شش حُقه برای صرفه ‎جویی در زمان

وب‌سایت خلاقیت - شادی حسن پور: افراد موفق بهترین نکات برای داشتن کارایی بالا را با یکدیگر در میان می‎گذارند. بنابراین شما می‎توانید هوشمندانه‎تر عمل و آن را کامل کنید. این من هستم و به نحوی کار می‎کنم که انگار پانصد کار را به تنهایی و در یک روز انجام می‎دهم. من دریافته‎ام که چگونه می‎توانم کارهای مختلفی را به افراد دیگر محول کنم اما با این حال کارهای بسیاری باقی مانده که باید انجام‎شان دهم. آیا میان‎برهایی وجود دارد تا زمان خود را به حداکثر برسانم و کماکان از آنچه دوست دارم نیز لذت ببرم؟

این یک چالش جهانی‎ست: انجام همه کارها با احساسی خوب و سالم. من از چند تن از دوستانی که تحسین‎شان می‎کردم خواستم تا مفیدترین نکات صرفه‎جویی در زمان را که باعث می‎شود شما در مورد چگونگی چارچوب‎بندی روزانه و رسیدگی به کارهای‎تان مجددا فکر کنید، با من در میان بگذارد.

1. ساعت بدن‎تان را دنبال کنید. دایان وایت سال‎ها با نوشتن سخنرانی‎های روابط‎عمومی‎اش در ابتدای صبح مشکل داشت. بعدا متوجه شد که او فردی نیست که بتواند کارهایش را در صبح انجام دهد. خلاقیت او شب‎ها فعال می‎شد. بنابراین او مجددا برنامه روزانه‎اش را چارچوب‎بندی کرد تا خلاقیتش را به حداکثر برساند؛ کاری که خسته‎اش نمی‎کرد و ساعت‎های بی‎شماری از تلاش‎های بی‎فایده را برایش صرفه‎جویی کرد. وایت، مالک همایش‎های روابط‎عمومی دایان وایت می‎گوید: «من سخنرانی‎هایم را عصر مینوشتم، آن‎ها را به صورت پیش‎نویس رها می‎کردم و تنها کاری که در صبح انجام می‎دادم بازخوانی و تایید آن‎ها بود. سپس آن‎ها را ارسال می‎کردم.»

نتیجه: ساعت یا ساعاتی از روز را پیدا کنید که بهترین عملکرد را در آن‎ها دارید. مهم‎ترین کارهای‎تان را در آن ساعات انجام دهید و برنامه خود را طبق آن‎ها بچینید.

2. یک اپلیکیشن برایش پیدا کنید. یکی از دوستانم به عنوان مالک یک شرکت بازاریابی در ابتدا از یک لیست کاغذی برای مدیریت زندگی‎اش، از جمله قرارهای تجاری، قرارهای ملاقات دوستانه و فعالیت‎های دانشگاه استفاده می‎کرد. زمانی که آن کاغذها زیاد شد، او تمام اطلاعات را به تقویم رومیزی‎اش منتقل کرد. اما او فقط می‎توانست در محل کار به آن‎ها دسترسی داشته باشد، چیزی که برای هر پدر و مادر پُرکار و مالک هر شرکتی سرخوردگی به بار می آورد.

راه حل او: او کار و زندگی خانوادگی‎اش را به وسیله یک گوشی هوشمند مدیریت کرد.

او می‎گوید: «برنامه مایکروسافت OneNote زندگی مرا نجات داد. می‎توانم با آن یادداشت‎برداری کنم، مطالب وبلاگم را بنویسم، مطالب نشریه را پیش‎نویس کنم و لیست خواروبار را در گوشی‎ام بنویسم. من در لپ‎تاپ یا تبلتم به تمام آن مطالب دسترسی دارم. این راه حل من برای مدیریت زندگی‎ام به عنوان یک مادر است.»

3. اعداد و بدن‎تان را هماهنگ کنید. دنی بکرمن، خالق JARS، دسرهای لایه‎ای در شیشه که زینت همایش‎های برگزار شده توسط افرادی مانند دیان فون فورشتنبرگ، هلمت لانگ و تیفانی و همکاران بود، می‎گوید که یک حرکت نزولی برای شرکت باکلاسش وجود داشت: درست‎کردن هزاران شیرینی در هر هفته نیازمند زمان و تمرکز شخصی‎ست. علاوه بر این، احاطه شدن توسط شیرینی‎های شکری تناسب اندام او را تهدید می‎کرد.

