مدیران تا کجا باید به تیم خود اعتماد کنند؟

دنیای اقتصاد: مدیران اجرایی چگونه می‌توانند بفهمند که تیم‌شان در میان لیست بلندی از اهداف و وظایف جمع آوری شده که باید محقق شوند، توانایی ارائه هدف جدیدی را دارند یا نه؟ آیا این مدیران از اینکه مسوولیت تیم را برای ارائه به موقع پروژه‌ها به عهده گرفته‌اند، احساس آسودگی خاطر می‌کنند؟

هر مدیر اجرایی تلاش می‌کند شفافیت را به طور حقیقی در سازمان خود وارد کند و همواره از آخرین فعالیت‌هایی که در اطراف او انجام می‌شود، آگاه باشد. داشتن یک ایده خوب در مورد اینکه در یک لحظه خاص در سازمانی که تحرکات زیادی دارد و اولویت‌های آن دائم تغییر می‌کنند، چه اتفاقاتی می‌افتد، به‌اندازه کافی چالش برانگیز است. اما هدف مطلق هر مدیر اجرایی این است که به مدیریت سازمان اعتماد داشته باشد تا بتواند عملکرد آن را در آینده پیش‌بینی کند و در نتیجه بتواند مسائل را حتی قبل از اینکه رخ دهند پیشگویی و تنظیم کند و نسبت به آن واکنش نشان دهد.

ارزش پیش‌بینی برای کسب وکار چیست؟ پیش‌بینی دقیق نتایج عملکرد، فعالیت‌ها و فرآیندها برای یک شرکت چه دستاوردهایی به همراه خواهد داشت؟

مدیریت پیشگویانه یعنی با اعتماد به ضمانت اجرایی تعهدات، بتوان به مشتری ارزش واقعی داد؛ چه به صورت داخلی و چه خارجی. شرکت‌هایی که مدیریت پیشگویانه دارند، به داده‌های فوری دسترسی دارند و وقتی اولین بار برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های آینده را شروع می‌کنند، از وسعت کار، ریسک‌ها و تعاملات، تصویر کاملی در ذهن دارند.

بنگاه اقتصادی مدرن پیچیده‌تر است و شرایط تجاری پیچیده‌تری نسبت به گذشته را سپری می‌کند. شرایط اقتصادی و قوانین اقتصادی تغییر می‌کنند و سرعتی که این تغییرات اتفاق می‌افتند، همیشه در حال افزایش است. شرکت‌ها برای دینامیک‌های مدرن محیط کسب‌وکار، باید بتوانند تصمیمات دقیقی بگیرند که از درس‌های گذشته گرفته شده و در عین حال بر برنامه‌ریزی برای آینده متمرکز باشند.

به عنوان مثال، تصور کنیم یک مدیر اجرایی که مسوول رسیدگی به حساب مشتری‌ها است، برای تحویل کالای خاصی که نیازمند توسعه سفارشی است (Custom Development)، باید به مشتری متعهد شود. اگر این مدیر تصویر واضح و کاملی از جزئیات فعالیت‌های شرکت خود نداشته باشد، باید بر اساس تخمین و حدس و گمان کار را پیش ببرد که در این صورت احتمال شکست او در عمل به تعهداتش به مشتری، بسیار بالا خواهد بود.

اگر این مدیر نداند که یکی از همکارانش به مشتری دیگری همین تعهدات را داده یا اینکه تیم توسعه سفارش مشغول انجام کار دیگری است یا حتی شیوع آنفلوآنزا در بین اعضای تیم کارها را به تاخیر ‌انداخته، نمی تواند به تعهداتی که داده پایبند بماند و در نهایت جلوی مدیریت شرکت و حتی بدتر از آن، در مقابل مشتری مورد نظر، جلوه بدی خواهد داشت.

حالا تصور کنید این مدیر اجرایی در شرکتی کار می‌کند که ابزارها و فرآیندهای مرتبط برای مستندسازی کلیه فعالیت‌های داخل شرکت را اجرا کرده است؛ از پروژه‌های استراتژیک گرفته تا وظایف کوچک فردی که هم در زمان حال اجرا می‌شوند و هم برای آینده برنامه ریزی شده‌اند. این ابزارها و فرآیندها قدرتی دارند که می‌توانند کل تیم را در مدیریت روزانه وظایف با هم مرتبط و متحد کنند.

وقتی هر کارمندی تشویق می‌شود وضعیت کاری خود را طبق یک مبنای منظم به‌روز رسانی کند، اطلاعاتی که در مورد او وجود دارد، یک داده فوری خواهد بود که مدیریت می‌تواند تصمیمات مهم خود را بر اساس آن اتخاذ کند. یک شرکت مدرن نمی تواند منتظر بماند که اعضای تیم به صورت هفتگی خود را به روزرسانی کنند تا مطمئن شود وظایف آنها طبق اصول پیش می‌رود. اطلاعات باید زنده و دقیق باشند تا تصمیمات سریع و دقیقی با استفاده از آنها گرفته شوند.

در این شرایط، وقتی مدیر اجرایی مورد نظر ما به مشتری متعهد می‌شود، از در دسترس بودن اعضایی که به آنها نیاز دارد، بودجه مورد نظر و مسائل و ریسک‌های احتمالی، تصویر روشنی دارد. این تصویر باعث می‌شود مدیر مزبور بتواند دقیق ترین تاریخ تحویل کالا را به مشتری بگوید، در حالی که می‌داند تیم او برای اجرای به موقع پروژه، بیشترین شانس را دارد. همچنین اگر نیازی به تغییر اولویت‌های درون سازمان وجود داشته باشد، او می‌تواند از این ابزارها و فرآیندها استفاده کند تا وضعیتی را برای توجیه این تغییر ایجاد کند.

جنبه دیگری از مدیریت پیشگویانه که برای کسب وکار بسیار حیاتی است تا بتواند از اطلاعات فوری داخل سازمان خود به طور موثری استفاده کند، توانایی یکی کردن اطلاعات پراکنده در داخل یک سازمان است و اینکه بتوان این اطلاعات را به شکل یک حلقه واحد درآورد.

شرکت‌ها به طور طبیعی خواهان بهترین ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری، برنامه‌ریزی منابع سرمایه‌ای، مدیریت منابع انسانی و مدیریت پروژه هستند که با فرآیندهای سازمانی آنها بیشترین همخوانی را داشته باشد. چالشی که وجود دارد این است که نه تنها این سیستم‌ها باید با هم ارتباط داشته باشند، بلکه اطلاعات مرتبط را به افراد مرتبط و در زمان مرتبط انتقال دهند. داشتن یک کانون واحد به عنوان مرکز این ابزارها، حلقه این ارتباط را می‌بندد و تضمین می‌کند که اطلاعاتی که به دست تصمیم گیران می‌رسد، دقیق، به موقع و مرتبط است.

شرکت‌ها با این داده‌های در دسترس و به موقع، ماهیت دینامیک کسب وکارشان را بهتر درک می‌کنند، تصمیمات را در زمانی که به آن نیاز دارند می‌گیرند و سپس آن را با اطمینان اجرا می‌کنند. با ابزارها و فرآیندهای درست، می‌توانید سازمان‌تان را به یک بنگاه قابل پیش‌بینی و قابل اعتماد تبدیل کنید.