقد است که چنین جلساتی در واقع روشی سریع برای انجام کسب و کار و تصمیم گیری هستند.

و اگر می خواهید یک مرحله بیشتر پیش بروید، برنسون پیشنهاد دیگری نیز برایتان دارد: راه بروید و جلسه خود را برگزار کنید. البته این نوع جلسات وقتی مفید هستند که تعداد افراد حاضر کم باشد.

زمان جلسات را نصف کنید.

زمان ثروت شماست، و اگر زمانتان را صرف جلسات یک ساعته ای می کنید که می توانید در 20 دقیقه تمامش کنید، باید ساختار جدیدی به جلساتتان ببخشید. زمان جلساتتان را نصف کنید و سریع بروید سراغ اصل مطلب.

گری وینر چاک، کارآفرین، سرمایه گذار و نویسنده می گوید: «اگر برنامه تان این باشد که جلسه ای ۱۵ دقیقه ای برگزار کنید، سریع به سراغ اصل مطلب می روید. اما اگر روی یک ساعت برنامه ریزی کنید، همه چیز را آنقدر کش می دهید که آن یک ساعت بگذرد.» جلسات کوتاه کارایی بیشتری دارند و باعث می شوند که افراد روی مسائل واقعا مهم متمرکز شوند.