عاداتی که تغییر در آنها باعث افزایش بهره وری می‌شود

وب‌سایت تکرا - زهرا جانعلیزاده: بهره وری در جهان پرسرعت امروزی از اهمیت ویژه ای برخوردار شده است. بسیاری از افراد با اضافه کردن فعالیت های مختلف به روتین روزانه‌ی خود تلاش می‌کنند تا کارهای بیشتری را به سرانجام برسانند؛ اما قبل از اینکه این روش به نتایج خوب، قابل اندازه گیری و افزایش بهره وری منجر شود، به زمان نیاز دارد.

در اکثر موارد، تنها کاری که باید برای افزایش بهره وری خود انجام دهید این است که برخی کارها را حذف کنید؛ با این روش، تقریبا به سرعت متوجه می‌شوید که چه تفاوتی ایجاد شده است. حذف کردن کارهایی که زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهند باعث می‌شود که زمان بیشتری برای کارهای مهم تر باقی بماند. شاید کمی غیر معمول به نظر برسد، اما حذف کردن برخی کارهای کوچک، منطقی تر است؛ پس از آن می‌توانید سیستم ها و روش های جدید را در زندگی خود اعمال کنید.

اگر نمی دانید که باید از کجا شروع کنید، پیشنهاد می‌کنیم چگونگی سپری شدن زمان هایتان را در نظر گرفته و روی حذف کردن ۵ عادتی که در ادامه معرفی می‌کنیم، متمرکز شوید. در ادامه با ما همراه شوید:

۱. برنامه ریزی برای تمامی دقایق روز، بدون در نظر گرفتن اوقات استراحت به منظور افزایش بهره وری

شاید کمی غیر منتظره باشد، اما اگر به افزایش بهره وری فکر می‌کنید، نباید برای تمامی لحظه های روز خود برنامه ریزی کنید. مردم اغلب از تنظیم کردن تقویم ها و احساس آرامشی که از انجام دادن کارهای برنامه ریزی شده روی تقویم به وجود می آید لذت می‌برند. اما به یاد داشته باشید که اگر بیش از اندازه برنامه ریزی کنید، در نهایت از این روزهای کاری متنفر می‌شوید.

علاوه بر این، زمانی که یک کار ضروری داشته باشید و یا اینکه انرژی لازم برای انجام دادن کارهای باقی مانده را نداشته باشید، روند کار در باقی روز را نیز از دست خواهید داد. این روند در نهایت به یک آشفتگی منجر شده و اجازه نمی دهد کارهایی که برای آن برنامه ریزی کرده اید را به طور کل انجام دهید.

اما راه حل چیست؟ یک روش ساده را به کار بگیرید. برای مثال می توانید ۶ کار مهمی که باید قبل از خواب انجام دهید را انتخاب کنید. زمانی که از خواب بیدار می‌شوید، یک روش ساده برای انجام دادن کارهایی که انتخاب کرده اید را اعمال کنید، اما مطمئن شوید که برنامه‌ی انعطاف پذیری را تهیه می‌کنید.

به حرف های بدن خود گوش کنید. روی مهم ترین کارها متمرکز شوید و هرگز صبحانه خوردن را فراموش نکنید.

۲. تلاش برای موفقیت در چندین کار به صورت همزمان

این دقیقا همان چیزی است که باعث از دست رفتن تمرکز می‌شود. همه ی ما تمایل داریم که در چندین زمینه‌ی مختلف به موفقیت برسیم؛ برای مثال، راه اندازی کسب و کارهای مختلف در چندین بازار، ورزشکار شدن، سفر به نقاط مختلف جهان و غیره.

اگر بخواهید به صورت همزمان، چندین کار یا فرصت را پیگیری کنید، باید بگوییم که درواقع خودتان را برای شکست آماده می‌کنید. حتی اگر به موفقیت نیز دست پیدا کنید، با توجه به قانون توزیع، باید بگوییم که موفقیت های کوچکی خواهید داشت که رضایت اندکی را به همراه دارند.

بهتر است کاری را انتخاب کنید که در دست یافتن به سایر اهداف نیز موثر باشد و تمامی انرژی خود را روی آن متمرکز کنید. زمانی که به موفقیت دست پیدا کردید، مدت زمانی که برای آن کار اختصاص می دهید را کاهش داده و ساعت ها یا دقایق باقیمانده را برای کارهای دیگر صرف کنید.

