چگونه در مورد حجم کاری با رئیس خود صحبت کنید؟

zoomit.ir - مهدی زارع: یکی از مشکلاتی که اکثر کارمندان در زمان انجام وظایف خود با آن روبرو هستند، حجم کاری است. برخی اوقات حجم وظایف محول شده به فرد بیش از توانایی‌های او است و برخی اوقات نیز کارمند از کیفیت وظیفه‌ی محول شده راضی نیست. در این مواقع بهتر است نظرات و مشکلات خود را به بهترین شکل با کارفرما و رییس خود در میان بگذارید. با ما همراه باشید.

تنها در یک دنیای ایده‌آل می‌توانید انتظار این را داشته باشید که حجم کاری و کیفیت وظایف شما در محل کار، متناسب با توانایی، زمان و تخصص شما باشد. مشکلی که عموما کارمندان با آن روبرو هستند، نامتناسب بودن وظایف و حجم کاری آنها با زمان و تخصص است. در این مطلب با انواع این مشکلات آشنا می‌شویم و راه حل‌هایی را برای بیان این مشکلات با رییس و کارفرما معرفی می‌کنیم.

اکثر کارفرمایان و مدیران، زمات کافی برای رسیدگی مستقیم به وضعیت رضایت کارمندان خود را ندارند. شما به عنوان یک کارمند، باید زمانی را برای در میان گذاشتن مشکلاتتان با رییس خود اختصاص دهید. چرا که در صورت نامناسب بودن حجم کاری و وظایف شما، او نمی‌تواند ذهن شما را خوانده و متوجه مشکل موجود شود. پس در گام اول زمان مناسبی را برای یک جلسه‌ با مدیر خود انتخاب کنید و بسته به شرایط و مشکل موجود، به طور شفاف با او صحبت کنید.

حجم کاری شما بیش از اندازه زیاد است

این که مدیر شما به شما اعتماد داشته باشد، موضوع خوشایندی است. اما اگر این اعتماد باعث شود تا وظایف شما بیش از توان و زمان شما باشد، در انجام آنها به مشکل بر خواهید خورد. اکثر افراد روزها و هفته‌های شلوغی دارند و در برنامه‌ریزی برای انجام تمام وظایف خود با مشکل روبرو هستند.

در این موقعیت، بهتر است به صورت مستقیم با رییس خود صحبت کنید. این جلسه و صحبت کردن و ابراز مشکلات، بهتر از زمانی است که تصمیم بگیرید به هر قیمتی وظایف را انجام دهید و در آخر نیز برخی از وظایف ناتمام بمانند.

چه بگوییم؟

در این مواقع باید از گفتن جملاتی مانند "من این کار را انجام نمی‌دهم" یا "من زمان کافی برای انجام این وظیفه را ندارم" خودداری کنید. سعی کنید مکالمه را به سمتی ببرید که در آن در مورد وظایف و کارها و زمانی که انجام دادن هر یک از آنها طلب می‌کند، صحبت کنید و او را متقاعد کنید که انجام دادن این حجم از کار، در زمان مشخص شده غیر ممکن است.

سعی کنید تا راه‌های جایگزینی را به مدیر خود پیشنهاد دهید. می‌توانید پیشنهاد کار گروهی را برای برخی وظایف ارائه دهید. ارائه‌ی پیشنهاد نشان می‌دهد که شما برای انجام شدن این کارها احساس مسئولیت می‌کنید و تمام تلاش خود را دارید تا وظایف به خوبی و در موعد مقرر انجام شوند.

حجم کاری شما بیش از اندازه کم است

شاید برای برخی افراد، این مشکل مهم نباشد. اما جالب است بدانید که این شرایط خطرناک‌تر از زمانی است که شما بیش از اندازه کار دارید. در این شرایط، شما اکثر روز خود را به بطالت می‌گذرانید و اکثرا به دنبال کاری برای انجام هستید و در آخر روز احساس بی‌فایدگی شما را آزار خواهد داد. بعلاوه، زمانی که شما احساس کنید کار خاصی برای انجام دادن در سازمان ندارید، خطر جابجا شدن و از دست دادن شغل شما را تهدید می‌کند.

چه بگوییم؟

در این مواقع نیازی نیست که به طور دقیق ساعت‌های بیکاری خود را توضیح دهید. نکته‌ی اصلی در این جلسه این است که با مدیر خود صادق باشید و او را قانع کنید که قصد شما مفید بودن برای سازمان و پیشرفت آن است.

در این جلسه نیز باید تلاش کنید تا ایده‌های مفید و نو برای مدیر خود ارائه دهید. موقعیت‌هایی از شرکت که نیاز به نیروی بیشتر دارند را برای او معرفی کنید یا پروژه‌ها و کارهایی را معرفی کنید که با اهداف سازمان متناسب هستند و شما می‌توانید در آنها مفید باشید. پیشنهاد کمک کردن به دیگر تیم‌های فعال شرکت نیز می‌تواند مفید باشد.

شما با کیفیت کار مشکل دارید

در این مواقع، افراد بیش از آن که با حجم کاری و کمیت آن مشکل داشته باشند، با کیفیت وظایف و کارها مشکل دارند. برخی اوقات احساس می‌کنید که کارهای شما تنها برای پر کردن وقت هستند و در اکثر اوقات کارها و وظایف تکراری به شما محول می‌شود. این مشکل اکثرا با گذشت زمان و فعالیت در یک موقعیت کاری ثابت خود را نشان می‌دهد.

افراد پس از مدتی از انجام کارهای تکراری خسته می‌شوند و تلاش می‌کنند تا با ارتقای شغلی یا تغییر موقعیت، خود را راضی کنند. در این مواقع، جلسه با مدیران کمی دشوار و ترسناک است. چرا که ابراز نارضایتی از کیفیت کار می‌تواند تهدیدی برای شغل شما باشد و شما را بی‌انگیزه جلوه دهد. اما مدیران باهوش در این موقعیت‌ها از کارمندان خود استقبال می‌کنند و این ابراز نارضایتی را نشانه‌ای به معنی تلاش برای پیشرفت می‌دانند.

چه بگوییم؟

قدم اول در چنین جلساتی، آماده کردن پیشنهادات است. شما باید توانایی‌ها و نیازهای خود را بشناسید و پیشنهادات جدید را طوری مطرح کنید که در کنار پیشرفت شما، باعث پیشرفت سازمان نیز بشوند. پیشنهاد آموزش نیز در این مواقع مفید خواهد بود. می‌توانید از مدیر خود بخواهید که با اختصاص زمانی برای آموزش شما و دیگر کارمندان، موقعیت‌های جدیدی را در سازمان ایجاد کند.

در پایان به این نکته اشاره‌ می‌کنیم که قدم اول در حل مشکلات کاری، بیان آنها با مدیر و رییس است. شما باید توانایی صحبت کردن و مذاکره با مدیران را در خود تقویت کنید تا بتوانید در جلساتی که به منظور ابراز مشکلات خود برگزار می‌کنید، آنها را به بهترین نحو قانع کنید تا تغییری در وضعیت کاری شما ایجاد کنند. در این جلسات باید خود را به عنوان فردی که نگران وضعیت سازمان نیز است، معرفی کنید و تلاش کنید تا مسیر پیشرفت خود را در مسیر شرکت نشان دهید. علاوه بر آن، این نوع جلسات به شما کمک می‌کند تا مدیر خود را بهتر بشناسید.