درباره‌ی «طوفان مغزی» و جلسات ایده پردازی

مجله پنجره خلاقیت - ترجمه شادی حسن پور: هر چند وقت یک بار برای حل مسئله ای دست به دامن جلسات ایده پردازی می شوید؟

احتمالا تا به حال حداقل یک بار در این گونه جلسات شرکت کرده اید، حتی اگر متوجه آن نشده باشید.

ده ها سال است که مردم برای به دست آوردن ایده های جدید یا راه حل های خلاقانه برای مشکلاتشان به طوفان مغزی (brainstorming) می پردازند؛ با این حال باید از این جلسات به شکل درستی استفاده کنید تا کارایی شان را به حداکثر برسانید.

سعی کنید در این جلسات با آمادگی حاضر شوید تا بیشترین نتیجه را به دست آورید.

طوفان مغزی چیست؟

طوفان مغزی رویکردی است که در آن افراد تشویق می شوند تا متفاوت فکر کنند و ایده هایی به دست بیاورند که ممکن است در ابتدا خنده دار باشد، اما با کمی تفکر بیشتر شابد بتواند به راه حلی اصیل و خلاقانه منتهی شود. بنابراین در جلسات ایده پردازی نباید به انتقاد از ایده ها یا پاداش دادن به آنها پرداخت؛ فقط باید سعی کنید همه احتمالات را در نظر بگیرید و فرضیه های نادرست را در مورد محدودیت های مسئله کنار بگذارید. هرگونه قضاوت و تحلیل ایده در این مرحله باعث کاهش توانایی افراد در ایده پردازی و محدودکردن خلاقیت آنها خواهدشد. بهتر است ایده ها در پایان جلسه و با رویکردهای معمول مورد بررسی قرار گیرند.

چرا باید از این نوع جلسات ایده پردازی استفاده کنیم؟

جلسات معمول حل مسئله اغلب تحت الشعاع رفتارهای نامناسبی مانند خودسانسوری، بیان حرف های کلیشه ای، عدم توانایی در مخالفت با افراد ارشد و سایر مشکلات قرار می گیرند. این جلسات باید روندی تحلیلی و محدود به چارچوبی خاص داشته باشند که همین موضوع راه را بر ایده های خلاقانه می بندد. اما جلسات ایده پردازی محیطی راحت و باز ایجاد می کند که همه می توانند در آن مشارکت داشته باشند. ایده های عجیب و فکرنشده مورد پذیرش قرار می گیرند و روی آنها فکر می شود. به دلیل مشارکت همه جانبه، راه حل های خلاقانه و نامحدودی ایجاد می شود.

اما فراموش نکنید که اگرچه طوفان مغزی راه حل بسیار خوب و کارآمدی است، اما باید با روشنفکری و رویکردی خالی از قضاوت در آن شرکت کنید؛ در غیر این صورت نه تنها ایده های خلاقانه ای به دست نخواهید آورد، بلکه به روحیه و احساسات کارمندان خود نیز آسیب می زنید.

انواع جلسات ایده پردازی

- جلسات انفرادی:

اگرچه جلسات ایده پردازی گروهی کارایی بیشتری نسبت به جلسات قدیمی حل مسئله دارند، اما مطالعات نشان داده اند که جلسات ایده پردازی انفرادی حتی از آنها هم بهتر و خلاقانه تر هستند. این مسئله شاید به این خاطر باشد که در گروه همیشه مشکلات رفتاری به وجود می آید. به عنوان مثال، در گروه همه به انتظار شنیدن صحبت افرادی می نشینند که تا به حال حرف نزده اند و این افراد هم نمی توانند روی ایده همکارانشان متمرکز شوند، زیرا فکرشان تمام و کمال درگیر ایده ای است که می خواهند بیان کنند.

این مسئله در جلسات ایده پردازی انفرادی رخ نمی دهد زیرا دیگر نگران حرف و حدیث دیگران نیستید و می توانید آزادانه تر و خلاقانه تر عمل کنید. یکی از نکات منفی این نوع جلسات محدودشدن تجربیات افراد و عدم بهره گیری از تفکر جمعی است. برای اینکه بیشترین نتیجه را از چنین جلساتی بگیرید، در مکان آرامی بنشینید و فکر کنید. عواملی را که ممکن است حواستان را پرت کنند، کاهش دهید تا بتوانید روی مسئله مورد نظر فکر کنید. از نمودارها و جدول ها نیز کمک بگیرید. این نوع جلسات انفرادی برای حل مشکلات نسبتا ساده مناسب هستند.

جلسات گروهی
در این جلسات می توانید از تجربه و خلاقیت تمام اعضای گروه بهره مند شوید. وقتی ایده ارائه شده به وسیله یکی از اعضا به بن بست می خورد، دیگران می توانند به او در بسط دادن ایده اش کمک کنند.

یکی از مزایای جلسات گروهی ایده پردازی این است که همه احساس می کنند در پیدا شدن راه حل سهیم بوده اند. این احساس می تواند نقش مهمی در فرآیند تیم سازی تان داشته باشد.

