فضای مناسب برای یک کسب و کار چه ویژگی هایی دارد؟

مجله روشن - صادق نوابی: یک دفتر کار مناسب چگونه دفتری است؟ در بسیاری از ادارات قدیمی می بینید که کارمندها یکی یکی یا دو نفر دونفر در یک اتاق مجزا هستند و شما برای آن که کارتان راه بیفتد باید از اتاقی به اتاق دیگر بروید. در بسیاری از شرکت های امروزی (و به خصوص شرکت های خصوصی) می بینید که از چیدمان باز برای دفتر استفاده می شود.

میزهای پرسنل در اتاق بزرگی کنار هم چیده شده اند و معمولا با پارتیشن های سیار از هم دیگر جدا شده اند. بسیاری اوقات کارکنان هدفونی توی گوش شان می گذارند تا سروصدا اذیت شان نکند. کدام دفتر کار مناسب است؟ کدام دفتر کار بهره وری بیش تری دارد؟ برای طراحی دفترمان چه ملاحظاتی را باید درنظر داشته باشیم؟

شأن، جایگاه و عملکرد هر فرد؛ من خودم دیده ام که معاون یک وزارت خانه مهم در یک دفتر باز (بدون اتاق اختصاصی) نشسته بود و در کنار دیگران کار می کرد. اما معمولا مدیران تمایل دارند اتاق اختصاصی دشاته باشند.

این مساله هم به دلیل جایگاه فرد است. یعنی اتاق اختصاصی داشتن برای یک مدیر نشان دهنده جایگاه بالاتر فراد است و از سوی دیگر مدیران معمولا وقت خود را با جلسات می گذرانند (برخلاف کارشناسان که سرشان در کاغذ و کامپیوتر است) و به همین دلیل می توانند از اتاق اختصاصی شان برای برگزاری جلسات استفاده کنند. در این صورت نه صدای دیگران جلسات آن ها را مختلف می کند، نه صدای آنان مزاحم دیگران است و نه محرمانگی مذاکرات محدوش می شود. به علاوه مدیران زحمت زیادی می شکند تا به جایگاه مدیریت برسند و اتاق اختصاصی به آن ها این فرصت را می دهد که خستگی سال ها کار را دور از چشم کارکنان از تن به در کنند.


استفاده بهتر از فضا

شهر به شهر و کشور به کشور قیمت ساختمان و فضا متفاوت است. در برخی از کشورها و مناطق که زمین محدود است، قیمت ها گزاف تر (مانند کشورهای کوچک صنعتی شرق آسیا) و در برخی مناطق ارزان تر است. (فکر کنید مکان شرکت شما د رحومه تهران باشد). اگر فضای زیادی را به ارزانی خریده اید و می توانید ۳۰ مترمربع فضا به هر کارمند اختصاص بدهید نباید چندان دغدغه استفاده بهینه از فضا را داشته باشید؛ دارندگی و برازندگی. اما اگر فضای محدودی دارید، نباید فضای تان را هدر بدهید. چیدمان های مختلف را برای یافتن بهترین چیدمان امتحان کنید و آشغال (از جمله وسایلیکه شاید ۱۰ سال دیگر به درد بخورند) دور خودتان جمع نکنید.

جریان کار و تعاملات کاری

یکی از اصولی که در طراحی دفتر کار مهم است، درنظر گرفتن جریان کار است. به عنوان مثال، دو نفر از پرسنل که کار یک دیگر را تکمیل می کنند، بهتر است در نزدیکی همب اشند. یا اگر شما ارباب رجوع دارید، بهتر است رعایت راحتی او را بکنید. محل مناسب نشستن برای ارباب روجوع، پیش بینی ازدحام ارباب رجوع و پیش گیری از آن که این ازدحام راه عبور را سد کند و موجب مزاحمت شود و... از مهم ترین ملاحظات در این زمینه هستند.

به خصوص در مواردی که در جریان کار افراد یک شیء فیزیکی جا به جا می شود (مانند خط تولید) در نظر گرفتن جریان کار فوق العاده اهمیت دارد. در این زمینه می توانید از کارکنان کمک فکری بگیرید. از آن ها بپرسید که در چه شرایطی راحت تر کار می کنند. پیشنهاداتی ک از سوی کارکنان می رسد هم در راحت تر کار کردن و آسایش خود آن ها موثر است و هم باعث می شود اتلاف ها کاهش یابد و بنگاه راندمان بیشتری داشته باشد.

نظارت بهتر

چند سال پیش سازمانی بودم که کارمندان آن هر دو نفر در اتاق جداگانه ای کار می کردند. ارباب رجوع هم نداشتند. آن سازمان ناهار هم به کارکنان خود می داد و همراه با ناهار دوغ هممی داد: می توانید حدس بزنید که بعد از ناهار چه وضعی در اتاق ها حاکم بود؛ اگر تلفن همراه تان زنگ می خورد، باید آرام حرف می زدید که کارکنان بدخواب نشوند. طبیعتا چنین وضعی مطلوب کسب و کارهایی که برای بالابردن یک درصد بهره وری می جنگند، نیست. بدیهی است که یکی از مهم ترین مزایای دفتر باز، نظارت و کنترل بهتر توسط مدیران است.

