بازخورد‌های منفی را چگونه به کارمندان منتقل کنیم؟

برترین‌ها: نحوه برخورد کارآفرینان و مدیران کسب‌وکار‌ها با عملکرد نادرست یا ناکارآمد کارکنانشان می‌تواند زمینه رشد و ایجاد انگیزه برای تلاش مضاعف را در افراد فراهم کند. شاید تصور کنید ندادن بازخورد‌های منفی و نادیده‌گرفتن برخی اشتباهات کارکنان، بهترین راهکار برای ایجاد احساس رضایت در کارمندان و ایجاد فضای دوستانه در مجموعه کاری‌تان است. در حالی که ارائه مناسب بازخورد‌های منفی می‌تواند به انسجام و یکپارچگی فضای کار کمک زیادی کند.

زمانی که هر فردی بداند در کجای مسیر قرار گرفته و از او انتظار می‌رود که به چه نقطه‌ای برسد، انگیزه بیشتری برای تلاش مضاعف و بازده بالاتر خواهد داشت. برخی مدیران ترجیح می‌دهند برای هر موردی، خود و کارمندشان را وارد بحث‌های ناراحت‌کننده نکنند.

اگرچه این راهکار در بعضی از موارد جزئی بسیار مؤثر خواهد بود، اما در بسیاری از موارد نیز ممکن است صدمات جبران‌ناپذیری را به فرد یا مجموعه وارد کند. مدیرانی که سعی می‌کنند برای جلوگیری از بحث‌های ناخوشایند با کارکنان، بازخورد‌های خود را فقط در جمع‌بندی‌های عملکرد سالانه بیان کنند به فرد حس تنبیه شدنی را می‌دهند که حتی علتش را نیز به خاطر نمی‌آورد یا اصلا نمی‌دانسته که اشتباه است.

اگر مدیری بتواند بازخورد‌های منفی را به صورت شفاف، محترمانه و با همدلی بیان کند، می‎تواند جلسه ارائه بازخورد را به جلسه قوی انگیزشی برای فرد مبدل کند. در ادامه هفت راهکاری را که می‌تواند به بسته‌بندی بهتر بازخوردهایتان هنگام ارائه کمک کند، بررسی خواهیم کرد.

بدانید نتیجه مد نظرتان چیست

پیش از آن که شتاب‌زده بازخوردتان را به کارمندتان انتقال دهید، خوب فکر کنید و ببینید که دقیقا چه نتیجه‌ای مورد نظرتان خواهد بود. هدف از ارائه بازخورد به کارمندان این است که به درستی بتوانید به آن‌ها نشان دهید که در چه صورتی خودشان، جایگاهشان، گروه کاری‌شان و در انتها کل مجموعه موفق خواهند بود.

علاوه بر این برای رفع نقصان‌های موجود لازم است فرد به‌خوبی درک کند که چه انتظاراتی را باید برآورده کند و قرار است در انتها به کجا برسد که نتیجه مورد نظر را به دست بیاورد.

مدیرانی که بدون هیچ برنامه ذهنی وارد چنین بحث‌های دشواری می‌شوند باید این ریسک را نیز بپذیرند که خیلی محتمل است بحث منحرف شود و در نهایت به نتیجه دلخواهشان نتوانند دست پیدا کنند، بنابراین برای پیشگیری از چنین شرایطی کافی است پیش از آغاز چنین بحثی از خودتان دو سؤال ساده بپرسید؛ هدف از این بحث چیست؟ نتیجه ایده‌آل برای این بحث چه خواهد بود؟

تلاش کنید تا از دریچه آن‌ها به اوضاع نگاه کنید

همواره تلاش کنید تا اول درک کنید، پیش از آن که درک شوید. همان‌طور که گفته شد، بسیاری از کارمندان زمانی که مورد انتقاد قرار می‌گیرند حالت تدافعی به خود می‌گیرند و به هیچ عنوان پذیرای صحبت‌ها نخواهند بود. برای این که بتوانید از به وجود آمدن چنین شرایطی جلوگیری کنید، بهتر است این فرصت را به فرد بدهید تا افکارش، نحوه عملکردش در آن شرایط خاص یا علت روشی که برای انجام مسؤولیتش اتخاذ کرده بود را برایتان بازگو کند.