بکرمن در روزهایی که نمی‎توانست به باشگاه برود، به جای این که تمریناتش را فدای وقتش کند، در همان آشپزخانه تجاری‌‌اش نرمش‎هایی روی شکم و بشین پاشو انجام می‎داد. او می‎گوید: «گاهی من فقط بلند می‎شوم و ده بار نرمش می‎کنم، معمولا این کار را همزمان با کاری مرتبط با کسب‎وکارم انجام می‎دهم. افرادی که با من کار می‎کنند فکر می‎کنند که من کمی دیوانه هستم، اما حداقل تناسب‎اندامم را حفظ می‎کنم.»

شرط می‎بندم که اگر کمی فکر کنید می‎توانید در هنگام حرکت نیز کمی ورزش کنید.

4. در خلال کارهای روزانه چندکاره باشید. کولین موک، بنیانگذار بیبی‎بی‎هیپ، یک خرده‎فروش آن‎لاین در زمینه وسایل کودک، به بسیاری از درخواست‎های مادران کارآفرین پاسخ می‎داد که ذهن او را مشغول می‎کرد. این مادر که چهار فرزند دارد متوجه شد که بیشتر از آن که به کسب و کارش رسیدگی کند دارد به آن‎ها کمک می‎کند: «استفاده خوبی از زمانم نمی‎کردم. اما نمی‎خواستم پاسخ منفی بدهم.»

سپس او در مورد زمانی که برای رساندن و برگرداندن کودکانش از فعالیت‎های مختلف ورزشی صرف می‎کرد فکر کرد: «من چهار روز عصر در هفته را در ماشین سپری می‎کنم. خب می‎توانم زمانی را که در خودرو به تنهایی رانندگی می‎کنم به دیگران اختصاص دهم. این راه حلی عالی‎ست.»

همه ما دقیقه‎های بی‎استفاده داریم؛ زمان بیکاری خود را مشخص کنید و آن را به کاری خارج از لیست وظایف‎تان اختصاص دهید.

5. در زمان‎های کوتاه به نوشتن مشغول شوید. من دوست دارم افکارم را بنویسم، اما این کار به نظرم کار به شدت فشرده‎ای‎ست. من فرصت آن را نداشتم که هر شب چند صفحه در مورد افکارم بنویسم. راه حل من این است: من فقط یک جمله می‎نویسم که خلاصه روزم باشد؛ یک پستی یا بلندی، یک لحظه خاص، یا شاید تنها یک چیز کوچک که باعث ایجاد احساسی عالی در من شد. حتی با این نوشتار خلاصه نیز می‎توانم به گذشته و افکارم بنگرم و نگرش‎های مهم تجاری و شخصی در رابطه با احساس و دستاوردهای انگیزه بخش به وجود بیاورم. شما نیز می‎توانید این کار را انجام دهید.

اکنون با خرید یک دفترچه زیبا شروع کنید و رویکرد یک فکر، یک جمله، یک دیدگاه را اجرا کنید.

6. به تفریح نیز برسید. بسیاری از مالکان کسب‎و‎کار تفریحات را کنار می‎گذارند؛چون فکر می‎کنند وقتی برای آن ندارند. اما همه ما به سرگرمی‎های خلاقانه احتیاج داریم. الانا برینس به بافندگی و قلاب‎بافی علاقه دارد اما او به عنوان مالک پُرکار شرکت دوخت لباس کینگزآوکول که با ستاره‎ها سر و کار دارد، وقت زیادی برای قلاب‎بافی ندارد.

راه حل او چنین است: «من تصمیم گرفتم که یک شال ببافم و هر شب فقط ۵ تا ۱۰ رج ببافم. این یک هدف قابل دستیابی‎ست؛ بنابراین من هرگز احساس گناه نمی‎کنم و زمانی که بعد از یک سال یا هرچقدر زمان که طول بکشد این شال تمام شود، انگار که نشان‎دهنده آن دوره زمانی‎ست که من به بافت آن مشغول بودم. بدین شکل این شال برایم معنای بیشتری خواهد داشت.»