کار خود را در ۷ مرحله برون‌سپاری کنید

روزنامه جام‌جم: این روز‌ها با پیشرفت کسب‌وکار‌های مختلف و ایجاد مجموعه‌های خدمات‌رسانی، هیچ کسب و کاری از صفر تا صد کارهایش را به تنهایی انجام نمی‌دهد. بیشتر کسب‌وکار‌ها فارغ از میزان رشدشان نیاز دارند برخی از کار‌ها و فرآیند‌ها را برون‌سپاری کنند.

برون‌سپاری گاهی اوقات به یکی از گردنه‌های مهم برای رشد و توسعه کسب‌وکار تبدیل می‌شود. همان‌قدر که می‌تواند اوضاع کسب‌وکار را به طور شگفت‌آوری متحول کند، می‌تواند موجب زمین خوردن کسب‌وکار نیز بشود.

اما این مرحله از کسب‌وکار نیز مانند همه مراحل دیگر نکاتی دارد که به‌راحتی قابل یادگیری و به‌کارگیری است. فقط کافی است پیش از برون‌سپاری حواس‌تان را خوب جمع کنید و برخی نکات را مد نظر قرار دهید. در ادامه هفت نکته مهم و ضروری که باید پیش از کار کردن با هر فرد یا مجموعه دیگری در نظر بگیرید را بررسی خواهیم کرد. گاهی اوقات برون‌سپاری موفق می‌تواند شما را چند پله به هدف نهایی نزدیک‌تر کند.

کاملا شفاف باشید

زمانی که با شرکت یا فردی که می‌خواهید با او همکاری کنید، مذاکره می‌کنید باید کاملا واضح و شفاف خواسته خود را مطرح کنید. این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که بخواهید با فردی خارج از کشور با زبان مادری دیگر همکاری کنید. در این حالت باید حتما مطمئن شوید که در مذاکرات‌تان منظور خود را به صورت دقیق و واضح دریافت کرده باشد. اگر نتوانید خواسته خود را به صورت مشخص و دقیق مطرح کنید، در پایان کار نتیجه‌ای بسیار متفاوت با آنچه در ذهن‌تان بوده دریافت خواهید کرد.

گاهی اوقات کارآفرینان، زمانی که تصویر مبهمی از آنچه می‌خواهند در ذهنشان دارند و حتی نمی‌دانند چطور باید این ایده را عملی کنند سراغ برونسپاری می‌روند و انتظار دارند آن فرد بتواند جا‌های خالی ایده‌شان را به درستی براساس چیزی که در ذهنشان هست تکمیل کند.

این موضوع را فقط می‌توانید از کارمندان تمام وقتتان انتظار داشته باشید. زیرا به‌دلیل حضورشان در مجموعه تا حد زیادی با دیدگاه کلی و ایده‌های شما آشنایی دارند و از طرفی، چون در نزدیکی شما هستند، هر لحظه که کارشان از مسیر مورد انتظارتان خارج شود، می‌توانید نظارت مستقیم بر روند انجامش داشته باشید و به موقع آن را اصلاح کنید.

کارمندان تمام‌وقت هر روز در دفتر کار هستند و می‌توانند بازخورد کارشان را مداوم در طول کار بررسی کنند. از طرفی با شیوه عملکرد مجموعه و قوانین انجام کار‌ها به خوبی آشنا هستند. اما افرادی که به صورت قراردادی کار خاصی را برایتان انجام می‌دهند، توجهی به این جزئیات ندارند. آن‌ها فقط همان کاری را انجام می‌دهند که از آن‌ها به صورت مشخص خواسته شده است. اگر این افراد بخواهند خودشان جا‌های خالی در ایده شما را تکمیل کنند ممکن است مسیر را به صورت کامل تغییر بدهند و حتی شما را از هدف نهایی دور کنند، زیرا دیدی نسبت به کلیت عملکرد کسب‌وکارتان ندارند.

همیشه جزئیات کاری را که می‌خواهید برونسپاری کنید مرحله به مرحله یادداشت کرده و آن را به صورت مکتوب به فردی که قرار است با شما همکاری داشته باشد تحویل بدهید و مطابق همین جزئیات کار را از او تحویل بگیرید.

