۷ راهکار علمی برای برخورد با مشتریان عصبانی

هدف کسی که شغلی آزاد دارد، یک کارآفرین یا ارائه دهنده خدمات می تواند در این الگوریتم اساسی خلاصه شود: مشتری پیدا کنید، قرارداد ببندید، کار را تمام کنید، سریع دستمزدتان را دریافت کنید و به همین صورت تکرار کنید.

مجله پنجره خلاقیت: هدف کسی که شغلی آزاد دارد، یک کارآفرین یا ارائه دهنده خدمات می تواند در این الگوریتم اساسی خلاصه شود: مشتری پیدا کنید، قرارداد ببندید، کار را تمام کنید، سریع دستمزدتان را دریافت کنید و به همین صورت تکرار کنید.

اگر چنین هدفی دارید، پس احتمالا آخرین چیزی که دلتان می خواهد این است که گرفتار یک مشتری عصبانی شوید، اما مشکلی وجود دارد. بعضی از مشتریان همیشه دلیلی برای از کوره در رفتن دارند. مهم نیست که بزرگ ترین فریلنسر در حیطه کاری خوبی باشید یا اینکه بیش از یک دهه تجربه داشته باشید.

شما می توانید پروژه هایتان را با مهارت آلبرت اینشتین و خلاقیت لئوناردو داوینچی ترکیب کنید. خدمات بی عیب و نقص را قبل از آخرین فرصت به خوبی ارائه بدهید. با تمام این کارها، شاید هنوز یک یا دو مشتری باشند که نتوانید آنها را راضی و خشنود کنید. جای نگرانی نیست. علم به ما اطمینان می دهد که این هفت روش می تواند به کم کردن خشم مشتریان و همین طور به پایین آوردن سطح آشفتگی خودتان کم کند.

7 راهکار علمی برای برخورد با مشتریان عصبانی

۱. آرامش خود را حفظ کنید.

فرض کنید یک مشتری عصبانی به شما زنگ می زند و چون از خدمات و کار شما ناراضی است، شروع به داد و فریاد می کند. واکنش غیرارادی بیشتر افراد اینگونه است که فریاد را با فریاد پاسخ می دهند. اما اینگونه رفتار نکنید. حتی کلمه ای نگویید و حرفشان را قطع نکنید. به مشتریانتان اجازه بدهید که خودشان را خالی کنند.

تحقیقات نشان می دهد که اگر تحت تاثیر عصبانیت قرار بگیرید، توانایی تفکر نقادانه و گرفتن تصمیم های عادلانه کم می شود. این مکالمه ها شدت پیدا می کند و تبدیل به داد و هوار می شود که برای هر دو شما ناخوشایند است و نتیجه خوبی به همراه نخواهدداشت. این اثرات متقابل نیز از هرگونه امکان تکرار کسب و کار (بازگشت دوباره مشتریان) جلوگیری می کند.

۲. گوش بدهید.

اکنون که آرام شده اید، با تمام حواستان به مشتری گوش بدهید که دارد اشتباهات پیش آمده را می شمارد. گوش دادن فعال راهی اثبات شده است که مشتریانتان را تحت تاثیر قرار می دهد و آنها را متقاعد می کند. اگر ساکت بمانید و تمام حواستان را به مشتری بدهید، کارها خوب پیش خواهدرفت. طاقت، صبر و تمرکز در شما لازم است.

حتی مذاکره کنندگان گروگان در اداره تحقیقات فدرال روش گوش دادن فعال را به کار می گیرند، برای اینکه حوادث را کم کنند و جان انسان ها را نجات بدهند. هنگام گوش دادن کمی یادداشت برداری بکنید. این کار به شما کمک می کند. در این صورت شما اطمینان دارید که تا زمان پیدا کردن راه حلی مناسب، جزییات را فراموش نخواهید کرد. دارندگان شغل های آزاد که هنر زیادی در گوش دادن دارند، معمولا سود بیشتری می کنند.

3. سوال بپرسید.

به جای اینکه جملات دفاعی برای سرزنش نشدن خود بگویید، سوال استدلالی و خلاقانه بپرسید: «چه کاری دوست دارید برایتان انجام بدهم؟» یا «چگونه شرایط را برایتان بهتر کنم؟» شروع خوبی است. این روش مشتریانتان را آرام می کند و حس قوی مبنی بر اینکه همراهش هستید در او ایجاد می شود. زمانی که فهمیدید چطور مشتری شما مایل است که اشتباهات برطرف شوند، کمک های اضافی را با هزینه خودتان بیشتر کنید. از بازخورد مشتری تشکر کنید و یک معذرت خواهی واقعی بابت آنچه پیش آمد، بکنید.

