برنامه ریزی شرکتی؛ ماهیت و چالش ها

ماهنامه صنعت و توسعه - سید مجید مهاجرانی: زمانی که یک فعالیت اقتصادی را در قالب یک شرکت طراحی می کنیم لاجرم از سطحی وسیع تر از یک فعالیت اقتصادی سخن می گوییم که نیازمند در نظر گرفتن شاخص های بسیار متنوعی است و معمولا با یک فعالیت اقتصادی بازرگانی یا تولیدی فردی بسیار متفاوت است.

در برنامه ریزی شرکتی به دنبال طراحی سیستمی از نیروهای انسانی و ایجاد ساختاری برای هماهنگی میان منابع و امکانات و ایجاد فرآیندی هستیم که می خواهد یک هدف را به صورت بلندمدت دنبال کند و همزمان رشد و توسعه فعالیت ها را در پی داشته باشد. این موضوع هم چالش هایی را دربر می گیرد و هم تفاوت هایی با مدل کسب و کار (BP) دارد که در ادامه ضمن بررسی ماهیت برنامه ریزی شرکتی به آنها خواهیم پرداخت.

ماهیت برنامه ریزی شرکتی

برنامه ریزی شرکتی فرآیند طراحی نقشه اقدامات اجرایی با هدف افزایش رشد درآمد و سود کسب و کار است. اگرچه شرکت های بزرگ احتمالا کارمندانی (یا دپارتمان هایی) را برای انجام این کار (برنامه ریزی) اختصاص داده اند، صاحبان کسب و کارهای کوچک نیز می توانند با یادگیری مفاهیم اولیه و تلاش برای ایجاد یک طرح جامع، در این زمینه مهارت کسب کنند.

فرآیند

برنامه ریزی موثر، به جمع آوری داده هایی در مورد پیش بینی رشد صنعت و اطلاعاتی در مورد رقبا (نقاط قوت، ضعف و راهبردهایی که به کار می گیرند) نیاز دارد. صاحب کسب و کار کوچک نیز باید درصدد شناسایی و بهره برداری از بهترین فرصت ها برای شرکت خود باشد. او با تجزیه و تحلیل نیازهای مشتریان شروع می کند و چگونگی تولید محصولات و خدماتی را که پاسخگوی نیازهای آنها باشد، تعیین می کند.

او سپس اهداف شرکت را تعیین می کند، که احتمالا شامل اهداف درآمدی و اهداف بهره وری است؛ اهدافی مانند درصد سود ناخالصی که قصد دارد به آن دست یابد. گام بعدی، طراحی راهبردها و اقدامات اجرایی است؛ یعنی گام های مشخصی که مالک کسب و کار و تیم او برای رسیدن به اهداف شرکت باید بردارند.

محصولات نهایی

کسب و کارهای کوچک معمولا یک طرح کسب و کار سالانه تدوین می کنند که شامل بحثی توصیفی از فرصت هایی است که شرکت در نظر دارد آنها را دنبال کند و همچنین راهبردهایی که قصد اجرای آنها را دارد. پیش بینی نتایج مالی (درآمدها، هزینه ها و سود پیش بینی شده شرکت) نیز بخشی از این طرح هستند. برخی از شرکت ها همچنین یک طرح (برنامه) راهبردی جداگانه نیز تهیه می کنند که عمدتا بر راهبردهای شرکت برای شکست رقبا و منطقی که پشت این راهبردهاست، متمرکز است. صاحب یک شرکت نیز می تواند یک برنامه سرمایه ای بلندمدت برای تشریح پروژه های بزرگ شرکت مانند ساخت یک فضای تولیدی جدید تهیه کند.

ارزش

ماهر بودن و به خرج دادن مهارت در فرآیند برنامه ریزی، صاحب یک کسب و کار را قادر می سازد تا قبل از رقبای خود، فرصت های در حال ظهور را شناسایی کند زیرا او به طور مستمر، اطلاعاتی در مورد تغییر در محیط کسب و کار، از جمله تغییر در نیاز مشتریان جمع آوری می کند. برنامه ریزی شرکت را قادر می سازد تا از منابع مالی و انسانی خود خردمندانه تر استفاده کند. راهبردهایی که صاحبان کسب و کار انتخاب می کنند، زمانی بیشترین موفقیت را در پی دارد که بر اساس درک کامل تری از مشتریان و رقبا طراحی شده باشد.

دشواری

نتایج واقعی یک شرکت ممکن است با پیش بینی انجام شده مطابقت نداشته باشد، زیرا پیش بینی بازار اقتصادی کشور و تعیین وضعیت رقبا (پیش بینی ضعف یا قوت آنها در آینده و موفقیت در پیشرد راهبردها) برای صاحب یک کسب و کار بسیار دشوار است. حتی پیش بینی وضعیت بازار هدف شرکت و آمادگی آن برای پذیرش محصولات یا خدمات نیز دشوار است. افزون بر این هزینه معرفی یک محصول جدید یا ورود به بازار جدید، ممکن است به طرز قابل توجهی نسبت به آنچه صاحب کسب و کار پیش بینی کرده بالاتر باشد.

