مراقب جلسه‌هاى كسالت‌بار باشید

برترین ها: جلسه‌های طولانی و كسالت‌بار كه نتیجه‌ای جز خمیازه كشیدن حاضران ندارد بخش جدایی‌ناپذیر كار و زندگی بیشتر مردم است ولی تا به حال به این فكر كرده‌اید كه چطور می‌شود كسالت را از بین برد و همین جلسه‌های خسته‌كننده را به جلسه‌های مفید تبدیل كرد. جلسه‌ها واقعیت زندگی مدرن امروز هستند، خواه شما فقط ۳نفر باشید كه در حال برنامه‌ریزی برای راه‌اندازی یك كار هستید و خواه یك شركت روبه رشد با صدها نیروی انسانی باشید. اما نكته این است كه تمام مدیران برای مدیریت و كنترل این جلسه‌ها متولد نشده‌اند و به عبارت بهتر این‌كاره نیستند. خیلی‌ها توجه نمی‌كنند همین موضوع جلسه‌های كاری خسته‌كننده، می‌تواند تا‌چه حد زیانبار باشد. چنین جلسه‌هایی نه تنها زمان مفید كاری را هدر می‌دهند بلكه جو رقابتی را نیز از بین می‌برند و خلاصه فاتحه بازدهی را می‌خوانند! جان پتز، مشاور امور بازرگانی و نویسنده «كتاب جلسات كسالت‌بار»، می‌گوید: «زمان در جریان است. از جلسه‌های خود بیشتر چیز یاد بگیرید یا اینكه از گذاشتن جلسه‌های بیش از حد و تكراری دست بردارید. اگر قصد دارید كارمندان‌تان را به‌دلیل حضور در یك جلسه، از وظایف‌شان بیرون بكشید و كارشان را متوقف كنید، لازم است درباره تك‌تك نتایج آن با دقت فكر كنید تا برایتان شفاف باشد.»




اگر شركت یا تیم شما از سندرم جلسه‌های بد یا بی‌خاصیت رنج ببرد، شما چطور متوجه می‌شوید؟ جدا از نشانه‌های بارز مثل فقدان تماس چشمی كارمندان هنگامی‌كه صحبت می‌كنید، اسلایدهای پاورپوینت بی‌شمار، گفت‌وگوهای یواشكی یا زیرمیزی یا پیامك رد و بدل كردن‌های پنهانی در طول سخنرانی شما، شاخص‌های دیگری هم برای جلسه‌های نابارور وجود دارد كه خوب است آنها را بشناسید:

۱-كاركنان، جلسه را بدون هیچ نتیجه‌گیری مشخصی و قبل از پایان آن ترك می‌كنند.

۲- بحث‌هایی كه در طول جلسه‌ها انجام می‌شود، تصمیمات مورد نظر را رهبری نمی‌كند (یعنی بحث‌ها كاملا بی‌ربط و پرت از هدف جلسه است).

۳- اتاق‌های فكر تبدیل به جلسه‌های شكایت از ایده‌های تكراری و غیرعملی می‌شود كه برای بعضی‌ها ژست باهوش بودن را به دنبال دارد.

۴- جلسه تكرار مكررات است. تكرار یكسری امور بدون اینكه بهتر یا حتی كمی متفاوت شود و همان دستاوردهای جلسه‌های قبلی به دست می‌آید و نتیجه‌اش مشتی نامه‌نگاری تكراری است.
5- گاهی كاركنانی را كه حضورشان الزامی نیست، دعوت می‌كنید و به قول «پتز» سندرم فوق دعوت!


از بین بردن عادت جلسه‌های كسالت‌آور چندان هم دشوار نیست؛ فقط باید به ۲ نكته اساسی توجه كنید:

• هدف خود را تعریف كنید

پتز می‌گوید: «برنامه‌ریزان جلسه یا سازمان‌دهندگان نشست لازم است دو مورد را درنظر داشته باشند؛ اول اینكه خط‌مشی اصلی شركت مشخص شود و تصمیمات و وظایف مربوط به یك پروژه بزرگ را بدانند. دوم اینكه نتیجه نهایی را حدس بزنند و بدانند چه كسی دستاورد این جلسه را عملی خواهد كرد.»
به‌عنوان مثال، به‌تازگی پتز در جلسه‌ای حضور داشت كه هدف آن كاهش دادن فهرست 5نفره فروشندگان به 2نفر بوده است. پتز معتقد است اگر هدف جلسه، به سادگی بحث كردن درباره محاسن و معایب فروشندگان ‌بود، هدفش مبهم یا نامعلوم می‌شد و نتیجه جلسه هم كه همان انتخاب فینالیست‌ها یعنی 2نفر فروشنده بود، به دست نمی‌آمد اما با ارائه یك فهرست كوتاه از هدف مورد نظر و تعیین زمان محدود برای شركت‌كنندگان برای تبادل نظر، گروه خیلی زود به یك توافق كارآمد رسید؛ یعنی بعد از پایان زمان مشخص می‌دانستند چه كسانی باید باقی بمانند؛ «من می‌گویم 99درصد مردم انجام كار روی نتیجه نهایی را نادیده می‌گیرند. اگر شما نتیجه نهایی را داشته باشید یعنی بدانید هدف از نشست چیست، می‌توانید جلسه را سر موقع به اتمام برسانید.»

• به این سؤال‌ها جواب دهید

جلسه‌ها اهداف متفاوتی دارند. آیا جلسه‌های كوتاه هفتگی شما با اطلاعات جدید به روز می‌شوند یا در یك قالب قدیمی تكرار می‌شوند؟ آیا این جلسه‌ها مشكل‌گشا هستند یا فقط زمینه‌ای برای بحث و گفت‌وگو؟ آیا حداقل كمكی به تقویت روحیه كارمندان شما خواهد كرد؟ آیا قرار است شما یك مدیریت ارشد از خودتان بسازید و نتایج از‌پیش‌تعیین‌شده را اعلام كنید یا جلسه‌های شما تركیبی از آرا و نظرات را یكی می‌كند و به یك نتیجه واحد می‌رسد؟ برای انتخاب قالب درست باید قبل از تشكیل جلسه به این سؤال‌ها جواب بدهید تا تكلیف‌تان را با خودتان روشن كنید. به گفته «تاد چرچس»، مشاور اقتصادی بسته به هدف جلسه و روشی كه انتخاب می‌كنید، ممكن است شما احتیاج به تجدید نظر درباره جلسه داشته باشید. مشكلاتی كه در مورد برپایی جلسه‌های استاندارد وجود دارد از این سؤال نشأت می‌گیرد كه چه كسی قرار است جلسه را هدایت كند و اینكه آیا جلسه برپایه گفت‌وگوی دوطرفه است یا تنها ارائه‌ای است یك نفره؟

لازم است برنامه‌ریز جلسه انتظارات را مشخص كند. اگر جلسه بر پایه سخنرانی است و یك نفر قرار است وظایف یا مسئولیت‌های جدید را شرح دهد یا اینكه بعضی اخبار را به اطلاع همگان ‌برساند، این نوع نشست با نشستی كه در آن اساس بر گفت‌وگوی دوطرفه است، فرق می‌كند. جایی كه ممكن است نیاز باشد حضار با شماره‌گذاری حاضر شوند، یعنی هركس شماره مشخص داشته باشد و از قبل برای ارائه ایده خودش به‌صورت انفرادی یا نتایج تحقیقات آماده شود، باید از قبل اطلاع‌رسانی شود تا اعضا تحقیقات لازم را درباره بحث انجام دهند و برای ارائه انفرادی آماده شوند. قطعا چنین گروهی می‌تواند پیشرفت جمعی ایجاد كند.چرچس می‌گوید: «شما باید به مردم اجازه بدهید كه اگر تكلیفی برای انجام دادن دارند از قبل بدانند، در غیراین صورت آنها این ناآمادگی‌شان را با عقب نشستن و نیز رفتار تماشاگرانه به‌گونه‌ای كه انگار در سینما هستند به نمایش می‌گذارند.»یك جلسه خوب مثل یك گفت‌وگوی مهیج است كه اشتیاق كاركنان را برمی‌انگیزد و آنها را به‌شدت هیجان زده و مشتاق می‌كند. چنین كارمندانی در پایان جلسه گام بعدی كار برایشان شفاف می‌شود و احساس كسالت نمی‌كنند. یك جلسه بد درست مثل یك شام طولانی اجباری و ناراحت‌كننده است حتی اگر با رعایت تمام قوانین برگزار شود.