کار را به فرد مناسب بسپارید

براساس حرف کسی کاری را به فرد یا مجموعه‌ای که نمی‌شناسید برون‌سپاری نکنید. در این مورد نیز باید به همان میزانی دقت کنید که برای استخدام کارمندان تمام‌وقت‌تان سختگیری می‌کنید. کار‌هایی که پیش از این انجام داده‌اند، می‌تواند منبع خوبی برای آگاهی از کیفیت کار باشد. شرح وظایف و جزئیات کاری را که می‌خواهید به‌خوبی روشن کنید.

حتی اگر می‌توانید پروژه کوچکی را به‌عنوان نمونه کار پیش از آن که هزینه و وقت زیادی را صرف کنید به او بسپارید و به نوعی امتحانش کنید. اگر نتیجه نهایی با آنچه دنبالش هستید مغایرت داشت، بیشتر از این زمان‌تان را از دست ندهید و به دنبال فرد مناسب‌تری باشید. هرچه سریع‌تر از ناکارآمدی فرد یا شرکت مطلع شوید، ضرر کمتری به کسب‌وکارتان وارد می‌شود. اگر این فرد را یکی از آشنایان یا دوستان نزدیکتان معرفی کرده باشد، به هیچ عنوان نباید خودتان را در معذوریت قرار دهید، زیرا می‌تواند آسیب‌های جدی به کسب‌وکارتان وارد کند.

بیشتر کارآفرینان هنگام انتخاب فردی برای برون‌سپاری کار دقت کافی نمی‌کنند که این فرد چقدر سرش شلوغ است؟ آیا جایی کار ثابت دارد؟ در حال حاضر چند پروژه در دستش برای انجام دارد؟ گاهی اوقات یکی از دوستان‌تان ممکن است با فردی آشنایی داشته، اما او را از لحاظ کاری امتحان نکرده باشد؛ بنابراین بر اساس دوستی و آشنایی کارتان را به فردی نسپارید که به خوبی بررسی نکرده‌اید.

منظم و با قاعده پیش بروید

بسیاری از کارآفرینان زمانی که می‌خواهند با فرد یا مجموعه‌ای وارد مذاکره کاری شوند، از مشاوران خبره کسب‌وکار کمک نمی‌گیرند. مهم نیست قرار است کار را به کسی در آن سوی دنیا بسپارید یا دفتری در آن سمت خیابان! در بیشتر مواقع کارآفرینان به دلیل این‌که کسی که قرار است بخشی از خدمات را انجام دهد کارمند تمام‌وقت‌شان نخواهد بود یا قرارداد کوتاه‌مدتی خواهد داشت دقت کافی برای انتخابش به خرج نمی‌دهند یا در برخی مواقع پیش از شروع کار به میزان کافی با او مذاکره نمی‌کنند. این بی‌توجهی می‌تواند موجب ارتباط حداقلی میان شما و فردی که کار را به او سپرده‌اید، شود. در نتیجه ممکن است تفاوت فاحشی میان کاری که خواسته شده با کاری که تحویل می‌شود، ایجاد شود.

شاید در ابتدا به این موضوع فکر نکنید، اما حتی تفاوت زبانی و فرهنگی نیز می‌تواند تأثیر بسیار زیادی بر انتقال ناقص خواسته به فردی داشته باشد که قرار است آن را انجام دهد.
از طرف دیگر به دلیل این که افرادی که قرار است کاری را انجام دهند در شرکت و نزدیک‌تان نخواهند بود، ممکن است نظارتی بر روند انجام کار، کیفیت و سرعتش نداشته باشید.

این موضوع می‌تواند در ادامه مشکلات زیادی به همراه داشته باشد. سعی کنید به طور پیوسته روند انجام مراحل حساس و مهم را بررسی کنید. در این صورت اگر آن فرد در میان راه دچار اشتباهی شود یا نیاز باشد تغییری در طرح اولیه خود ایجاد کنید، می‌توانید در همین مرحله با هزینه کمتر و سرعت بیشتر انجام دهید.