جایگاه مدیر یا مسئول جلسه نیز بسیار مهم است، چرا که افراد در این جلسات ایده های خامی را بیان می کنند که ممکن است در صورت عدم مدیریت، از سوی دیگران به سخره گرفته شده و احساساتشان جریحه دار شود. باید بتوانید این جلسات را به خوبی مدیریت کنید.

جلسات ایده پردازی گروهی برای حل مسائل پیچیده، که نیازمند تجربیات فراوان هستند، مناسب اند.

روش های خلاقانه ایده پردازی

اگر متوجه شدید که در طول جلسه نتوانسته اید ایده های کافی یا خوبی دریافت کنید، بهتر است رویکردتان را تغییر دهید و یکی از تاکتیک های زیر را به کار ببرید.

روش نردبانی

روش نردبانی ابزار ساده ای برای مدیریت زمان و ورود اعضا به جلسه تصمیم گیری یا ایده پردازی است که به تمام اعضای حاضر در جلسه این امکان را می دهد تا قبل از اینکه تحت تاثیر افراد دیگر قرار بگیرند، ایده شان را در جمع بیان کنند. این روش در سال ۱۹۹۲ به وسیله استیون روگلبرگ، جنت بارنز فارل و چارلز لووه ابداع شد.

این تکنیک پنج مرحله دارد؛

مرحله اول: قبل از اینکه گروه را دور هم جمع کنید، مسئله مورد نظر را به همه اعلام کنید. به همه زمان کافی برای فکرکردن و ایده پردازی بدهید و از آنها بخواهید تا بهترین روش حل مسئله را از دیدگاه خودشان بیان کنند.

مرحله دوم: دو نفر از افراد را به عنوان هسته مرکزی انتخاب کنید و از آنها بخواهید در مورد مشکل بحث کنند.

مرحله سوم: شخص سومی را به هسته مرکزی اضافه کنید. نفر سوم ایده هایش را برای دو نفر اول شرح می دهد، سپس ایده هایی را که از قبل بیان شده بودند، می شنود. بعد از اینکه سه نفر تمام راهکارها و ایده هایشان را به اشتراک گذاشتند، در مورد این ایده ها به بحث می نشینند.

مرحله چهارم: همین مرحله را با فرد چهارم و افراد دیگر نیز تکرار کنید. بعد از اینکه هر فرد ایده اش را بیان کرد، زمان کافی به بحث و گفت و گو اختصاص دهید.

مرحله پنجم: زمانی به تصمیم گیری نهایی بپردازید که همه اعضا وارد جلسه شده و ایده هایشان را بیان کرده باشند.

روش نوبت گردشی

روشی است که به اعضای تیم اجازه می دهد ایده هایشان را بدون اینکه تحت تاثیر دیگران قرار بگیرند، به اشتراک بگذارند.

این روش شش مرحله دارد؛

مرحله اول: اعضای تیم را گرد یک میز جمع کنید. به هر فرد یک برگه بدهید تا افراد بتوانند ایده هایشان را روی آن بنویسند.

مرحله چهارم: زمانی که همه ایده هایشان را روی نفر کاغذ ثبت کردند، از آنها بخواهید که برگه شان را به بغل دستی بدهند. در این مرحله همه باید یک برگه کاغذ در دست داشته باشند که ایده نفر بغل دستشان روی آن است.

مرحله پنجم: از افراد بخواهید سعی کنند براساس ایده نفر قبلی، ایده جدیدی ارائه کرده یا همان ایده را بسط دهند. سپس مرحله چهارم را دوباره تکرار کنید.

مرحله ششم: تا زمانی که وقت دارید، این کار را تکرار کنید تا ترجیحا همه افراد حاضر در جلسه نظرشان را در مورد تمام ایده ها روی کاغذها بنویسند. در پایان جلسه برگه ها را جمع کرده، بررسی کنید و سپس در جلسه دیگری در موردشان بحث کنید.

روش ایده پردازی معکوس

حالا بیایید جهت فکری مان را در جلسه ایده پردازی تغییر دهیم و از ترکیب «ایده پردازی» به اضافه «مهندسی معکوس» استفاده کنیم. برای استفاده از این روش از دو سوال معکوس استفاده کنید:

به جای اینکه بپرسید: «چطور این مشکل را حل کرده یا از آن جلوگیری کنیم؟»، بپرسید «چطور می توان این مشکل را به وجود آورد؟»، و به جای اینکه بپرسید «چطور باید به این نتایج دست پیدا کنم؟»، بپرسد «چطور باید نتایجی خلاف آنچه می خواهم به دست آورم؟»

مرحله اول: به وضوح مشکل یا چالش را بیان کرده و آن را بنویسید.

مرحله دوم: با پرسیدن سوالی مانند «چطور می توانم این مشکل را ایجاد کنم، مسئله را معکوس کنید.

مرحله سوم: در مورد مسئله معکوس شده ایده پردازی کنید تا ایده هایی معکوس به دست آورید. در این مرحله تمام ایده ها قابل قبول هستند.

مرحله چهارم: زمانی که ایده هایی در زمینه مسئله معکوس شده به دست آوردید و دیگر ایده ای به ذهنتان نرسید، وقت آن است که ایده ها را معکوس کرده تا مناسب مسئله اصلی باشند.

مرحله پنجم: حالا ایده ها و راه حل ها را ارزیابی کنید. راه حل مناسبی می بینید؟