دورکاری و این همه مزایا!

وب‌سایت چطور - کامیار خدایاری: ماه گذشته با مدیر منابع انسانی قبلی مجموعه، در یکی از کنفرانس‌ها صحبتی داشتم. در میان صحبت‌هایمان اشاره کرد که پیدا کردن متخصص امنیت سایبری برایش دشوار بوده است. تعجب نکردم! چرا که در حال حاضر افراد با استعداد در زمینه‌ی امنیت سایبری کمیاب شده‌اند. تأسف می‌خورد و می‌گفت: «فردی را پیدا کردم که فوق‌العاده بود، اما متأسفانه در تهران زندگی می‌کرد و تمایلی نداشت که به گروه امنیت سایبری ما در مشهد بپیوندد.»

اولین کلمه‌ای که به ذهنم آمد را به او گفتم: «عالی است! دورکاری، تنها و در عین حال بهترین راه‌حل این مشکل است.»

استخدام شخصی که قرار است از راه دور با مجموعه‌ی شما کار کند برای سه گروه منفعت خواهد داشت:

۱. مجموعه‌ی شما؛ با این کار فاکتور موقعیت را که یک عامل محدودکننده به شمار می‌آمد حذف کرده‌اید و به استعدادهای سراسر جهان در زمینه‌های مختلف دسترسی دارید.

۲. مسئولان استخدام؛ آنها این فرصت را خواهند داشت تا گروهی با نیروهای متنوع در اختیار داشته باشند. تقریباً همه‌ی ما این را قبول داریم که اگر افراد با پیشینه و تخصص‌های مختلف را کنار هم گرد آوریم، به اطلاعات تازه‌ای دسترسی خواهیم داشت و دیدگاه‌های متنوعی را تجربه خواهیم کرد.

۳. کارمند؛ می‌تواند هرجا که می‌خواهد زندگی کند، نزدیک خانواده‌ی خود باشد و حتی در شهری اقامت کند که آب‌وهوایش را دوست دارد!

بیشتر سازمان‌ها اذعان دارند که نسبت به گذشته درباره‌ی تیم‌های مجازی ذهنیتی بازتر دارند، اما هنوز همان فرآیند قدیمی استخدام را در شهر خود و سراسر جهان پیش می‌گیرند. حضور در محل کار! برای تغییر این رویکرد، موانعی در ساختار، فرهنگ و طرز تفکرمان وجود دارد.

از لحاظ ساختاری، بسیاری از مجموعه‌ها سلسله مراتبی باقی مانده‌اند. کماکان به جای اینکه تصمیم‌ها از تیم‌هایی کوچک و مستقل گرفته شوند، از مقامات بالا گرفته شده و به مراتب پایین‌تر اعلام می‌شود.

از لحاظ فرهنگی، ملاقات‌های رو در رو هنوز هم نماد باروری و نتیجه‌بخشی محسوب می‌شوند. می‌خواهید کاری را به پایان رسانید؟ دور یک میز بنشینید و تمامش کنید!

و حالا، سرسخت‌ترین این موانع، طرز تفکر ماست! بسیاری از رهبران سنت‌گرا به کارمندان خود این‌قدرها هم آزادی عمل نمی‌دهند. چرا که نگران از دست دادن کنترل خود بر روی کارمندان‌شان هستند.

دیگر نمی‌شود این‌گونه کار کردن را دیکته کرد. در دسترس نبودن استعدادها در تخصص‌های فنی مشخص، نظیر امنیت و علم داده‌ها یکی از دلایل این امر است. دلیلی همه‌گیرتر آن است که بایستی موقعیت را به عنوان عامل محدودکننده کنار بگذاریم تا شرکت‌ها آزادی عمل داشته باشند، استعدادهایی جهانی را جذب مجموعه خود کنند و قادر به حفظ آنها باشند. چگونه می‌شود به‌جای اینکه برای تیم‌های مجازی استثنا قائل شویم، آنها را در مجموعه خود جا بیندازیم؟ چه فرآیندی باید در محل کار خود برپا کنیم تا بتوانیم آن متخصص امنیت سایبری در مشهد را استخدام کنیم؟

۱. هنگام مصاحبه برای استخدام، عمیق‌تر کند و کاو کنید


مهم نیست چقدر این فرآیند سخت و پیچیده است. معمولاً شرکت‌ها سؤالاتی برای مصاحبه با متقاضی استخدام طرح می‌کنند تا تجربه و تطبیق‌پذیری او را بسنجند. به عبارتی، می‌خواهند دریابند که این شخص مهارت لازم برای موفقیت و طرز فکر مورد نیاز برای پیشرفت در فرهنگ‌سازمانی موجود را دارد یا خیر. برای استخدام کارمندی که قرار است از راه دور با شما کار کند، باید عمیق‌تر کندوکاو کنید.