در ارتباط باشید

در طول انجام فرآیند با همکارتان در ارتباط باشید. در مورد هر مرحله با هم گفتگو کنید و به جمع‌بندی برسید. می‌توانید برای ایجاد ذهنیت مناسب‌تر در صورت امکان محصول مشابهی را مثال بزنید. این کار مانند ساختن یک خانه است. زمانی که می‌خواهید به معماری بگویید خانه‌ای برایتان بسازد، تصویری از خانه‌های مورد علاقه‌تان را به او نشان می‌دهید. در این مورد هم باید سعی کنید تا جایی که می‌توانید ذهنیتی از آنچه مد نظرتان است را برای همکارتان ایجاد کنید.

هرچقدر بتوانید واضح‌تر و شفاف‌تر خواسته خود را مطرح کنید، احتمال رسیدن به خواسته‌تان در پایان کار بیشتر خواهد شد. برای مثال اگر کسی قرار است طراحی وبگاهتان را انجام دهد، سعی کنید دو یا سه وبگاهی را که طراحی و عملکردشان مطابق سلیقه و خواسته شماست به طراح وبگاه نشان دهید.

زمان تحویل را دقیق مشخص کنید

زمان‌بندی دقیق انجام مراحل کار و زمان تحویل نهایی اهمیت زیادی دارد. وقتی همه چیز براساس زمان‌بندی منطقی و دقیق پیش برود، هر دو طرف با هم صادق خواهند بود و مراحل پیشرفت کار قابل بررسی و پیگیری خواهد بود. مدیریت زمان در انجام کار‌ها می‌تواند روند کار را در دستتان نگه دارد. اگر نتوانید زمان انجام فرآیند‌های برون‌سپاری را به‌طور دقیق زمان‌بندی کنید، نمی‌توانید زمان‌بندی انجام کار در مجموعه خود را به طور دقیق مشخص کنید، زیرا معمولا مراحل کار در یک مجموعه از ایده تا رسیدن به محصول نهایی به صورت پیوسته پیش خواهد رفت.

شیوه پرداخت مناسبی انتخاب کنید

برخی مجموعه‌های خدماتی، هزینه خدماتشان را در ابتدای کار به صورت یکجا دریافت می‌کنند. برخی دیگر در فواصل زمانی مشخص هزینه را می‌گیرند. اما بسیاری از کارآفرینان ترجیح می‌دهند دستمزد را زمانی پرداخت کنند که کار نهایی شده را دریافت کردند و از نحوه انجام کار رضایت داشتند.

اما این نحوه پرداخت کمی می‌تواند در نحوه انجام کار تأثیرگذار باشد، معمولاً زمانی که فرد دستمزدی در طول انجام طرح دریافت نمی‌کند، رغبت خود را برای انجام کار تا حدی از دست می‌دهد و با دقت کامل کار نمی‌کند؛ بنابراین یا کار بیش از زمان مورد انتظار طول می‌کشد یا نهایی نمی‌شود یا کیفیت مطلوبی نخواهد داشت. حتی اگر نمی‌توانید در طول کار پرداختی نقد داشته باشید، سعی کنید از چک برای ایجاد اطمینان خاطر در فرد برای دریافت دستمزدش استفاده کنید و همه چیز را به پایان کار موکول نکنید.

مسؤولیت کار را به عهده بگیرید

زمانی که کاری را برون‌سپاری می‌کنید باید قادر باشید مسؤولیت تمام عواقب آن را به‌عهده بگیرید. یادتان باشد حتی اگر در انتهای کار آنچه را می‌خواستید تحویل نگرفتید، دنیا به آخر نرسیده و تمام اشتباهات را به خاطر عصبانیت به گردن آن فرد نیندازید.

سعی کنید آرامشتان را حفظ کنید و سهم خود را در ایجاد این نتیجه نامطلوب در نظر داشته باشید. شاید زمانی که طرح اولیه را دیده بودید، باید نقشه خود را به‌طور کامل تغییر می‌دادید. کنترل خود را از دست ندهید. مواردی که به تغییر یا بهبود نیاز دارد را مشخص کنید و به طور منطقی و سازنده آن‌ها را با همکار خود در میان بگذارید.

منبع: Entrepreneur