بهترین بخش این روش چیست؟ شما می‌توانید از موفقیت اولیه خود برای رسیدن به نقاط عطف بیشتر استفاده کنید. برای مثال اگر کسب و کار مورد نظر خود را با موفقیت راه اندازی کرده و سود مستمری را از آن دریافت می‌کنید، می‌توانید از این موفقیت استفاده کرده و روی کارهای دیگر سرمایه گذاری کنید. این کار باعث می‌شود کسب و کارهای دیگری که راه اندازی می‌کنید، با سرعت بیشتری به موفقیت برسند. حتی می‌توانید با درآمد اضافی که برای خود ایجاد کرده اید، به نقاط مختلف جهان سفر کنید و نگران آینده‌ی کسب و کارتان نباشید.

۳. کمال گرا بودن

احتمالا با احساس درونی شکوه و شکایتی که در زمان راه اندازی یک پروژه به وجود می آید آشنا هستید. اگر چنین احساسی را تجربه کرده اید، پس حتما ساعت ها و حتی روزهای زیادی را برای کمال گرایی صرف می‌کنید. برای مثال زمانی که در حال تعمیر کردن یک وسیله هستید، متوجه می‌شوید که موارد دیگری نیز وجود دارند که باید روی آنها کار کنید؛ این چرخه تا زمانی ادامه پیدا می‌کند که دیگر انرژی لازم برای انجام دادن کار اصلی خود را ندارید. همین کار در نهایت به یک تاخیر همیشگی منجر می‌شود.

یک حقیقت تلخ و شیرین این است که هیچ کس متوجه نقص های شما نمی‌شود. حتی اگر در برخی موارد به چند جزئیات مختلف توجه کنند، باز هم شکست های شما به شکلی که تصور می کنید نخواهد بود. فراموش نکنید که در صورت شکست هم می‌توانید چیزهای مختلفی را یاد بگیرید.

پیشنهاد ما این است که برای افزایش بهره وری هرچه بیشتر، تمامی کارها را با کیفیت ۹۰ درصد انجام دهید؛ چراکه در آینده می‌توانید به کارهای خود ادامه داده و تغییراتی را در آنها اعمال کنید.

۴. حذف زمان های استراحت برای انجام دادن کارهای بیشتر

حتما تصور می کنید که با بیشتر کار کردن، کار بیشتری را نیز به سرانجام می رسانید؛ اینطور نیست؟ کاملا در اشتباه هستید.

همانطور که کال نیوپورت در کتاب Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (کار عمیق: قوانین موفقیت متمرکز در یک جهان پریشان) می نویسد، کارهایی که انجام داده اید برابر است با زمانی که سپری کرده اید، منهای شدت کار.

بنابراین اگر ۱۰ ساعت را برای کاری اختصاص داده اید که شدت آن معادل ۲ است، نتیجه ی آن برابر خواهد بود با کاری که در مدت ۲ ساعت با شدت ۱۰ انجام می‌شود. این مفهوم کمی حیرت آور است. شما در یک چهارم از زمان، همان نتیجه را دریافت می‌کنید. کلید دستیابی به چیزهای بیشتر این است که شدت آن را افزایش دهید.

برای اعمال این روش می‌توانید از تکنیک پومودورو استفاده کنید. به مدت ۲۵ دقیقه روی انجام دادن یک کار بخصوص متمرکز شوید و بی وقفه آن را انجام دهید، سپس به مدت ۵ دقیقه استراحت کنید. بعد از ۴ چرخه می‌توانید طول مدت استراحت را بیشتر کنید.

۵. حذف پاداش و جایزه

پاداش دادن به خود چطور می‌تواند به افزایش بهره وری منجر شود؟ این کار باعث می‌شود درجه ای از شدتی که برای خود در نظر گرفته اید را حفظ کنید و اگر می‌خواهید کار بیشتری را انجام دهید، باید پاداش های بیشتری را برای خودتان در نظر بگیرید.

زمانی که کار پرفشار و دشواری را در عرض ۲ ساعت به سرانجام رساندید، با یک چیز ساده به خودتان پاداش دهید، مثل شکلات. حتی می‌توانید زمان هایی برای استراحت در نظر بگیرید تا از این پاداش ها لذت ببرید.

شاید برایتان غیر قابل باور باشد، اما باید بدانید که این لحظه ها از اهمیت بالایی برخوردار هستند. اگر خودتان را از پاداش ها محروم کنید، به سرعت با کاهش انرژی مواجه می شوید. درنظر گرفتن پاداش، نه تنها باعث می شود که به نقطه ی برنامه ریزی شده دست پیدا کنید، بلکه در تمرکز بیشتر نیز موثر است که در نهایت به افزایش بهره وری منجر می‌شود. شما می‌دانید که باید مدت زمان بخصوصی را برای یک کار مشخص سپری کنید و می‌دانید که پس از آن می‌توانید از یک جایزه ی خوب بهره مند شوید.