آنچه نباید در ایمیل های تان بگویید

ماهنامه آینده روشن: برای هر دانشجو، تاجر و فعال در کسب و کار، ایمیل بخشی از دنیای حرفه ای زندگی اوست. چرا؟ تخمین زده می شود که ۲۰۵ میلیارد ایمیل کاربردی هر روز ارسال می شود. این عدد جدا از ایمیل های اسپم، گیج کننده، تبلیغاتی، تکراری و نامرتبط است؛ پس راهی باقی نمی ماند که بخواهیم بخشی از دنیای امروزی باقی بمانیم اما با ایمیل سروکار نداشته باشیم. توصیه های بسیاری درباره نحوه نوشتن ایمیل ها وجود دارد که می تواند حرفه ای شدن شما را در ارسال ایمیل تضمین کند.

شناختن مخاطب، چک کردن محتوای ایمیل قبل از ارسال، ایجاد امضای شخصی و زمان بندی درست از مواردی است که ایمیل ارسالی شما را کاربردی تر و دقیق تر می کند اما مطلبی که شاید کمتر به آن توجه شده باشد این است که چه چیزهایی نباید در یک ایمیل گفته شود؛ این مسئله ای است که می تواند حتی مهم تر از محتوای ایمیلی باشد که می خواهید برای فرد مقابل یا شرکت مورد نظر ارسال کنید. این ۲۰ جمله را در خاطر داشته باشید و هیچ گاه از آنها استفاده نکنید.

۱. من به شما ایمیل می زنم که...

این چند کلمه هیچ کاری نمی کنند جز اینکه شما را از مقصد نهایی تان دور کنند.

۲. این اهمیت ندارد

چرا ارزش ایمیل خود را پایین می آورید؟ اگر اهمیتی وجود ندارد چرا وقت می گذارید و ایمیل می زنید.

۳. شما احتمالا سرتان شلوغ است

به نظر جمله مودبانه ای است اما اطمینان نداشتن شما را می رساند. شما به کار طرف مقابل تنها در صورتی اهمیتی واقعی می دهید که تقاضای مهمی از او داشته باشید.

۴. اگر به گذشته بازگردیم

ایمیل های جدید هیچ گونه راه بازگشتی به گذشته ندارند. اگر در دنباله ایمیل های گذشته، ایمیل زده اید دیگر به اشاره به گذشته نیازی نیست.

۵. خلاصه می گویم که...

با همین جمله اصل خلاصه گویی را زیر پا گذاشته اید.

۶. این طولانی است، اما...

تا جایی که می توانید اطلاعات خود را خلاصه کنید و حتی اگر اطلاعات حجم زیادی دارند هرگز به آنها اشاره نکنید.

۷. شما من را نمی شناسید

خودتان را معرفی کنید و ادامه دهید؛ زیرا هر دو طرف بهتر می دانید که یکدیگر را نمی شناسید.

۸. ما باید در ارتباط باشیم

شما با محتوای مهم ایمیل خود باید دلیلی برای ارتباط به طرف مقابل بدهید. لازم نیست در این میان خواهشی انجام شود.

۹. می توانید جواب دهید

طرف مقابل باید تصمیم بگیرد که آیا می خواهد یا باید جواب دهد یا نه. اینجا هم لازم نیست خواهشی انجام شود.

۱۰. و یک چیز دیگر

به جای اینکه چنین چیز بیهوده ای را در انتهای ایمیل خود اضافه کنید، اطلاعات جدید را با اطلاعات قبلی ترکیب کنید.

۱۱. من طرفدار سرسخت شما هستم

همه دوست دارند که دوست داشته شوند اما اثری که این جمله بر یک ایمیل باقی می گذارد، نقطه سیاهی است که فرد مقابل را بیزار می کند.

۱۲. این ایمیل را به فلانی بفرست

این نقطه مقابل ایمیل قبلی است اما همان اثر ایمیل قبلی را دارد، بیزاری کامل.

۱۳. مخاطب این ایمیل احتمالا شما نیستید

شخص مقابل خود را بشناسید. ایمیل شما نباید تیری در تاریکی باشد.

۱۴. می توانم از شما سوالی بپرسم؟

وقتی بلافاصله بعد از این سوال، سوال مورد نظر خود را می پرسید، چرا این جمله را اضافه می کنید؟

۱۵. خلاصه می گویم که...

لینک های آینده خود را خرج ایمیلی نکنید که از آن مطمئن نیستید.

۱۶. بین من و شما بماند

چرا از کسی که با او به صورت ایمیلی ارتباط برقرار می کنید، تقاضای رازداری دارید؟

۱۷. من حرفه ای نیستم

اگر حرفه ای نیستید، چرا من باید به شما گوش دهم؟ این نظر شما نیست، بلکه تصمیم دیگران است که باید شما را قضاوت کنند؛ خود را دست پایین نگیرید.

۱۸. منطقی است؟

این سوال مهم و خوبی است اما سوال شما نیست بلکه سوال طرف مقابل است. طرف مقابل را تخریب نکنید. خود را دست بالا نگیرید.

۱۹. از غلط املایی پرهیز کنید

غلط های املایی طبیعی و بخشودنی هستند اما در ایمیل های مهم حتما از ادیتور استفاده کنید و غلط املایی را جدی بگیرید.

۲۰. ایمیل من را درست نخواندید

هیچ کس خواندن چیزی توهین آمیز را دوست ندارد. به جای این جمله اطلاعات را با راهی دیگر و زبانی ساده تر دوباره توضیح دهید.