دادن این فرصت به فرد به شما کمک خواهد کرد تا بهتر بتوانید ریشه و علت موضوع را که شاید فقط نشأت گرفته از برداشت نادرست فرد از موضوعی یا چالشی غیر منتظره بوده را درک کنید. یکی از پایه‌ای‌ترین مهارت‌هایی که هر کارآفرین یا مدیری به آن نیاز خواهد داشت، گوش دادن فعال است. حتی اگر به عنوان مدیر مجموعه قرار باشد انتقاد سازنده‌ای را برای بهبود عملکرد کارمندتان به او بدهید باید تلاش کنید تا تعادل جلسه را بین دو طرف به خوبی برقرار کنید و در طول بحث متکلم وحده نباشید.

بر اساس نتایج مطالعات، ۴۷ درصد کارمندان قبول دارند که مشکلات شخصی موجب کاهش عملکردشان می‌شود. درصدی که قابل چشم‌پوشی نیست! بنابراین اگر زمانی را برای ایجاد ارتباط با کارمندانتان صرف کنید، در زمان مورد نیاز نیز درک بهتری از علت عملکرد ضعیفشان خواهید داشت. در چنین شرایطی پیدا کردن راه‌حل مناسب برای رفع شرایط به وجود آمده نیز آسان‌تر خواهد بود.

زمانی که رابطه درستی با کارمندانتان شکل داده باشید می‌توانید هنگام ارائه بازخورد منفی، بر اساس تجربیاتتان به آن‌ها راه‌حل‌های مناسب برای برطرف کردن مشکلاتشان نیز ارائه دهید و به این ترتیب گفت‌وگوی دوستانه‌ای را برای برطرف کردن نواقص و پیشبرد اهداف پیش رو ایجاد خواهید کرد.

فرضیات را کنار بگذارید

در بسیاری از موارد مدیران ناخودآگاه بر مبنای احساسشان از شخصیت افراد عملکردشان را قضاوت می‌کنند. معمولا در بحث‌ها هر طرف بحث برداشت خاص خودش را از صحبت‌ها خواهد داشت. بی‌توجهی به این موضوع می‌تواند به ایجاد مشکلاتی در روند بحث منجر شود.

این که در طول برداشت برخی منظور‌ها اشتباه برداشت شود بسیار رایج است، اما به عنوان مدیر یک مجموعه باید بتوانید به جای تمرکز بر حاشیه‌ها یا گیر کردن به برخی جمله‌ها یا حتی پیش‌فرض‌های ذهنی که در مورد فرد دارید، ذهن خود را بر واقعیات و شرایط موجود منسجم کنید.

به عقیده کارشناسان کسب‌وکاری بسیار مهم است که در شرایط مختلف آن‌ها را فارغ از فرد بررسی کنید و در موردشان تصمیم بگیرید؛ بنابراین پیش از ارائه بازخورد ابتدا، مدارک موجود را به خوبی بررسی کنید و بر اساس مدارک و حقایق در مورد نحوه برخوردتان با موضوع تصمیم بگیرید. این کار کمک می‌کند تا هر زمان که احساستان خواست وارد عمل شود، بتوانید اوضاع را به‌خوبی مدیریت و کاملا منطقی رفتار کنید. این موضوع همچنین به انسجام بیشتر مجموعه و افزایش بهره‌وری افراد بدون اعمال سلیقه شخصی خواهد انجامید.

فضای بی‌خطری ایجاد کنید

هر بازخوردی، چه مثبت و چه منفی، باید در زمان و مکان مناسب منتقل شود تا بتواند بیشترین اثرگذاری را به دنبال داشته باشد. اما همواره این نکته را به خاطر داشته باشید که همان قدر که ارائه بازخورد مثبت و تشویق در جمع اثرگذارتر خواهد بود، بازخورد منفی بهتر است که به صورت فردی منتقل شود.

ایجاد فضای بی‌خطر به این معنی است که تفاوت میان ارائه روش سالم و ناسالم ارائه بازخورد منفی را به‌خوبی درک کنید. زمانی که بتوانید بدون آسیب زدن به فرد بازخورد منفی‌تان را به روشنی منتقل کنید، فرد نیز پذیراتر آن را دریافت می‌کند. در حالی که ارائه بازخورد منفی به شیوه نامناسب ممکن است فرد را در حالت تدافعی قرار دهد و حتی کارایی و اشتیاق فرد را برای ارائه کار بهتر از بین ببرد.