حتی امروزه در بیش تر شرکت ها اتاق اختصاصی مدیران را نیز با دکور شیشه ای از سالن کار کارمندان جدا می کنند که مدیران بتوانند حین جلسات هم نیم نگاهی به کارمندان شان داشته باشند. یکی دیگر از ترفندها برای افزایش بهره وری هم افزایش نظارت متقابل کارکناناست، به این معنا که اگر فضای اداری طوری طراحی شده باشد که دو نفر از کارکنان بتوانند کار کردن یکدیگر را مشاهده کنند (مثلا صفحه کامپیوتر همدیگر را ببینند، یا این که ببینند دیگری چه کتابی می خواند) در بسیاری اوقات این نظارت متقابل می تواند تا حدی جایگزین نظارت مدیران شود.


راحتی و رضایت کارکنان

در طراحی فضای اداری باید به راحتی و رضایت کارکنان هم توجه شود. کارکنان ساعت های طولانی از عمر خود را در محل کار می گذرانند و اگر راحتی و رضایت کافی از محل کارکردن خود نداشته باشند، برای سازمان نیز عواقب نامطلوبی خواهدداشت. بنگاه باید به حریم افراد احترام بگذارد. میزها نباید آن قدر به یکدیگر نزدیک باشند که افراد حین کار کردن معذب باشند (به عنوان مثال گاهی صندلی افراد با فاصله کمی پشت به یکدیگر است و وقتی یک نفر می خواهد جا به جا شود یا کش و قوسی به بدن خود بدهد با همکارش برخورد می کند). در مورد کارکنان زن نیز بهتر است، ملاحظات ویژه ای درنظر گرفته شود؛ طراحی نامناسب فضای کار می تواند فضای اداری ناراحتی برای زنان ایجاد کند.

ممکن است شما محل استراحتی برای مردان درنظر نگرفته باشید، اما در نظر گرفتن محل استراحت برای زنان (به خصوص وقتی که فعالیت فیزیکی خسته کننده انجام می دهند) می تواند رضایت آنان را بسیار افزایش دهد. درنظر گرفتن فضای مناسب برای آشپزخانه و ناهارخوری ضروری است. همین طور وقتی کارکنان شما ساعت ها پشت میز و کامپیوتر می نشینند درنظر گرفتن فضای مبله شده ای که بتوانند چند دقیقه استراحت کنند، با یکدیگر گفت و گو کنند و روزنامه بخوانند برای سلامتی و افزایش رضایت آنان مهم است.

فضای اداری مناسب فقط بر روحیه کارکنان موثر نیست و حتی ممکن است نامناسب بودن فضا سلامت آنان را نیز تهدید کند. به همین دلیل در برخی از کشورها ضوابطی برای محل کار افراد وجود دارد. به عنوان مثلا، در انگلستان مقررات می گوید که فضای اتاق را وقتی کاملا خالی است محاسبه کنید، تقسیم بر تعداد کارکنانی که در آن اتاق حضور دارند بکنید، حداقل باید به هر نفر از کارکنان ۱۱ متر مکعب برسد. به عنوان مثال اتاقی که در آن سه نفر کار می کنند باید حداقل ۳۳ مترمکعب فضا داشته باشد و اگر ارتفاع سقف ۲.۵ متر باشد، حداقل باید ۱۳.۲ مترمربع مساحت اتاق باشد. البته این رقم حداقل است و حتی ممکن است چیدمان نامناسب و پرکردن اتاق از تجهیزات باعث شود این مساحت هم کافی نباشد و سلامت فرد آسیب ببیند.

درنهایت باید بگویم که امروز در دنیا سازمان های بزرگ ساختمان های شان را مطابق نیازشان می سازند. هر ساختمان با دقت طراحی می شود و حتی به نماد آن شرکت تبدیل می شود (مانند ساختمان مرکزی بیمه لویدز لندن). شرکت هایی که شعبات و دفاتر نمایندگی زیادی دارند دستورالعمل هایی برای ساخت و چیدمان ساختمان های شان تهیه می کنند و حتی رنگ دکوراسیون شعبات هم از دستورالعمل های واحدی پیروی می کند. در مقابل کسب و کارهای کوچک اغلب در ساختمان های اجاره ای فعالیت می کنند که با فضای آرمانی شان فاصله زیادی دارد. اما حتی همین بنگاه ها نیز می توانند با تامل در فضای فعالیت خود، تغییراتی را به وجود بیاورند که به بهره وری بیش تر و همین طور راحتی بیش تر کارکنان شان بینجامد.