معنادارتر کردن فرآیند

اگر صاحب یک کسب و کار در هنگام تهیه طرح، از اعضای تیم خود، از منابع آنها نیز پرس و جو کند، طرح با ارزش تر (و دقیق تر) خواهد شد. برای مثال، کارکنانی که روزانه با مشتریان در ارتباط هستند، با توجه به مهم ترین نیازهای مشتریان (و اینکه در کدام مرحله، شرکت برای جذب مشتریان بیشتر باید تلاش کند) می توانند اطلاعاتی را در اختیار شرکت قرار دهند.

شرکت هایی که به طور نظام مند، اطلاعاتی را در مورد رقبا جمع آوری می کنند (که هوش رقابتی نامیده می شود) بهتر می توانند تهدیدات ناشی از تغییر راهبردهای رقبا را شناسایی کنند. در صورتی که شرایط کسب و کار به طرز قابل توجهی تغییر کند، مالک کسب و کار باید بازبینی پیش بینی های مالی طرح در طول یک دوره را مد نظر قرار دهد.

چالش های برنامه ریزی شرکتی

موفق ترین مالکان کسب و کار منتظر نمی شوند تا رشد اتفاق بیفتد. آنها در جهت ارتقای محصولات، خدمات و سیستم های عملیات و تحویل کالا یا خدمات برنامه ریزی کرده و گام برمی دارند. این اندیشه پیش نگرانه، نیازمند ترکیبی از تحقیقات، آمار دقیق کسب و کار و غریزه کارآفرینانه است اما در کنار هم قرار دادن این سه عنصر، نیازمند برنامه ریزی متفکرانه و تلاش های مستمر است.

نگهداشت موثر آمارها

یکی از چالش های برنامه ریزی راهبرد کسب و کار، دستیابی به داده های دقیق و به روز شده کسب و کارها از جمله میزان دقیق فروش، گزارش های مالی، بودجه های بخشی و آمار خدمات مشتریان است. برای مثال، داشتن مقدار حجم فروش حتی به تفکیک سال یا فصل کافی نیست. برای برنامه ریزی آینده، باید بدانید که کدام محصول یا خدمت بیشتر حاشیه سود یا بیشترین سود خالص را داشته است. باید کانال های توزیع را بر اساس حجم فروش، هزینه های فروش، حاشیه سود و سود خالص تجزیه و تحلیل کنید. با پیروی از طرح برنامه ریزی شده می توانید گزارش مبسوط و به موقعی به تمام دپارتمان ها ارسال کنید.

تخصص

مهم نیست که برای چه کاری برنامه ریزی می کنید، برای هر چه که برنامه ریزی می کنید، باید چندین دپارتمان را درگیر کنید، برای مثال، اگر قصد دارید کانال توزیع جدیدی اضافه کنید، دپارتمان های فناوری اطلاعات، ارسال و بازاریابی شما درگیر ماجرا خواهند شد. اگر برنامه دارید که هزینه نیروی کار را کم کنید، باید با دپارتمان های تولید، مالی و منابع انسانی رایزنی کنید. در هر زمینه ای که به برنامه ریزی مربوط است، با متخصصان در تعامل باشید، حتی اگر به معنی استخدام یک مشاور یا شرکت پیمانکاری در یک یا چند حوزه باشد.

مالی

بسیاری از برنامه های راهبردی نیازمند پول هستند. حتی اگر برای ایجاد یک طرح جدید، به سرمایه زیادی نیاز نداشته باشید، احتمالا باید با درآمد حاصل از فروش روی آن سرمایه گذاری کنید. اگر از وضعیت گردش مالی، بودجه کلی و بودجه بخش ها، وضعیت مالی و گزارش اعتبارات و وضعیت سود و زیان، اطلاعات دقیق و به روزی در اختیار نداشته باشید، برنامه ریزی راهبردی امری چالش برانگیز خواهد بود. اگر هزینه ها در اختیار خودتان است یک حسابدار حرفه ای استخدام کنید تا به شما در تهیه گزارش های مالی مختلف کمک کند.

تحقیقات خارجی

حتی اگر تمام تاریخچه ها، داده ها، گزارش ها و اطلاعات عملیات داخلی که برای کمک به برنامه های راهبردی مورد نیاز است را در اختیار داشته باشید، نیازمند پیش بینی و داشتن اطلاعات در رابطه با وضعیت بازار و تغییر و تحولاتی که بر کسب و کار شما اثر می گذارد، هستید، رقبای خود را ملاقات کنید یا از مکان هایی که محصولات شان را می فروشند دیدن کنید تا ببینید که چطور محصولات و خدمات شما را با آنها مقایسه می کنند.

وب سایت های انجمن های تجارت، مجلات صنعت یا وبلاگ های حرفه ای را برای یافتن تحقیقات بازار و روندها ملاحظه کنید. برنامه های رضایت مشتریان را اجرا کنید، از مشتریان بالقوه نظرسنجی کنید و برای کمک به محقق کردن ایده هایی که برای شان برنامه ریزی کرده اید، گروه متمرکز (focus groups) تشکیل دهید. مشترک مجلات کسب و کار شوید تا در جریان قانونگذاران بالقوه یا شرایط اقتصادی که می تواند بر برنامه های کسب و کار شما تاثیر بگذارد باشید.

