چطور محترمانه کارمندی را اخراج کنید؟

مجله زندگی ایده آل: افراد مختلف به دلایل گوناگون ممکن است از محیط کارشان اخراج شوند. ممکن است برخی از قوانین محیط کاری را نادیده بگیرند، رفتار نامناسبی داشته باشند یا کارایی شان از نظر مدیر مجموعه قابل قبول نباشد. گاهی هم تعدیل نیرو سبب می‌شود که کارفرمایان در مورد اخراج برخی از کارمندان تصمیم بگیرند. البته دلایل برکناری کارمندان به این موارد محدود نمی‌شود و عوامل متعددی دست به دست هم می دهند تا فردی از کار برکنار شود. کیتی فیلیپس مدیر ارشد با تجربه و موفقی است که تجربیاتش را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بدانید در این مواقع چطور باید رفتار کنید و چگونه باید یک کارمند را محترمانه و بی دردسر مرخص کنید.

مطمئن شوید

در ابتدا باید در مورد مرخص کردن کارمند یا کارگری که فکر می‌کنید دیگر برای موقعیت شغلی فعلی مناسب نیست، کاملا مطمئن باشید. اگر از موضوعی عصبانی هستید هنگام خشم و ناراحتی در مورد افرادی که برای شما کار می‌کنند، تصمیم نگیرید.

اجازه دهید که آتش خشم شما فروکش کند و سپس اوضاع را به طور منطقی بررسی کنید. اگر می‌بینید که یکی از کارکنان مرتکب خطایی شده، با عجله در مورد او قضاوت نکنید و بعد از اطمینان از ناکارآمد بودن او، برای ماندن یا اخراجش تصمیم درستی بگیرید.


مراقب شایعات باشید

توصیه بیشتر مدیران این است که این خبر بد را خودتان به اطلاع کارمند موردنظر برسانید و اجازه ندهید که شایعه هایی به گوشش برسد. کیتی فیلیپس در این باره می‌گوید:«تجربه ثابت کرده که بهتر است مدیر یا مسئول هر بخش خبر اخراج را به کارمند مورد نظر اطلاع دهد و البته دلایل این موضوع را توضیح دهد. وقتی شایعه اخراج کارمندی پخش می‌شود و دهان به دهان می‌چرخد تا به گوش کارمند می‌رسد، ناراحتی و تنش های بیشتری ایجاد می‌کند. »

گاهی اوقات لازم است که مسئولان بخش حراست هم در جریان باشند تا در صورت بروز مشکل و درگیری به موقع در محیط حاضر شوند و تنش‌ها را به موقع خنثی کنند.

مختصر و مفید حرف بزنید

موضوع دیگری که مدیران با تجربه روی آن توافق دارند این است که بهتر است جلسه اخراج کوتاه باشد و بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه طول بکشد. کافی است مدیر ارشد دلایل برکناری را توضیح دهد و جلسه را در کمترین زمان ممکن به پایان برساند. ون وریدز مدیر دیگری است که دلیل این موضوع را این طور توضیح می‌دهد:« وقتی به کارمندی اطلاع می‌دهید قرار است از کار برکنار شود، بطور حتم ناراحت و غمگین می‌شود و به احتمال زیاد دلش می‌خواهد هر چه سریع تر آن محل را ترک کند. البته گاهی اوقات برخی کارمندان واکنش‌های دیگری از خودشان نشان می‌دهند اما به هرحال بهتر است که این جلسه مختصر و کوتاه باشد.»

پیشنهاد می‌شود جلسه با دلایل برکناری شروع شود. درست است که اجرای تصمیم با قاطعیت کامل اهمیت دارد اما به هر حال فردی که روبه‌روی شما نشسته یک انسان است واحساسات دارد. به چشم‌هایش نگاه کنید و دلایل منطقی تان را به طور واضح بیان کنید. سربسته و با نیش و کنایه حرف نزنید و به حاشیه نروید. اصل مطلب را بگویید.

برای فرار از موقعیت همزمان مشغول کار با اینترنت یا کنترل ایمیل‌های تان نباشید. این کار نه تنهای بی‌احترامی به کارمند است، بلکه بی تفاوتی و رفتار غیر اصولی شما را نشان می‌دهد. سپس یک یا دو دقیقه به این فرد فرصت دهید تا کلمات شما را هضم کند. گاهی اوقات کارمندان از قبل حدس می‌زنند که ممکن است چنین اتفاقی در انتظارشان باشد اما بعضی وقت‌ها به دلیل تعدیل نیروی ناگهانی، شاید فرد مقابل شوکه شود و پذیرش این موضوع برایش ساده نباشد. یک مدیر موفق فردی است که قبل از شروع جلسه تصمیمش را به طور قاطع گرفته باشد و صحبت‌ها یا ابراز ناراحتی فرد در تغییر تصمیم او نقشی ایفا نکند.