مجموعه‌ی بعدی سؤالاتی که خواهید پرسید باید برآورد کند که شخص مورد نظر شما مستقل، به اندازه‌ی کافی مشتاق و اهل کار تیمی هست یا خیر. این فرد باید انعطاف‌پذیر بوده، مایل به سفر باشد و بداند که کماکان این دفتر اصلی سازمان است که کارها را سر و سامان می‌دهد. علاوه بر این، مهم‌ترین فاکتوری که این شخص باید داشته باشد تجربه‌ی کاریِ موفقِ از راه دور در گذشته است. دریابید که در گذشته چگونه از راه دور کار می‌کرده و موفق بوده است.

۲. توانایی‌های رهبری‌ فرد متقاضی را بسنجید


سبک رهبری شخص متقاضی استخدام را در نظر داشته باشید و ببینید که چگونه خود را به نمایش می‌گذارد. افراد برای اینکه بتوانند از راه دور نظر شما را جلب کنند باید در میان این جمعیت انبوه بایستند و از ایده‌ها و افکار خود دفاع کنند. علاوه بر این، سازمان شما نه تنها باید متقاضی استخدام را کاملاً زیر نظر داشته باشد، بلکه باید مدیری که گزارش این شخص را دریافت می‌کند هم مورد بررسی قرار گیرد. کارمندانی که از راه دور کار می‌کنند نیاز به شخصی دارند که بدون در نظر گرفتن محل زندگی، از آنها حمایت کند. آیا چنین شخصی تجربه و پویایی لازم برای رهبری تیم‌های مجازی شما را دارد؟ آیا این شخص برای نتایج تیم مجازی خود ارزش قائل است؟ آیا این شخص پاداش خود را موفقیت تیم خود می‌داند؟

۳. روی روابط خود حساب باز کنید

اخیراً با جمعی از مدیران پویا ملاقات داشتم که کسب‌وکاری را در سه شهر مختلف مدیریت می‌کردند؛ تهران، مشهد و کرمان. این تیم مستقر در سه شهر متفاوت عملکردی پربازده و همکاری تیمی بسیار خوبی دارند. اما، این سه چگونه از پس این کار برآمدند؟ آنها به یکدیگر احترام می‌گذارند و مرتب با هم در ارتباط هستند.

در وهله‌ی اول، زمان گذاشته‌اند و با یکدیگر رابطه‌ای مستحکم برقرار کرده‌اند. آنها همدیگر را کاملاً درک می‌کنند و حالا به مرحله‌ای رسیده‌اند که جملات یکدیگر را تکمیل می‌کنند! دست در دست هم مسائل را حل‌وفصل می‌کنند و دائماً از پشت تلفن یا با تماس تصویری در ارتباط هستند. سال‌های سال است که این سه همراه با هم هستند و کارشان رونق گرفته است، چرا که روی رابطه‌ی خود با یکدیگر حساب باز کرده‌اند.

۴. تدارکات مورد نیاز را فراهم آورید

سامان‌دهی نیروها از راه دور برای رسیدن به موفقیت نیاز به توجه به زیرساخت و پشتیبانی فناوری اطلاعات دارد. آیا کارکنان شرکت شما می‌توانند به‌راحتی با گوشی یا کامپیوتر خود در ارتباط باشند و کنفرانس آنلاین تشکیل دهند؟ آیا تک‌تک اعضای تیم شما برای استفاده از ابزارهای کار تیمی احساس رضایت و راحتی می‌کنند؟ آیا داده‌هایی که در تیم مجازی شما ردوبدل می‌شود امنیت کامل دارند؟ و اینکه آیا تمامی اعضای تیم شما از فرآیندها و مقررات ایمنی شرکت آگاهند؟ در مجموعه‌ی سیسکو، از تکنولوژی بهره می‌گیرند تا ارتباطات‌شان تا حد ممکن پویا باشد. با در نظر گرفتن تفاوت در فرهنگ و زبان، اگر یکدیگر را با ارتباط ویدئویی شفاف و مطمئن ببینند، تعاملی عمیق‌تر با یکدیگر خواهند داشت.

قبل از اینکه بخواهید شروع به استخدام کنید، بدانید چه زمانی نمی‌توان این‌گونه افراد را استخدام کرد! برخی موقعیت‌های شغلی موقعیتی ثابت دارند. در برخی از شرکت‌ها، مدیر فروش حتماً باید نزدیک به مدیرعامل مشغول به کار باشد. در مورد دیگر موقعیت‌های شغلی حیاتی، مهم است که شخص برای تعامل رو در رو در دسترس باشد.

هنوز، می‌توانم دلایل بیشتری بیاورم که نشان می‌دهد دورکاری بیشتر از اینکه به یک قانون در شرکت‌ها بدل شود جزو موارد استثناست. از بین بردن موانعی فرهنگی و روانی که استخدام مستعدترین افراد در سراسر جهان را غیرممکن کرده بود، چشمان‌مان را به روی مزیت‌های محیط کاری پویاتر باز خواهد کرد.