چطور در مدیریت کار و زندگی به اوج برسیم؟

مجله پنجره خلاقیت - سیما فاطمی پور: «نیاز به تمرکز در ذات مدیریت و در ذات انسان ریشه دارد. یکی از دلایل نیاز به تمرکز این است که هیچ وقت برای انجام تمام کارهای مهم وقت کافی وجود ندارد.» (مدیر کارآمد، صفحه ۱۰۰)

اگر تنها یک راز برای بهره وری بشناسیم، آن تمرکز است

دراکر معتقد است راز انجام موثر کارها این است که آنها را یکی یکی انجام دهیم. او می گوید برای انجام سریع تر کارها و همچنین انجام کارهای بیشتر باید هر بار روی یک کار تمرکز کرد. وقتی یک کار کامل می شود، ممکن است اولویت ها عوض شود؛ پس لازم است بعد از رسیدن به هر یک از اهداف، اولویت ها دوباره بازبینی شوند.


با تمرکز و کوتاه کردن فهرست کارها، می توان کارهای جذاب اما غیرضروری را حذف کرد. این شیوه شجاعت آن را به ما می دهد که کارهای ضروری و معنادار را دنبال کنیم.

الماس اول

اولویت بندی معکوس (تصمیم بگیرید چه کاری را انجام ندهید.)

وقتی از ترس ناراحت کردن دیگران یا ترس از دست دادن بعضی موفقیت ها، منابع خود را به بخش های خیلی کوچک و ضعیف تقسیم می کنیم، باید به یاد داشته باشیم که خیلی چیزها را از دست می دهیم. باید بدانیم که با متمرکز کردن توان، زمان و منابع خود روی یک موضوع و هدف، از فرصت ها بهتر استفاده خواهیم کرد.

الماس دوم

بحران، فشار ایجاد می کند؛ نه اولویت

«اگر تصمیم گیری ها در نتیجه فشار باشند و نه به انتخاب مدیر، به احتمال زیاد فعالیت های مهم فدا خواهند شد. اغلب برای زمانبرترین بخش هر کار و برای عملی کردن تصمیم ها فرصت کافی وجود ندارد.» (مدیر کارآمد، صفحه ۱۰۹)

موفقیت نتیجه اقدام است نه نتیجه داشتن برنامه های عالی بدون اقدام کردن. تمام زمان، انرژی و منابعی که صرف برنامه ریزی کردیم بی فایده خواهد بود. خیلی وقت ها بحران های دیروز اولویت های امروز ما را تحت تاثیر قرار داده و باعث می شوند کارهای امروز را به تعویق بیندازیم.

به این ترتیب نتایج مورد انتظار آینده به دست نخواهند آمد. وقتی اجازه می دهیم بحران اولویت های ما را تعیین کند، تمرکز از روی اولویت ها برداشته می شود؛ به عبارت دیگر کارهای مهم اولویت معکوس پیدا می کنند و به انتهای فهرست منتقل می شوند. وقتی یک پروژه را به تعویق می اندازیم، این احتمال وجود دارد که دیگر هرگز آن را شروع نکنیم چون نیاز و ارتباط آن با شرایط موجود از بین رفته است.


نکته دیگری که دراکر در مورد هدفگذاری می گوید این است که همیشه تصمیم بگیرید کاری را انجام بدهید یا ندهید. تصمیم نیمه کاره انگیزه برای حرکت ایجاد نمی کند. باور کنید هرگز قرار نیست فرصت مناسب تری برای اقدام و پیشرفت مستمر بیابید. فضای رقابت هرگز از بین نخواهد رفت. می توانیم از توانایی ها و منابعی که الان داریم بهترین استفاده را بکنیم. تصمیم بگیرید تمام توان و زمان و منابع خود را روی کاری که به ارزشمندی آن اطمینان دارید متمرکز کنید.

اگر ایمان داشته باشید که کارتان باارزش است راحت تر می توانید آن را برای دیگران توضیح دهید. وقتی اهداف تمام اعضای تیم در یک راستا باشد، سینرژی با هم افزایی انرژی اثراتی بسیار فراتر از نتیجه کار یک شخص به تنهایی خواهد داشت. گروهی تشکیل دهید که اهداف و دیدگاه های مشترکی با شما دارند؛ و مهمتر از آن تصمیم بگیرید اقدام کنید و بر اهداف خود متمرکز باشید.

شش نکته طلایی از زبان پدر مدیریت مدرن

۱- کاری را انجام دهید که لازم است؛ نه کاری که دلتان می خواهد

برای یک مدیر انجام کارها کافی نیست؛ او باید کارهای درست را انجام دهد. کارهایی را انجام دهید که بیشترین تاثیر را بر کسب و کارتان خواهد داشت.

۲- از فرصت ها بهترین استفاده را بکنید

حل مسئله به نتایج موثر منجر نمی شود، فقط جلوی آسیب را می گیرد. برای کسب نتیجه باید از فرصت ها بهترین استفاده را کرد. حل مشکلات را به دیگران واگذار کنید و خود به دنبال فرصت ها باشید.

۳- بهره وری عادت است

برای داشتن بازده کاری بالا باید به طور مستمر و همیشگی رفتارهای کارآمد را تبدیل به عادت کرد. این بدان معناست که برای کارآمد بودن لازم نیست کارهای بزرگ انجام دهید بلکه باید کارهای کوچک اما صحیح روزمره را به طور منظم تکرار کنید. به قول معروف «شما همان چیزی هستید که همیشه تکرار می کنید.»

۴- زمان خود را مدیریت کنید

مهمترین چیزی که شما مدیریت می کنید نه افراد هستند و نه بودجه بلکه زمان است. طرز استفاده شما از زمان تان میزان بهره وری شما را تعیین می کند.


۵- به دنبال تعالی باشید

برای بزرگ شدن باید آنقدر اعتماد به نفس داشته باشید که باور کنید جهان واقعا به شما و قدرت شما نیاز دارد. اگر به توانایی های خود باور نداشته باشید نمی توانید با اطمینان تصمیم بگیرید و با شجاعت اقدام کنید.

۶- زیاد تصمیم نگیرید

مدیری که تصمیمات زیادی می گیرد هم تنبل است و هم ناکارآمد. موسساتی که خوب اداره می شوند، بحران های اندکی دارند. اگر دائم در حال تصمیم گیری هستید بدانید که دستورالعمل های لازم و صحیح را ایجاد نکرده اید.

عقاید پیتر دراکر اثر بسیار عمیقی روی ساختار و مدیریت شرکت های امروزی داشته است. او به عنوان پایه گذار مدیریت مدرن شناخته شده و ایده «مدیریت هدفگرا» را برای اولین بار مطرح کرد.

کتاب «مدیر کارآمد» در دهه ۶۰ میلادی نوشته شده اما راهکارها و ایده های آن هنوز با همان کیفیت قابل اجرا و مفید است.