مدیریت زمان در عصر تکنولوژی زده!

مجله پنجره خلاقیت - لیث کریمی پور: در دوران کودکی، والدین و بزرگ ترها همیشه برای مثال چیزی که دو کاربرد مثبت و منفی داشت، از لفظ چاقو استفاده می کردند و این ابزار مهم را مثال می زدند و می گفتند: «از چاقو، هم برای پوست کندن میوه استفاده می شود و هم برای ایجاد زخم» که اولی، مفید و مثبت است و دومی، آسیب رسان و مشکل ساز. پس باید بدانید که چگونه از آن استفاده می کنید و در واقع هر وسیله ای را در راه درستش به کار ببرید.

امروزه تکنولوژی حکم همان چاقو را دارد که اگر به درستی از آن استفاده کنید، برای شما فرصت های بزرگی ایجاد می کند و باعث کسب درآمد و ذخیره زمان می شود و در مقابل، اگر به طور نادرست استفاده شود، باعث حواس پرتی و از دست دادن فرصت های طلایی و زمان با ارزش شما خواهد شد.

آیا دقت کرده اید که چه تعداد برنامه و اپلیکیشن در دسترس مردم دنیاست و همه آنها برای سرعت بخشیدن به کارها هستند؛ ولی با همه اینها چرا اکثر مردم با کمبود زمان مواجهند. امروزه همه مردم سریع تر از هر زمانی در حال حرکت و انجام کار هستند و دانش آنها در مورد تکنولوژی و مدیریت زمان خیلی بیشتر شده و با وجود این همه برنامه های یادآوری و چک لیست، باز هم می گویند: «وقت نداریم.» مشکل از کجاست؟

در گذشته هر کاری در زمان خاصی انجام می شد. مثلا برای مکالمه تلفنی باید به جای خاصی از منزل یا محل کار می رفتیم تا می توانستیم از تلفن استفاده کنیم یا برای پرداخت قبض ها یا حواله های بانکی حتما باید به بانک مراجعه می کردیم و در ساعت خاصی کارها را انجام می دادیم ولی امروزه تمام این موارد در تلفن هوشمند و در دستان ما قرار دارند و هر جا و هر زمان می توانیم هر کاری را انجام دهیم. و این یعنی نداشتن زمانی خاص برای هر کار. در حقیقت، این قابلیت باعث اتلاف وقت و ایجاد اختلال در مدیریت زندگی و زمان شده است.

به این مشکل دلیل دیگری را هم اضافه کنید و آن این است که چون همه کارها در یک دستگاه کوچک و قابل حمل صورت می پذیرند، بین تمام کارها، زمان بندی و رعایت تقدم صورت نمی گیرد و باز هم مشکل دیگر این که استفاده از شبکه های اجتماعی و کانال های خبری نیز در همین دستگاه کوچک و قابل حمل استفاده می شوند و با توجه به شبکه های اجتماعی و کانال ها و گروه های زیادی که هر روزه هم به آنها اضافه می شوند، متاسفانه این دستگاه تبدیل به هیولایی برای از بین بردن زمان و تلف کننده وقت با ارزش شده است. حال آن که همین تکنولوژی و برنامه ها به همان اندازه که معایب زیادی دارند، مزایای زیادی هم برای شما به همراه دارند.

راه حل

ابتدا تکنولوژی را تفکیک کنیم تا حل این مشکلات هم آسان تر شوند.

1. مکالمات تلفنی

برای مکالمات خود محدودیت قرار دهید. قبل از هر تماس، حتما وسایل مورد نیاز مانند کاغذ و خودکار برای یادداشت موارد مهم داشته باشید تا مجبور نشوید برای یادآوری مجدد تماس دیگری برقرار کنید. مدت زمان مکالمه را نیز کنترل کنید و نگذارید مکالمات طولانی شوند.

2. پیام ها

گاهی ارسال پیام کوتاه و سریع می تواند جایگزین مکالمه ای طولانی باشد. در ضمن تلفن های هوشمند قابلیت استفاده از کلمات پیش فرض را در اختیار شما قرار می دهند و این کار در افزایش سرعت نوشتن و ارسال مطالب، کمک بسیاری می کند تا هنگام نوشتن و ارسال، نیازی به تایپ مجدد نداشته باشید.

3. شبکه های اجتماعی

متاسفانه امروزه شبکه های اجتماعی، بیشتر جنبه سرگرمی پیدا کرده اند و کمتر کسی پیدا می شود که از آنها برای کسب درآمد و افزایش بهره وری شخصی استفاده کند. در کانال های تلگرام و اینستاگرام بخش قابل توجهی از کاربران، بیشتر به فکر تبلیغات و ارسال پیام هایی هستند که فایده ای برای شما ندارد.

مثلا چه نیازی است که از تورهای کل نقاط ایران و جهان باخبر شوید، در حالی که شما قصد سفر ندارید. پس هر زمان نیاز به هر چیزی داشتید به راحتی می توانید با جستجوی ساده، مطالب مورد نیاز را دریافت و استفاده کنید و دیگر نیازی به دریافت اطلاعات غیر مفید روزانه نیست.

4. ایمیل

یکی از برنامه هایی که همواره در دسترس همه قرار دارد، ایمیل است و شما مدام با دریافت هر ایمیل به صندوق پست الکترونیک خود مراجعه می کنید. این کار را احتمالا بیش از بیست بار در روز انجام می دهید. پیشنهاد من این است که ایمیل خود را فقط دو بار در روز چک کنید و برای هر ایمیل، مدت زمان مشخصی قرار دهید. ایمیل را باز کنید، عملیات لازم را انجام دهید و آن را پاسخ دهید و بعد، پاک یا بایگانی کنید. هرگز یک ایمیل را نیمه کاره رها نکنید تا از دوباره کاری جلوگیری شود. مثل شبکه های اجتماعی، ایمیل های تبلیغاتی را از صندوق خود خارج کنید؛ چون واقعا نیازی به دریافت هر روزه آنها ندارید.

5. اپلیکیشن ها

برنامه های مفید را شناسایی کنید و آنها را در جهت بهبود زندگی و سرعت بخشیدن به آن استفاده کنید. مثلا استفاده از Google map جهت یافتن راه و مسیری که ترافیک کمتری داشته باشد و شما را سریع تر به مقصد برساند یا اپلیکیشن Quality Time که اطلاعات دقیقی از تعداد دفعاتی که تلفن همراه را باز کرده اید و برنامه هایی که استفاده شده و مدت زمانی را که برای هر کدام گذاشته اید، به شما نشان می دهد. با این برنامه می توانید زمان استفاده از برنامه های دیگر را مدیریت و کنترل کنید.

جان کلام این که از تکنولوژی به عنوان ابزاری برای کمک به خودتان و سرعت بخشیدن به کارها استفاده کنید. این ابزار و امکانات نیروهای یاری دهنده هستند، پس آنها را به ابزاری برای تلف کردن وقت تان تبدیل نکنید.