۵ نکته موثر برای مدیریت زمان

zoomit.ir - علی عیدی: کمبود زمان یکی از دغدغه‌های مهم و همه‌روزه بسیاری از ما است. بنابراین تدوین و اتخاذ استراتژی‌های موثر در مدیریت زمان یکی از ضروریات زندگی حرفه‌ای و شخصی است که همیشه نیاز به آن احساس می‌شود.

تا بحال به این فکر کرده‌اید که چگونه برخی افراد زمان کافی برای انجام همه‌ی کارهایی که مدنظرشان است را دارند، اما برخی دیگر با اینکه همیشه در انجام کارها عجله دارند، اما هیچ وقت آنها را به پایان نمی‌رسانند. واقعیت این است که دسته‌ی اول افرادی هستند که از زمان خود به صورت موثرتر و بسیار پربارتر استفاده می‌کنند، این افراد تمرینات و مهارت‌های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته‌اند و آنها را هر روزه در زندگی شخصی و کاری به صورت عادت به کار می‌گیرند. در ادامه به بررسی ۵ مورد از این راهبردها می‌پردازیم:


۱. زدودن غیر ضروری‌ها

این امر یکی از مشکلاتی است که در زندگی روزانه‌ی ما بیشتر از همیشه رنگ واقعیت به خود گرفته است. در زندگی حرفه‌ای و شخصی، حذف کردن غیرضروری‌ها، زندگی شما را سازنده‌تر و ثمربخش‌تر خواهد کرد. اما چه چیزهایی را باید به عنوان غیرضروری در نظر گرفت؟ در جواب باید گفت که هر چیزی که شما را از رسیدن به هدف اصلی باز می‌دارد می‌تواند غیرضروری محسوب شود. برای مثال اگر هدف شما فقط چک کردن ایمیل است پس نیازی نیست که ۴۵ دقیقه زمان را برای گشتن در فیسبوک صرف کنید.

اگر به موقع انجام دادن کارها، اولویت اول کاری شما است، نباید ۲۵ دقیقه را صرف تماس‌های غیرضروری‌ کنید. شما باید یک خط مشخصی بین چیزهایی که در زندگی‌تان ضروری هستند و چیزهایی که ضروری نیستند بکشید. با انجام چنین کارهایی، چیزهایی را که در زندگی واقعا نیاز نیستند را خواهید شناخت.

۲. طرح یا نقش کاری داشتن

هنگامی که به محل کارتان می‌روید اگر هیچ ایده‌ای برای انجام دادن نداشته باشید در این صورت هیچ کاری انجام نخواهید داد. هر روز ده الی پانزده دقیقه را قبل از شروع کار اختصاص دهید به اینکه چه کاری را باید امروز انجام دهید. برخی افراد فکر کردن به این موضوع را هر روز صبح زمانی که تا محل کارشان رانندگی یا پیاده‌روی می‌کنند انجام می‌دهند و برخی دیگر زمانی که می‌خواهند بخوابند آن را بررسی می‌کنند.

وقتی که فکر کردن درباره‌ی کارهای روز بعد یا روزهای بعد را به زمان خواب موکول می‌کنید این امر باعث می‌شود تا شما به صورت ناخودآگاه در هنگام خوابیدن به طرحی که دارید فکر کنید، در نتیجه روز بعد با ذهنی بازتر و آماده‌تر به سوی مقصدتان قدم برخواهید داشت. این چند دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید شما را بیشتر به سمت موثر بودن و سازنده بودن سوق می‌دهد. هر زمانی که تصمیم گرفتید که چه کاری می‌خواهید انجام دهید شروع به اجرای طرح کنید.

۳. عملکرد چند وظیفه‌ای

مهارت انجام چند کار با هم یا چند وظیفه‌ای، یک استعداد درون‌داشتی است که همه‌ی ما قادر به انجام دادن آن نیستیم. درک اینکه شما قادر به انجام چنین کاری هستید یا نه بسیار مهم است، اگر فکر می‌کنید استعداد انجام چنین کاری را دارید، در این صورت یک فرصت استثنایی در اختیار خواهید داشت تا همیشه یک گام جلوتر از دیگران حرکت کنید، اما اگر نمی‌توانید، هیچ‌وقت به خودتان زحمت انجام آن را ندهید.

برخی افراد در تلاش برای انجام چند تکلیف با هم (زمانی که نمی‌توانند آنها را انجام دهند) نتیجه‌ای بسیار بدتر از انتظار به دست می‌آورند. تقبل انجام چند کار باهم باعث می‌شود هیچ یک از پروژه‌های مختلفی را که شروع کرده‌ایم به پایان نرسانیم و در نهایت همه‌ی کارها درهم و برهم شده و از اتمام کار ناامید می‌شویم.

۴. شناسایی وظایف

مشخص کنید چه زمانی نیاز به عملکرد چند وظیفه‌ای است و چه زمانی باید کاری را به صورت تکی انجام داد

اگر فکر می‌کنید مهارت چندوظیفگی به این معنی است که باید همیشه در طول روز چند کار مختلف را باهم انجام دهیدکاملا در اشتباه هستید. همیشه در ابتدا مشخص کنید که چه کارهایی باید به صورت چندتکلیفی انجام شود و چه کارهایی باید به صورت تکی انجام شود. برای مثال هر روزه در محل‌کار چک لیست‌هایی وجود دارد که باید تکمیل شود. چنین کارهایی معمولا همیشگی و کسل کننده هستند، بنابراین انجام همه‌ی آنها باهم وقت زیادی را برای شما می‌خرد. اما زمانی که رئیس شما پروژه‌ی کاری ویژه‌ و خاصی را به شما محول می‌کند و از شما می‌خواهد که آن را به موقع و با بالاترین سطح کیفیت آماده کنید، در چنین شرایطی باید شش‌دانگ حواس و زمان خود را به آن اختصاص دهید.

۵. کم کردن وقفه هنگام کار

در نهایت اینکه در زندگی سعی کنید چیزهایی که شما را از حرکت باز می‌دارند بشناسید و آنها را کاهش دهید. اگر واقع‌بینانه بنگریم اگرچه شاید همه‌ی ما نتوانیم تعداد بسیاری از این موارد را کاهش دهید اما شیوه‌ی مواجهه و برخورد با آنها را می‌توانیم تغییر دهیم. مثلا فرض کنید که در حال انجام یک پروژه مهم هستید، در حین انجام این پروژه یکی از همکاران‌تان به شما کاری را محول می‌کند که می‌توانید بعدا برای آن وقت بگذارید.

در چنین شرایطی بهترین کار این است که پروژه‌ای را که شروع کرده‌اید، تمام کنید و سپس کار جدید را شروع کنید. اما ممکن است همیشه شرایط به این گونه نباشد، برای مثال اگر رئیس‌تان هنگام انجام کاری مهم به شما زنگ بزند و از شما بخواهد تا او را ملاقات کنید در این حالت کارفرمای شما حرف اول و آخر را می‌زند.

در زندگی هر شغلی که دارید، چه اداری باشد، چه آزاد، وقت بیشتر باعث می‌شود تا بر وظایف کاری مهم‌ تمرکز بیشتری داشته باشید و نتیجه‌ی بهتری به دست آورید.