روش هایی برای بهره وری هرچه بیشتر زمان

هفته نامه آسیا:

- نکته اساسی که باید به آن توجه کنیم این است که ما معمولا به صورت تصادفی و پیش بینی نشده از هر کدام از این کارها به سراغ کار بعدی می رویم و بعد از مدتی آن را رها کرده و کار دیگری را شروع می کنیم.

- پیش از یک روز استراحت، می توانید عملکرد فعلی تان را ارزیابی کنید و ببینید که کجا ممکن است بتوانید برای دفعه بعد، اصلاحاتی انجام دهید.

- یک اعتقاد قدیمی می گوید که زمان به خودی خود برابر با پول نیست؛ چرا که اگر اینطور بود، پس همه ما هر ساله مقدار مشابهی پول را به خانه می بردیم چون همه ما هر سال مقدار یکسانی از زمان را در اختیار داریم.


یکی از مهم ترین رموز بهره وری بیشتر زمان و حصول اطمینان از اینکه همیشه در حال تمرکز بر عمل و اقدام مناسب و درست هستیم، استفاده از یک توقف یا گسست و خمیدگی در فرآیند روتین زمان است. این کار کمک می کند که بتوانیم فعالیت های مشابه، روتین و تکراری را شناسایی و دسته بندی کنیم. همچنین این امکان را به ما می دهد که بتوانیم کلیه عملکردها و فعالیت های خود را به طور کلی دسته بندی کرده و متوجه شویم که کدام یک از کارها به عنوان وظایف اجباری و تکلیف روزانه ما هستند یا کدام بخش از عملکردهای ما در راستای تحقق اهداف و شکوفایی استعدادهای شخصی ما قرار دارند.

البته دسته بندی فعالیت های ما به این دو گروه ختم نمی شود بلکه دسته سومی از فعالیت ها هم هستند که به رغم اینکه ممکن است در ابتدا به عنوان وظایف روتین و تکراری و اجباری قلمداد شوند اما در واقع برای دستیابی به اهداف اصلی زندگی ما و به عنوان سنگ بنای عمارت آینده ای که در ذهن داریم، مهم هستند. این فعالیت ها معمولا مربوط به دسته ای از عملکردهای ماست که برای به دست آوردن هر نوع آسودگی، رفاه و آسایش انجام می شود که در این باره بعد از این بحث خواهیم کرد.

اگر کمی عقب تر بایستیم و خود را به عنوان یک شخص ثالث تحت نظر بگیریم خواهیم دید که بخش قابل ملاحظه ای از عملکردهای روزانه ما چه در خانه و چه در محل کار صرف فعالیت های مختلفی که در بالا به آن اشاره شد، می شود و در واقع به طور متناوب بین این سه نوع فعالیت در نوسان هستیم. ممکن است ما در حین کار دقایقی استراحت کنیم یا گشت و گذاری در اینترنت داشته باشیم یا با ایستادن در کنار آب سردکن با همکارانمان صحبت کنیم. یعنی تمام زمانی که ما در اداره یا شرکت محل کار خودت هستیم، صرف انجام کار نمی شود.

از سوی دیگر وقتی در خانه هستیم نیز تمام زمانی که در اختیار داریم صرف استراحت نمی شود. یعنی در زندگی شخصی ما نیز وظایف و فعالیت های متعددی هست که در واقع در راستای همان استعداد منحصر به فرد شخصی ماست؛ یعنی همان کارهایی که ما در مقایسه با دیگران به نحو احسن قادر به انجامش هستیم. اگر شما در خیل افرادی هستید که احتمالا برخی از فعالیت های شغلی خود را نیز در خانه انجام می دهند، حتی اگر آن فعالیت غرق شدن در یکی از پروژه های کاری و فکر کردن به نحوه انجام یکی از کارهای مربوط به شغل تان باشد، مسئله ای که در بالا اشاره شد درباره شما مصداق دارد.

با توجه به توضیحات و مثال های فوق، نکته اساسی که باید به آن توجه کنیم این است که ما معمولا به صورت تصادفی و پیش بینی نشده از هر کدام از این کارها به سراغ کار بعدی مخ رویم و بعد از مدتی آن را رها کرده و کار دیگری را شروع می کنیم.


در هر کدام از این نقل و انتقال ها و عوض کردن کارهای در دست انجام، با توجه به عمق تغییر موقعیت، سرعت، حرکت و شدت انرژی به کار رفته، دور تسلسل افکار و نظم تمرکز ذهنی ما در هر کدام به هم می ریزد و تسلط خود را بر هر کارمان از دست می دهیم. به این ترتیب با گم کردن ترتیب و مسیر افکارمان و رفتن از یک فعالیت به فعالیتی دیگر ممکن است به اندازه راه اندازی و تهیه مقدمات و آماده سازی یک کار طول بکشد. به نظر می رسد راه حل این مسئله بدیهی و واضح باشد. راه حل همان چیزی است که پیش از این با عنوان ایجاد گسست و شکست و توقف در زمان از آن یاد کردیم. یعنی بهتر است انواع معینی از فعالیت را در روزهای معینی انجام دهیم و ترتیب کارها را طوری قرار دهیم که برخی از روزهای هفته اصلا به سراغ برخی از کارها نرویم.