به عقیده روان‌شناسان، فریاد زدن و تحقیر افراد در جمع به دلیل عملکرد ضعیفشان نه‌تن‌ها نتیجه مثبتی به دنبال نخواهد داشت، بلکه با افزایش حس نارضایتی و خشم، عملکرد آتی فرد را نیز کاهش خواهد داد؛ بنابراین علاوه بر بیان خصوصی، در طول صحبت آرامش خود را حفظ کنید. انتخاب واژه مناسب نیز می‌تواند به ایجاد آمادگی در فرد برای پذیرش صحبت‌ها و دیدن سهم خود در اتفاق موجود کمک کند. زمانی که با لحن تند به سمت فرد حمله کنید، بدون شک پیش از آن که به حرفتان گوش کند شروع به دفاع از خود در برابر حرف‌های شما خواهد کرد. سعی کنید در طول بحث گوش شنوایی برای توضیحات فرد داشته باشید و حتی از خودش نیز برای ارائه راه‌حل مؤثر برای مشکل به وجود آمده کمک بگیرید.

نیرو محرکه تغییر باشید

سعی کنید حس مسؤولیت‌پذیری را در آن‌ها با بررسی‌های دوره‌ای عملکرد و مطمئن شدن از این که کارمندانتان در مسیر بهبود و پیشرفت هستند، تقویت کنید. بر اساس نتایج مطالعات ۹۱ درصد کارمندان، احساس قابل اعتماد بودن را یکی از نیاز‌های ضروری در محیط کار می‌دانند. مدیرانی که از نظرات افراد برای ترسیم نقشه راه رسیدن به نتیجه مورد نظر استفاده می‌کنند این پیام را به آن‌ها القا می‌کنند که به توانایی‌شان برای دستیابی به این نتیجه اطمینان دارند.

در طول مسیر نقاطی را به عنوان نقاط عطف مشخص کنید، اهداف مشترکی را تعیین کنید و در طول مسیر با حمایت و دنبال کردن مسیر حرکتشان، انگیزه آن‌ها را دو چندان کنید. پرسیدن سؤالاتی مانند این که «فکر می‌کنی چطور می‌توانم کمکت کنم؟» یا «احساس می‌کنی در چه زمینه‌ای نیاز به بیشتر آموختن داری؟» به شما کمک می‌کند که بهترین حمایت مورد نیاز را برای دستیابی به اهداف مورد انتظارتان برای کارکنانتان فراهم کنید.

بازخورد را در مجموعه رایج کنید

به عنوان مدیر نباید فقط بازخورد‌های منفی را به کارمندانتان منتقل کنید. بر اساس نتایج مطالعه‌ای که در دانشگاه هاروارد انجام شده، ۸۲ درصد از کارمندان آمریکایی احساس می‌کنند که مدیرانشان درک درستی از تلاششان ندارند. در مطالعه دیگری ۶۹ درصد از کارمندان گفته بودند در صورتی که تلاش‌هایشان دیده شود انگیزه بیشتری برای افزایش کارایی‌شان خواهند داشت؛ بنابراین ایجاد فضایی که در آن بازخورد‌های مثبت و منفی به صورت مداوم به افراد داده می‌شود بسیار کاراتر از هر روش دیگری در جهت پیشبرد اهداف مجموعه عمل خواهد کرد.

معمولا بازخورد‌های کسی برایتان اثرگذار خواهد بود که مداوما به صورت شفاف انتظاراتش را از شما بیان می‌کند، زمانی که کاری را به‌خوبی انجام می‌دهید به آن اذعان دارد و جایی که می‌توانید با تلاش بیشتر آن را بهبود ببخشید به شما نشان می‌دهد.

استفاده از فرصت پیش‌آمده برای آموزش

کارمندان نیاز دارند بدانند برایشان ارزش و احترام قائل هستید، حمایتشان می‌کنید. هیچ فردی دوست ندارد با او مانند کودکی که والدین خشمگینش توبیخش می‌کنند، رفتار شود. جلسات ارائه بازخورد می‌تواند فرصت خوبی برای هدایت و راهنمایی کارمندانتان باشد. در ابتدا سعی کنید در مورد نقاط قوت کارمندتان صحبت کنید و به مرور بحث را به سمت مواردی ببرید که نیاز هست تقویت شوند.

زمانی که می‌خواهید در خصوص بهبود عملکرد در زمینه‌ای صحبت کنید باید عملکرد کنونی را با آنچه در آینده مورد نیاز است مقایسه کنید و زمانی که در خصوص نقاط قوت و پیشرفت‌ها صحبت می‌کنید باید عملکرد فرد در گذشته را با عملکرد کنونی‌اش مقایسه کنید.

همچنین در طول بحث باید نشان دهید همه با هم در یک کشتی هستید و شما در مقابلش قرار ندارید، بلکه در تلاشید تا با بهبود برخی از نقاط ضعف به موفقیت فرد و در نهایت موفقیت مجموعه کمک کنید.

منبع: Forbs