ارتباط با کارمندان باید اینطوری باشه

مجله پنجره خلاقیت - ترجمه شادی حسن پور: همه ما در شرایطی بوده ایم که نمی توانستیم احساسات و افکارمان را به درستی با دیگران در میان بگذاریم؛ چه می خواستیم به رئیس مان بگوییم که از ایده اش خوش مان نیامده است، چه وقتی که می خواستیم از مافوق مان یک روز مرخصی استعلاجی بگیریم. برقراری ارتباط کار سختی است و اگر به درستی صورت نگیرد، می تواند مشکلاتی را در محل کار ایجاد کند.

بر اساس گزارش موسسه مدیریتی رایک، ۴۶۵ درصد کارمندان در هنگام ترک جلسات کاری، هنوز دقیقا نمی دانند که باید چه کاری انجام دهند. این بدان معناست که شرکت ها در سرتاسر جهان دچار بحران ارتباطات شده اند. با افزایش استفاده از رسانه های اجتماعی، پیشرفت تکنولوژی و با در نظر گرفتن ذهنیت نسل هزاره در محیط کاری، مردم برای ارتباط برقرار کردن با یکدیگر کار سختی را پیش رو خواهند داشت.

چطور می توانید ارتباطات تان را در محیط کاری بهبود ببخشید؟

۱. برای بررسی عملکرد کارمندان زمان بگذارید.

همه ما می دانیم که نظرسنجی و ارائه بازخورد چقدر در زمینه ایجاد ارتباطات درست کاری اهمیت دارد. پژوهش ها نشان داده اند که وقتی روسای شرکت، دیدگاه شان را به کارمندان شان ارائه نمی کنند یا خیلی کم نظر می دهند، ۹۸ درصد کارمندان دچار مشکل می شوند. اما بررسی عملکرد کارمندان هم فقط این نیست که مدام اشتباهات شان را به رخ آنها بکشید و سپس انتظار داشته باشید که آنها به طرز چشمگیری تغییر کنند، بلکه شما به عنوان یک مدیر یا رهبر باید به راهنمایی کارمندان تان بپردازید، نقاط قوت شان را شناسایی و تشویق کنید و سعی کنید نقاط ضعف شان را بهبود ببخشید. کارمندتان را یاری کنید، به او انگیزه بدهید و الهام بخش او باشید، نه این که حال و هوای منفی به او بدهید و تمام انگیزه هایش را نیز بگیرید.

۲. ابزارهای مناسبی در دست داشته باشید.

آیا تا به حال پیش آمده است که پروژه ای را به شما بسپارند که هیچ ایده و نظری در مورد نحوه شروع یا انجام کار یا حتی ابزار کافی برایش نداشته باشید؟ پژوهش ها نشان می دهد که کارمندان ۲۰ درصد زمان خود را یا در حال کمک گرفتن از دیگران، یا در جستجوی اطلاعات و نحوه انجام کاری که به آنها محول شده، می گذرانند.

این بدان معناست که کارمندان نمی توانند به خوبی از موانع ارتباطی بگذرند و اطلاعات بیشتری در زمینه پروژه بگیرند. این موضوع در نهایت به استرس بیشتر و ایجاد تنفر نسبت به محیط کاری خواهد انجامید. حالا زمان آن رسیده است که از تکنولوژی استفاده کنید و خلاقیت بورزید. ۶۷ میلیون آمریکایی روزانه به گوش کردن پادکست های صوتی می پردازند. شما هم می توانید این جریان جدید را به نفع خودتان به کار بگیرید. پادکست هایی را در مورد نحوه استفاده یا انجام برخی کارهای خاص ضبط کنید و در اختیار کارمندان بگذارید.

با این کار به آنها اجازه می دهید تا به آسانی و به سرعت بتوانند از شما (صدای شما) کمک بگیرند و بدون این که بخواهند زمان زیادی را هدر بدهند، ایمیل بفرستند یا دستورالعمل های چاپی حداقل ۵۰ صفحه ای را بخوانند، نحوه کار با برخی ابزارها را بیاموزند یا فرآیندهای کاری را به درستی طی کنند.

3. استعدادشان را تحسین کنید.

فراموش نکنید که بزرگ ترین نیاز احساسی بشر، نیاز به تحسین شدن است. شاید موضوعی بدیهی به نظر برسد، اما مردم دوست دارند بدانند کاری که انجام می دهند، اهمیت دارد و آنها دارایی ارزشمندی برای شرکت به حساب می آیند. در پایان هر ماه کارمندان تان را به صرف صبحانه دعوت کنید و آنجا از دستاوردها و موفقیت های شان در اجرای پروژه ها تقدیر کنید، در مورد مشکلات احتمالی شرکت گفتگو کنید و اهداف مشخصی را برای ماه بعد مشخص کنید. این کار نه تنها باعث همسو شدن دیدگاه همه افراد نسبت به ماموریت سازمان می شود، بلکه کارمندان را نسبت به همکاری بیشتر ترغیب کرده و انگیزه بیشتری به آنها می بخشد.

4. چرا ارتباطات اینقدر اهمیت دارد؟

پژوهش های بسیاری نشان داده اند که به کارگیری استراتژ های ارتباطی کارآمد می تواند به افزایش کارآیی کارمندان، جلوگیری از مشکلات ارتباطی میان آنها و افزایش رضایت شغلی بینجامد. به هر حال کلید موفقیت هر کسب و کاری این است که درک عمیقی در میان اعضای تیم کاری، مراجعان و بخش های مختلف وجود داشته باشد.