در این صورت روزهایی که شما به انجام کارهای اساسی و مطابق با استعداد منحصر به فرد خود می پردازید، برای شما روزهای تمرکز واقعی خواهد بود. روزهایی که در آنها شما زمان خود را صرف استراحت و به قول معروف شارژ باتری خود می کنید، روزهای آرامش واقعی هستند. روزهایی که شما در آنها وظایفی را انجام می دهید که قرار است برای شما آینده ای همراه با آسودگی و رفاه ایجاد کند، (یعنی فعالیت های روتین و اجباری برای گذران امور)، روزهای آماده سازی، تهیه و تدارک نامیده خواهند شد. دسته بندی کارها بر اساس این سیکل ترکیبی، اهداف بسیار خوبی دارد اما نباید غافل بود که دستیابی به روزی که فقط و فقط روی یک دسته خاص از این فعالیت ها تمرکز داشته باشید، کار بسیار سختی است.

یعنی حتی اگر تلاش زیادی هم به کار برید ممکن است در این سیکل ترکیبی به درصدهایی نظیر ۸۰ درصد به ۲۰ درصد نیز دست یابید که حتی این معادله هم به شما اجازه خواهد داد به درستی بر روی کارهای اساسی زندگی خود تمرکز و تسلط پیدا کنید و ارزش های بسیار بیشتری را در قبال صرف زمان خود ایجاد کنید. بر اساس قاعده فوق روزهای تان به خودی خود مرتب می شوند. شاید بهترین کار این باشد که حداقل در میان روزهای آرامش و تمرکز، یک روز را به آماده سازی اختصاص دهید تا زمانی برای آمادگی ذهنی، احساسی و دادن انرژی به خودتان داشته باشید تا برای کارهایی که قرار است انجام دهید آماده باشید.

پیش از یک روز استراحت، می توانید عملکرد فعلی تان را ارزیابی کنید و ببینید که کجا ممکن است بتوانید برای دفعه بعد، اصلاحاتی انجام دهید. حتی ممکن است دریابید که اگر استراحت تان به هرگونه مراحل خاصی نیاز داشته باشد، می توانید زمان کمی را صرف آماده سازی برای استراحت بعدی تان کنید. روزهای آماده سازی، زمانی برای استراحت، احیای دوباره و خوشگذرانی هستند و این کار برای یک شیوه زندگی سالم کاملا لازم است. روزهای آماده سازی ممکن است بسته به نقطه نظر و دیدگاه شما، بدیهی یا بی معنی و جزیی به نظر بیایند. می دانم که افرادی هستند که کار برایشان مهمتر یا حتی سرگرم کننده تر از انجام هر کار دیگری است اما مسلما شما به زمانی نیز برای انجام وظایف غیر کاری تان نیاز دارید.

یک اعتقاد قدیمی می گوید که زمان به خودی خود برابر با پول نیست؛ چرا که اگر اینطور بود، پس همه ما هر ساله مقدار مشابهی پول را به خانه می بردیم چون همه ما هر سال مقدار یکسانی از زمان را در اختیار داریم! پول توسط ارزشی که شما از زمان تان خلق می کنید، به وجود می آید. مالکیت زمان به شما اجازه خواهد داد تا در زمان کمتر ارزش بیشتری را به وجود بیاورید و بنابراین به شما اجازه می دهد تا پول بیشتری را نیز تولید کند. به این منظور نباید فراموش کرد که استعداد منحصر به فرد شما، استعدادی است که به دلیل ترکیب کاملا خاصی از علایق، تجربیات، توانایی ها و مهارت هایشان، باعث می شود شما بهتر از هر کس دیگری قادر به انجام کارهای خاصی باشید. شغل و ح-رفه شما نیز باید در راستای همین استعداد باشد.

نکته قابل ذکر این است که توجه داشته باشید که زمان تان چگونه در میان فعالیت ها پخش و گسترده شده و سعی کنید راهی را تعیین کنید که با دسته بندی آن فعالیت ها بتوانید روزهای تمرکز و آماده سازی را ایجاد کنید. روزهای استراحت را هم فراموش نکنید! دوست دارید چه کارهایی در روزهای تعطیل انجام دهید؟ چه چیزی واقعا باتری هایتان را مجددا شارژ می کند؟ استراحت جزو اساسی و حیاتی چرخه کار است، پس در موردش خسیس نباشید.

زمانی که شما مالکیت زمان تان را در دست بگیرید و بتوانید وقت خود را کنترل کنید، روزهای زندگی تان هرگز یک شکل نخواهد بود. یکی از بزرگترین چیزها درباره مالکیت زمان این است که این امر مستلزم نظم و ترتیبی است که می تواند تقریبا توسط هر فردی و در هر موقعیتی به کار گرفته شود. در این وضعیت و موقعیت، ابزار و لوازم مالکیت زمان مانند تصمیم گیری درباره اهداف بلند و کوتاه مدت، روزهای تمرکز، روزهای آماده ساز و روزهای استراحت و آسایش، قابل سفارشی سازی برای زندگی تک تک آدم ها هستند. نباید فراموش کرد که هیچ گاه دو نفر زمان شان را به روش مشابه و یکسانی مالکیت نخواهند کرد.

نوشته رابرت استوبرگ، ترجمه: رعنا اشرفی، علی محمد نجاتی