تفاوت برنامه ریزی شرکتی و برنامه ریزی کسب و کار

برنامه ریزی برای موفقیت شرکت ضروری است. موفقیت شرکت به یک برنامه ریزی شفاف و قاطع بستگی دارد. البته فروش قوی و حفظ مشتری است که افزایش سود را به وجود می آورد. با این وجود افزایش فروش و حفظ بهتر مشتری، محصول برنامه ریزی کسب و کار است که در پشت صحنه اتفاق می افتد. از میان انواع برنامه ریزی ها که کسب و کارها استفاده می کنند، برنامه ریزی کسب و کار و برنامه ریزی شرکتی، متداول ترین ها هستند.

برنامه ریزی کسب و کار

برنامه ریزی کسب و کار بر راهبردهایی که کسب و کار برای محقق کردن اهداف و ماموریت های خود استفاده می کند، تمرکز می کند. برنامه ریزی کسب و کار شامل جزییاتی در خصوص عملیات کسب و کار، محصولات و خدمات و راهبردهای بازاریابی مرتبط با صنعت است. این فرآیند راهبردهای عملیاتی را از دیدگاه کوتاه مدت و بلندمدت تشریح می نماید و بر فعالیت های کلی کسب و کار شرکت تمرکز دارد. برنامه ریزی کسب و کار، راهبردهای اختصاصی کارکنان را شناسایی نمی کند، بلکه راهبردهای صنعت را مد نظر قرار می دهد.

برنامه ریزی شرکتی

برنامه ریزی شرکتی به راهبردهایی که کارکنان باید برای محقق ساختن اهداف و ماموریت های شرکت انجام دهند، معطوف است. این نوع برنامه ریزی که به عنوان برنامه ریزی راهبردی هم شناخته می شود، بر مسئولیت ها و رویه های کارکنان تمرکز دارد. برنامه ریزی راهبردی هم مانند برنامه ریزی کسب و کار به نگرش کوتاه مدت در رابطه با ماموریت های شرکت، نقاط قوت و نقاط ضعف آن نیاز دارد.

هر چند، برنامه ریزی شرکتی، فرآیند گام به گام کسب و کار (نظیر گام های واقعی که کارکنان برای مقابله با چالش ها باید بردارند، یا آموزش کارکنان و چگونگی دستیابی به دستاوردها) را شناسایی می کند. برنامه ریزی شرکتی، همچنین اهداف مشخص و قابل اندازه گیری را در چارچوب زمان مشخص تعریف می کند.

وابستگی متقابل

برنامه ریزی کسب و کار و برنامه ریزی شرکتی به هم وابسته هستند. اگرچه برنامه ریزی کسب و کار می تواند بدون برنامه ریزی شرکتی تدوین شود اما با برنامه ریزی شرکتی است که اهداف طرح کسب و کار بیشتر قابل دستیابی می شوند. برنامه ریزی شرکتی نیز مانند برنامه ریزی کسب و کار می تواند بدون طرح کسب و کار ایجاد شود هر چند بدون برنامه ریزی کسب و کار، اهداف کلی و ماموریت های کسب و کار شفاف نیستند. بنابراین، برنامه ریزی کسب و کار ناقص باقی می ماند.

تاثیرات و فواید

فواید برنامه ریزی شرکتی و کسب و کار بسیار است. نه تنها فرآیند برنامه ریزی به موفقیت کسب و کار کمک می کند بلکه به کسب و کار کمک می کند تا جهات جدید و تغییرات مورد نیاز را نیز تعیین کند.تجزیه و تحلیل دقیق می تواند به تشخیص سریع مسائل و خطرات بالقوه منتج شود و همچنین به شرکت کمک می کند تا به سرعت با نیازها و تقاضاهای مشتریان منطبق شود.

ملاحظات

برنامه های کسب و کار و راهبردی می توانند به صورت دوره ای مورد بازبینی قرار گیرند. این برنامه ها باید مورد بازبینی قرار بگیرند تا موقعیت کنونی شرکت با آنچه در برنامه آمده و پیش بینی شده بود، مقایسه شود. در صورت نیاز باید تغییراتی صورت بگیرد تا فعالیت های واقعی کسب و کار با برنامه های تعریف شده مطابقت پیدا کند. با تجزیه و تحلیل تغییرات مورد نیاز، باید محیط و روندهای صنعت و همچنین ثبات اقتصادی، تقاضای مشتری و نیازهای کسب و کار در نظر گرفته شوند.

تعدیل برنامه های راهبردی و کسب و کار، باید تحرکات یا تغییراتی را که کسب و کار تلاش می کند تا آنها را پیاده کند، مشخص نماید و چارچوبی برای راهبردهایی که کارکنان برای تحقق اهداف و ماموریت های شرکت از آن استفاده خواهند کرد مشخص نماید.