فهرست کارهای ممنوعه‌ی مدیران

اهداف هوشمندانه داشته باشید... ضرباهنگ مشخصی برای کارکردن داشته باشید... یاد بگیرید که سه اولویت روزانه داشته باشید و قبل از هر چیزی به آنها بپردازید... وب سایتتان پر از توصیه هایی برای افزایش کارآیی کارآفرینان است.

مجله پنجره خلاقیت - سوجان پاتل: اهداف هوشمندانه داشته باشید... ضرباهنگ مشخصی برای کارکردن داشته باشید... یاد بگیرید که سه اولویت روزانه داشته باشید و قبل از هر چیزی به آنها بپردازید... وب سایتتان پر از توصیه هایی برای افزایش کارآیی کارآفرینان است.

اگرچه این توصیه ها در صورتی که به درستی به کار گرفته شوند، تاثیر فوق العاده ای بر عملکردتان می گذارند، اما همیشه چیزی فراموش می شود؛ مالکان کسب و کار باید از چه کارهایی دوری کنند و وقت باارزششان را به آنها اختصاص ندهند؟

فهرست کارهایی که نباید انجام دهید، همان قدر اهمیت دارد که فهرست برنامه های پیش رو برایتان مهم است. به هفت مورد زیر که باید در فهرست کارهای ممنوعه قرارشان دهید، توجه کنید:

۱. قراردادن کارهای غیرضروری در فهرست کارهای روزانه

آیا کار مشخصی وجود دارد که مدت هاست از انجام دادنش طفره می روید؟ اومار پرچیک، بنیانگذار شرکت Any.do، این طور استدلال می کند که شاید اصلا دلیلی برای انجام آن کار نداشته باشید: «زمانی که می بینید دارید به طور مداوم کاری را به تعویق می اندازید، باید از خودتان بپرسید که آیا اصلا انجام دادن آن کار برایتان ضروری است یا خیر. افراد واقعا موفق می دانند چطور باید روی اولویت های خود متمرکز شوند، پس خیلی راحت می توانند کارهایی را که خیلی اهمیت ندارند یا به حیطه کاری شان مرتبط نیستند حذف کنند.

و این که چطور دیگر مرتکب این اشتباهات نشویم؟

۲. برنامه ریزی قرارهای ملاقات

دیگر نیازی نیست با تقویم کلنجار بروید تا روز و ساعت مناسبی را برای جلسات و قرارهای ملاقات بعدی تان پیدا کنید. این کار را به مسئول دفترتان واگذار کنید. از جمله دیگر کارهایی که باید به مسئول دفتر، بخش مالی یا بخش فروش و بازاریابی شرکت خود واگذار کنید، می توان به کتابداری، مرتب کردن مدارک و پوشه ها، پرداخت حقوق کارمندان و پیگیری پیشنهادهای فروش اشاره کرد.

3. شرکت کردن در جلسات بی فایده و غیرضروری

همچنین قبل از اینکه جلسه ای را ترتیب دهید یا در آن شرکت کنید، از خودتان بپرسید که آیا واقعا این جلسه ضروری است یا حالت تشریفاتی دارد. به زمان خود و دیگران احترام بگذارید و این گونه جلسات غیرضروری و اغلب بی فایده را در فهرست کارهایی قرار دهید که نباید انجامشان دهید.

۴. اختصاص ندادن وقت کافی به تیم کاری تان

به سادگی ممکن است آن قدر در سمت مدیریت غرق کار شوید که فراموش کنید برای تیمتان وقت بگذارید. شما پروژه هایی دارید که باید انجام شوند، اما باید به کارمندان خود نیز برسید. اگر شما برایشان وقت نگذارید، آنها چطور بدانند که باید چه کاری انجام دهند و در صورت بروز مشکل، چطور آن را رفع و رجوع کنند؟

در برنامه کاری تان زمانی را صرفا به امور کارمندان خود اختصاص دهید و سعی کنید به شکل فعالی به حرف هایشان گوش دهید. هوش احساسی خود را افزایش دهید تا بتوانید نسبت به اعضای تیم و نیازهایشان آگاهی بیشتری به دست آورید. بازه زمانی ای را در طول روز مشخص و به کارمندان خود اعلام کنید که می توانند در آن بازه زمانی به شما مراجعه کرده و حرفشان را بزنند.

۵. رفتار بیش از حد دوستانه نداشته باشید.

بیشتر ما دوست داریم فردی با رفتار دوستانه و مهربان به نظر برسیم. بالاخره مردم با روسای مهربان و خوش رفتار بهتر کار می کنند. با این حال گاهی باید تصمیمات دشواری در مورد برخی از افراد تیمتان بگیرید؛ چرا که عده ای به محض دیدن رفتار خوش شما وسوسه می شوند که تا حد امکان از زیر کار دربروند.

البته این بدان معنا نیست که با کارمندان خود گرم نگیرید و خوش اخلاق باشید، اما باید تعادل را سرلوحه خود قرار داده و بین رفتار رییس مآبانه و دوستانه تعادل برقرار کنید.

۶. ضعف در تعیین هدف

وقتی که کارمندانتان اهدف مشخصی نداشته باشند، وقت کاری شان را هدر خواهندداد. اگر آنها دلیل و هدفی برای کار نداشته باشند، نمی توانند بازدهی بالایی از خود نشان دهند. هم چنین ممکن است این ناکارآمدی در تعیین اولویت ها نیز رخ دهند و پروژه ها به ترتیب نادرستی آماده شوند.

باید یاد بگیرید که برای تیم کاری تان اهداف هوشمندانه تعیین کنید. با استفاده از جدول و نمودار سعی کنید مسیر کاری را به درستی شرح داده و به درستی اهدافی تیم را با ماموریت شرکت همسو کنید.

۷. استخدام عجولانه

وقتی حجم کاری تان به شدت افزایش پیدا می کند، بدیهی است که به فکر افزایش نیروی کار باشید، اما پرکردن عجولانه جایگاه های شغلی خالی نیز اشتباهی فاجعه بار خواهدبود.

استخدام عجولانه می تواند به استخدام افراد نادرستی برای شرکت بینجامد. آنها به دلیل ناکارآمدی و نداشتن صلاحیت کافی باعث ایجاد وقفه و کاهش سرعت انجام کارها می شوند. همچنین وقت باارزش و منابعی که صرف آموزش آنها می کنید نیز به هدر خواهدرفت. کارمند نامناسب تاثیر سوئی نیز بر دیگر کارمندان خواهدگذاشت.

سعی کنید مطالب آموزشی زیادی در مورد استخدام بخوانید تا هوشمندانه عمل کنید یا از یک مسئول منابع انسانی کمک بگیرید.