از این اشتباهات هنگام ارسال ایمیل بپرهیزید!

zoomit.ir - مجتبی دوچرخه ساز: به تازگی گوگل امکان انصراف از ارسال ایمیل را به سرویس‌های خود اضافه کرده است. با توجه به مشغله ی زیاد کاری و حجم زیاد کاری ممکن است گاهی اوقات شما دچار اشتباهاتی شوید، حتی اگر جزو دقیق ترین افراد باشید. در ادامه روش‌های برخورد با چنین اشتباهاتی را آموزش می‌دهیم.

در حقیقت برخی مسائل وجود دارد که حتی حرفه‌ای ها در حیطه ی کاری خودشان ( اگر بیشتر از یکبار در سال نباشد ) نیز مرتکب آن می‌شوند. بنابراین بیشتر از اینکه به خود درباره‌ی این اشتباهات استرس وارد کنید فقط روش‌های ما را که در زیر نوشته شده است کامل مطالعه و اجرا کنید.

اشتباه مهلک اول:‌ کلیک کردن دکمه‌ی ارسال قبل از اتمام ایمیل

تصورش سخت است که یک ایمیل نصف و نیمه، قبل از آماده شدن کامل به اشتباه ارسال شود و بتوان آرامش خود را حفظ کرد، به خصوص ایمیل هایی که قصد بازنگری آنرا به علت اشتباهات فراوان تایپی، علامت های نگارشی بیش از حد و جملات اضافه ای که باید حذف شوند، داریم.

ده دقیقه ی بعدی آن را صرف جست و جو در اینترنت برای یافتن برنامه ها و ابزارهایی جهت پیگیری دریافت و خوانده شدن ایمیل توسط فرد دریافت کننده نباشید، بجای آن به سرعت ایمیل اصلی را به اتمام برسانید (شما دیگر زمان طولانی در اختیار ندارید که باخیال راحت بتوانید دقایق زیادی را برای ویرایش آن صرف کنید) پس با نگاهی سریع و گذرا و اتمام هرچه سریعتر ایمیلتان در بالای ایمیل ارسالی متن زیر را ارسال کنید:

به صورت سهوی قبل از تکمیل ایمیل، دکمه‌ی ارسال ایمیل را کلیک کرده‌ام، ضمن عذرخواهی از جنابعالی، خواهشمندم ایمیل اولیه را نادیده بگیرید.

اشتباه مهلک دوم :‌ کلیک کردن بر روی دکمه‌‌ی Reply to all به صورت سهوی

این اشتباه در دو حالت اتفاق خواهد افتاد: یک، شما یک موضوعی کاملا عادی و غیر محرمانه برای شخص مورد نظر را ارسال می‌کنید ولی این ایمیل نباید در دسترس هرشخصی قرار بگیرد. به طور مثال درخواست مرخصی یک هفته‌ای از رئیس خود در این دسته از اشتباه‌ها قرار می گیرد.

سناریوی دوم به این شکل می‌تواند باشد که شما می‌خواهید از مجموعه‌ای که در آن مشغول به کار هستید انتقادی به یک شخص مشخصی داشته باشید یا نسبت به یکی از کارمندان انتقادهای تند و تیزی را به یک دوست صمیمی ارسال کنید.

برای سناریو ی اول، این چنین سعی کنید:

دوستان ( گروهی که در آن Reply all کردید) سلام

اوه --- قصد داشتم این ایمیل را برای (شخصی که قصد ارسال به آن را داشتید) ارسال کنم، از اینکه بیهوده فضای اینباکس شما را اشغال کردم عذرخواهی می کنم.

و برای سناریوی دوم:

از اینکه ایمیل شما را بیهوده اشغال کرده‌ام متاسفم، با توجه به متن محدودی که در ایمیل ارسال می‌شود و قصد و هدفم در آن به صورت روشن بیان نشده است، مطمئن هستم که می‌تواند به صورت نادرستی تعبیر شود، بنابراین خواهشمندم آنرا نادیده بگیرید.

ارسال این ایمیل اول کار است و شما هنوز از این اشتباهتان خلاصی نیافته اید، این کار یک لغزش ساده و طبیعی نیست که به سادگی و با یک ایمیل پاک شود، شما باید به هرکسی که در ایمیل تاخته اید، شخصا به حضورش رفته یا از پای تلفن عذرخواهی خود را ابراز کنید، تاکید می‌کنم به هر مقدار که این کار برای شما سخت باشد، این کار را باید انجام دهید.

پس از این مرحله مقاله‌ی «چگونه اشتباه‌هات مهلک کاری خود را بدون اخراج از محل کار خود پاک کنیم» را به صورت قدم به قدم عمل کنید.

اشتباه مهلک سوم‌:‌ ایراد فاحش املایی داشته باشید

اکثر اشتباه‌های املایی نیاز به پیگیری‌های بعدی ندارند. اما همه‌ی ما با مواردی مواجه می‌شویم که نیاز به توضیح بیشتری را می‌طلبند. شاید این اشتباه باعث تغییر منظور شما شوند یا براحتی باعث شوند که شما شخصی بی‌ادب به نظر برسید.

بیشتر از آنکه امیدوار باشید مخاطب شما مسئله‌ی اشتباه تایپی شما را نادیده بگیرد به او بگویید:

با عرض پوزش، منظور من « کلمه یا کلمات صحیح را در اینجا بنویسید » بود که بخاطر اشتباه‌ تایپی به شکل قبلی ارسال شد.

اشتباه مهلک چهارم‌‌ : به فرد اشتباهی ایمیلتان را ارسال کنید

این اشتباه مجددا در دو حالت مختلف رخ می‌دهد. چه شما یک پیغام مرتبط با کار را به همکار شماره یک ارسال کنید بجای آنکه مطلب را به همکار شماره ۲ ارسال کنید و یا شما یک داده‌ی حساس داخل شرکت را به اشتباه به فردی خارج از سازمان ارسال کنید. عکس العمل های متفاوتی را با توجه به نوع اشتباه باید بلافاصله داشته باشید.

برای سناریو اول:

با عرض پوزش، این ایمیل برای شخص دیگری نوشته شده است. می‌دانم که پیام‌های زیادی را هرروزه دریافت می‌کنید، براحتی می توانید این ایمیل را نادیده گرفته و آنرا پاک کنید.

البته سناریو‌ی دوم به کلی بسیار با اهمیت‌تر از سناریو دوم است و قبل از اینکه با گیرنده‌ی ایمیل اشتباهی در ارتباط باشید از مقدار اهمیت و حساسیت اطلاعات نشت شده توسط شما مطلع شوید و موضوع را حتما با رییس خود در میان بگذارید و سپس طبق دستورالعملی که مقام بالایی به شما اعلام می‌کند از فردی که ایمیلتان را دریافت کرده عذرخواهی کرده و به صورت محترمانه از وی بخواهید که آن پیام را پاک کند.