۴. در درون خود کمی حس شوخی ایجاد کنید.

براساس انجمن روانشناسی آمریکا، شوخی می تواند به کاهش تنش در شرایط سخت کمک کند. افراد حرفه ای بر این باورند که شوخی می تواند شرایط را به حالت متعادل بازگرداند. وقتی با خود فکر می کنید که: مثلا مشتری یک موجود تک سلولی است... سعی کنید که روی میز نشسته و با تلفن صحبت می کند یا یک نقاشی نامرتب می کشد. این کار کم کم عصبانیتتان را از بین می برد و شما را وادار می کند که بحثی را آغاز کنید که به توافق دوطرفه منجر شود.

همه ما شنیده ایم که خندیدن بهترین دارو است. استرس را رها می کند، حالتان بهبود پیدا می کند، فقط مواظب باشید که با مشتریان شوخی زننده و طعنه دار نکنید. این قطعا نوع دیگری از خشونت است و مشتری ممکن است این تلاش شما را نوعی برخورد اهانت آمیز برداشت کند.

۵. به خود نگیرید.

آگاه باشید که مشتری شما سعی ندارد شخصیتتان را تخریب کند. عصبانیت مشتری تان به خاطر این است که او احساس بدی نسبت به خدماتی که شما یا کارمندانتان ارائه کرده اند، دارد. پس با این افکار خودتان را اذیت نکنید. آیا این مشکل به شخص شما بر می گردد؟ خیر. در واقع گاهی اوقات عصبانیت افراد اصلا به خاطر شما نیست. فهم این واقعیت می تواند تاثیر مهمی در کنار آمدن با توانایی های خود داشته باشد. طبق مطالعه ای افرادی که این موضوع را فهمیدند، سبب برانگیختن خشم دیگری نشدند و از شرایطی که داشتند، ناراحت نبودند.

6. بدانید که چه زمانی خودتان را رها کنید.

طبق نظریه پروفسور و محقق خشم، رایان مارتین: در هر مبادله ای با فردی بیش از حد عصبانی، ممکن است بخواهید خود را از شرایطی که دارید خلاص کنید. او به عنوان رییس بخش روانشناسی دانشگاه ویسکانسین- گرین بی، جنبه های مختلفی را از تجربیات خشم مورد مطالعه و بررسی قرار می دهد. این موضوع شامل عواقب خشم پیچیده و مشکل ساز است و اینکه چگونه مردم آن را بروز می دهند. دلایل بسیاری مبنی بر اینکه خلاص کردن خود حرکتی هوشمند است، وجود دارد.

نخست، شما باید در امنیت باشید و از خود محافظت کنید. سپس، تا جایی که شرایط سخت وجود دارد، احتمال نتیجه مثبت پایین است. ممکن است مشتری شما به قدری عصبانی باشد که مکالمه مسالمت آمیز و معقول امکان پذیر نباشد. اگر آن گونه است بهتر است پیشنهاد کنید «بهتر است در مورد این موضوع بعدا صحبت کنیم، زمانی که هر دوی ما آرام شدیم.» سپس به راه خود ادامه بدهید.

7. اجازه بدهید که مشتری تان حرف آخر را بزند.

درواقع تا وقتی صحبت ها به پایان نرسد، این موضوع تمام نمی شود. یادداشت برداری کنید و اجازه بدهید که مشتری حرف آخرش را بزند. اگر می خواهید نظر نهایی خود را بدهید، طوری بیان کنید که آزاردهنده نباشد. مشتری کاملا شما را در نظر دارد، پس کلمات آخرتان طوری نباشد که او فکر کند می خواهید بگویید حق با شماست و او اشتباه می کند.

روانشناس بالینی آلبرت جی برنشتاین می گوید: این حالت مشتری شما را دوباره مثل قبل عصبانی می کند. بنابراین تمام پیشرفت هایی که کرده بودید را خراب می کنید و همه چیز را به حالت اول بر می گردانید.

توبی عبدالغفار
مترجم: پریسا قربانی