جر و بحث نکنید

بعضی از افراد به محض اینکه می‌فهمند قرار است شغل‌شان را از دست بدهند، ساکت و آرام یک جا نمی‌نشینند و واقعیت را به سادگی نمی‌پذیرند. بعضی‌ها هم به شدت عصبانی می‌شوند و شاید جر و بحث به راه بیندازند یا صدایشان را بالا ببرند اما این واکنش‌ها چندان اهمیت ندارد. بهتر است کارفرما اجازه ندهد که جر و بحث ادامه پیدا کند و فقط شنونده باشد. اگر از مدیرانی هستید که نسبت به اخراج کارمندتان اطمینان کافی دارید، هیچ بهانه‌ای را نپذیرید و مشاجره را دنبال نکنید. بهتر است بگویید:« می‌دانم که موقعیت دشواری است اما بهتر است بدانی که با مشاجره و جرو بحث اوضاع تغییر نمی‌کند و تصمیم گرفته شده عوض نمی‌شود.»

بهترین زمان برای اخراج چه روزی است؟

نمی‌توان گفت که چه روزی برای اخراج کارمندان مناسب‌تر است. گروهی می‌گویند چهارشنبه و قبل از تعطیلات آخر هفته روز مناسب‌تری است چون تعطیلات می‌تواند تا حدودی تنش‌های ایجاد شده را آرام کند. گروهی دیگر می‌گویند که شنبه روز بهتری است چون کارمند اخراج شده فرصت دارد تا برای یافتن شغل تازه اقدام کند و لازم نیست دو روز تعطیلی را با ناراحتی از بابت بیکاری پشت سر بگذارد.

چند نکته در مورد اخراجی‌ها

به یاد داشته باشید که اخراج کارمندان همیشه اتفاق بدی نیست و ممکن است حتی مفید هم باشد. درست است که شاید در ابتدا اتفاق ناراحت کننده ای به نظر برسد اما می‌تواند یک ناراحتی موقت باشد. در واقع فردی که در شغلش موفق نیست و برای این کار ساخته نشده، بهتر است که به دنبال موقعیت شغلی دیگری باشد تا در آن حرفه موفقیت های بهتری داشته باشد. وقتی کارمندی که کارایی لازم را ندارد از کارش برکنار می‌شود، این فرصت و آزادی برایش به وجود می‌آید که مسیر زندگی ‌اش را تغییر دهد و به سمت یادگیری، آموزش یا استخدام در حرفه مطلوب دیگری برود.


رفتار شما نسبت به یک کارمند می‌تواند تصویر خوب یا بدی از عملکرد شما در ذهن سایر کارمندان ایجاد کند بنابراین مهم است که رفتار شما منصفانه به نظر برسد. اگر دیگران فکر کنند که کارمندی در کمال بی انصافی اخراج شده، شاید این تصور را داشته باشند که ممکن است نفر بعدی خودشان باشند. از این رو نحوه برخورد با کارمندی که قرار است اخراج شود اهمیت زیادی دارد.

اگر می‌بینید که مدام مجبور به اخراج کارمندان هستید یا کسانی که استخدام می‌شود گاهی اوقات خودشان مجبور به ترک محیط کاری و استعفا می‌شوند، باید بدانید که شاید اشکال از مدیریت شما باشد. این احتمال وجود دارد که تکنیک ‌های مدیریت را به درستی نمی‌دانید یا شاید در محیط کار عوامل نامساعدی وجود دارد که سبب بروز چنین مشکلی می‌شود.

همدردی را از یاد نبرید

بعد از پایان جلسه لازم است که مدارک و اسناد را از کارمند اخراج شده تحویل بگیرید و از او بخواهید اطلاعات، نرم افزارها یا سایر تجهیزات و وسایل را تحویل دهد. درپایان دوباره به چشم های کارمند نگاه کنید، با او دست دهید و برایش آرزوی موفقیت داشته باشید. در تمام طول این مراحل احساس همدری کلید مهمی است که نباید آن را فراموش کنید. از خودتان بپرسید اگر جای این فرد بودید، دلتان می‌خواست با شما چطور رفتار می‌شد؟ بیشتر افراد دوست دارند که کارفرما حتی اگر از کارشان راضی نیست، در پایان جلسه از آنها بابت یک دوره همکاری تشکر کند.