وقت تلف‌کنی‌های متفاوت در محل کار!

مجله پنجره خلاقیت - ترجمه شادی حسن پور: آیا تا به حال احساس کرده اید که کارایی زیادی در محل کار ندارید؟ آیا عواملی در محل کارتان وجود دارند که کارایی تان را از بین می برند اما شما حتی از وجود آنها خبر ندارید؟ به نظر می رسد که مشغله بسیار زیادی در طول روز دارید، اما چقدر فرصت می کنید به کارهای مهمتان برسید؟ شاید نه خیلی. کارآفرینان آمریکایی که متوجه سطح پایین کارایی کارمندانشان شده اند، تحقیقاتی در این زمینه انجام داده اند که نتایج حیرت آوری به همراه داشته است.

کارمندان امروزی بیش از هر زمان دیگری وقتشان را هدر می دهند و این موضوع افت شدیدی در میزان سود و بهره وری کارفرما دارد. یک کارمند معمولی در هر روز حدود سه ساعت از وقت مفید خود را صرف کارهای غیرضروری و غیرمرتبط به کار می کند. این زمان، سه برابر چیزی است که کارفرمایان انتظارش را دارند. و چیزی حدود ۷۵۹ میلیارد دلار در سال به کسب و کارهای مختلف ضرر زده است. اما انگار دارد بدتر هم می شود. براساس گزارشی که سایت Salary.com در سال جاری منتشر کرده است، حدود چهار درصد کارمندان اعتراف کرده اند که حدود نیمی از ساعات کاری شان را صرف چیزی می کنند که هیچ ارتباطی به کارشان ندارد. خب مردم دارند در محل کارشان چه کار می کنند؟

ما چگونه وقت خود را سپری می کنیم؟

براساس آمار، ۶۴ درصد کارمندان در طول ساعات کاری از اینترنت برای کارهای شخصی استفاده می کنند و ۵۰ درصد آنها، تماس های شخصی تلفنی می گیرند یا پیامک می فرستند. حدود ۶۰ درصد کارمندان اعتراف می کنند در زمانی که باید کار کنند، مشغول خریدهای اینترنتی شان می شوند و حتی برخی از آنها به بازی های کامپیوتری می پردازند. اما استفاده شخصی از زمان کاری تنها عامل هدررفتنی نیست که روی کسب و کارها تاثیر می گذارد؛ در ادامه با عوامل دیگری آشنا می شویم که باعث کاهش کارایی و عملکرد کارمندان می شوند:

شایعه، 42 درصد
تعامل اجتماعی با کارمندان رده بالا، ۳۲ درصد
خوردن تنقلات و میان وعده، 27 درصد
قرارهای ملاقات، ۲۳ درصد

عوامل پرت کننده حواس در محل کار، 24 درصد

عوامل هدررفت زمان چقدر هزینه بردار هستند؟

برای آسیب رساندن به منافع شرکت نیازی نیست که به اندازه آمار و ارقام بالا وقت هدر دهیم. آیا می دانید همان زمان های کوتاهی که دست از کار کردن می کشید، چه هزینه ای به شرکت وارد می کند؟ براساس یک گزارش، اگر هر کارمند در ایالات متحده آمریکا فقط 36 ثانیه وقت هدر دهد، در سال مبلغ باورنکردنی 120484000 دلار ضرر مالی ایجاد می شود! حالا فقط کافی است معادله ای طراحی کنید و ببینید که اگر چند دقیقه یا حتی چند ساعت در روز کار نکنید، چه مقدار به عمکرد کاری کشورتان ضربه می زنید.

چطور این عادات حواس پرتی را کنار بگذاریم.

هر چقدر هم که با وجدان عمل کنید، باز هم باید نگاهی به برنامه روتین خود بیندازید و ببینید که چه مقدار از کاری را که به عهده شماست، انجام می دهید. عوامل هدررفت زمان احتمالی رایج و چند راه حل ساده برای آنها را در ادامه ببینید:

1. شایعه های معمول در ادارات: گرفتار نشدن در دام این شایعه ها کار بسیار سختی است، اما آمار و ارقام نشان می دهند که شایعه پردازی، زمان زیادی را از وقت کاری کارمندان می گیرد. ساده ترین اره حل این است که وقتی بحثی در مورد یک شایعه در حال انجام است، از آن فاصله بگیرید.

2. اجتماعی بودن: گفت و گوهای دوستانه را به زمان ناهار و میان وعده محدود کنید.

۳. حواس پرتی ناشی از همکاران پرسر و صدا: اگر سر و صدای یک یا چند نفر از همکارانتان به شما اجازه کارکردن نمی دهد، از هدفون های عایق استفاده کنید یا از مدیرتان بخواهید که شما را به بخش دیگری منتقل کند.

۴. اینترنت: کلا در محل کار اینترنت را کنار بگذارید، مگر آن که برای انجام دادن وظایفتان به آن نیاز داشته باشید.

۵. ایمیل: جست و جو و بررسی ده ها ایمیلی که روزانه برای شما ارسال می شود، واقعا کار زمان بری است. به جای این که بخواهید تک تک ایمیل ها را باز کنید، بخوانید و پاسخ دهید، هر روز زمان مشخصی را برای مکاتبات غیررسمی کنار بگذارید. یک توصیه دیگر: فقط پیام های مهم را بخوانید، از بقیه رد شوید.

۶. قرارهای ملاقات: اگر قرارهای ملاقات، وقت و کارایی شما را از بین می برند، باید آنهایی را که غیرضروری هستند، کنار بگذارید. اگر واقعا نیازی به حضور شما در یک جلسه نیست، در آن حضور پیدا نکنید و زمانی که باید در جلسه ای حضور داشته باشید، سعی کنید بحث را به بیراهه نکشانید. اگر کاری کنید که همه موضوع مورد نظر را دنبال کنند، می توانید از هدررفت مقدار بسیار زیادی زمان در جلسات گوناگون جلوگیری کنید.

تنقلات و میان وعده ها

همه هر از گاهی به استراحت نیاز دارند، اما سعی کنید زمان های استراحت خود را به دو سه بازی چند دقیقه ای (کوتاه) در روز محدود کنید. شاید انجام دادن کامل فهرست برنامه های روزانه تان غیرممکن به نظر برسد، اما اگر بتوانید عواملی را که زمانتان را می بلعند، کنار بگذارید، متوجه خواهید شد که ساعات کاری تان به شکلی روان تر سپری می شود و به چیزهای خیلی بیشتری دست پیدا می کنید.