چیز‌هایی که بازدهی کارهایمان را کاهش می‌دهد

برترین ها - ترجمه از محمد کاملان: حتماً شما هم شنیده‌اید که می‌گویند کار جوهر مرد است و راه پیشرفت و موفقیت از میان سخت‌کوشی و تلاش می‌گذرد. از طرف دیگر شرایط زندگی امروزی باعث شده تا در کنار مردان، خانم‌ها نیز آستین بالا بزنند و دوشادوش آقایان، چرخ زندگی را بچرخانند. به این ترتیب کسی را سراغ نداریم که با کارکردن غربیه باشد.

اما کار کردن هم رسم و رسوم خاص خودش را دارد و باید تاجایی که می‌توانیم بازدهی کارهایمان را بیشتر کنیم. در این بین افرادی نیز وجود دارند که قاشق را دور سر خود می‌چرخانند و به جای اینکه با سرعت بیشتری کار کنند، دائم بازدهی کاری خود را کاهش می‌دهند. بعضی‌ها نیز واقعاً دوست دارند کاری که می‌کنند بازدهی بیشتری داشته باشد اما راه و روش درست اینکار را نمی‌دانند یا با موانعی که جلوی افزایش بازدهی را در کارها می‌گیرد آشنا نیستند.

به همین دلیل قصد داریم در ادامه برای شما از چیزهایی بگوییم که بازدهی را در کارها کاهش می‌دهند.

زمان از دست شما فرار می‌کند

حتماً برای شما هم پیش آمده پس از پایان یک روز شلوغ کاری، با نگاهی بکه کارهایی از صبح انجام داده‌اید متوجه می‌شوید روز پرتلاشی را پشت‌سر گذاشته‌اید اما بازدهی خوب و مطلوبی نداشته‌اید.

برای نمونه در انتهای ساعت کار، فرصتی برای نگارش گزارشی که باید دیروز نوشته می‌شد را ندارید. یا اینکه زمانی برای مرتب کردن میز کار باقی نمانده‌ است. این موارد باعث می‌شود به‌رغم اینکه ساعت کار به پایان رسیده است تا دیر وقت در محل کار باقی بمانید و کارهای عقب مانده‌ را انجام دهید.

راه‌حل این مشکل ساده است و برای اینکه اجازه ندهید زمان از دست شما فرار کند، باید حدود زمانی که کارها قرار است تمام شود را تخمین بزنید و به هر کاری زمان خاص خودش را اختصاص دهید. با زیرنظر گرفتن زمان انجام کارها می‌توانید زمان‌بندی دقیق‌تری داشته باشید و اجازه ندهید زمان از دست شما در برود.

بهتر است زمان‌بندی انجام کارها را یادداشت کنید تا با دقت بیشتری مدت زمان لازم را برای هر کار اختصاص دهید و جلوی کارهای غیرضروری که باعث اتلاف وقت می‌شود را بگیرید. برای نمونه کاری که به‌صورت میانگین در عرض ۱۵ دقیقه انجام می‌شود ممکن است با مراجعه همکاران و پرسش‌های بی‌مورد، چیزی بیشتر از نیم ساعت به طول بیانجامد.

به مدت چند هفته تمامی کارهایی که در محل کار انجام می‌دهید را یادداشت کنید و با شناسایی تمامی مواردی که وقت را تلف می‌کنند در هفته‌های بعد با سرعت بیشتری کار کنید و اجازه ندهید زمان از دست شما فرار کند. در نگارش مدت زمان انجام کارها، وسواس زیادی به‌خرج دهید و تمامی کارها را با جزئیات دقیق بنویسید.

نظم و انضباط

بدون شک شما هم این جمله امير المؤمنين (ع) را شنیده‌اید که مسلمانان را به تقوا و نظم توصیه کرده‌اند. با این حساب مطمئن باشید اگر نظم را در محل کار خود رعایت نکنید بدون شک زمان را از دست خواهید داد و بازدهی شما کمتر می‌شود.

میز کار، محیط اطراف آن و هرچیزی که مرتب نیست را همیشه در حالتی منظم و جمع و جور نگه دارید. از آنجایی که این روزها بیشتر کارها با کامپیوتر انجام می‌شود، پیشنهاد می‌کنیم فایل‌های داخل هارد کامپیوتر خود را نیز منظم کنید تا سریع‌تر به این فایل‌ها دسترسی داشته باشید.

به شما حق می‌دهیم اگر به‌سرعت نتوانید شلوغی‌های اطراف خود را سر و سامان دهید، با این حساب بهتر است به خودتان چند هفته فرصت دهید تا به شلوغی‌ها و بی‌نظمی‌ها، نظم و ترتیب بدهید. مطمئن باشید کار کردن در یک محیط منظم، نه‌تنها بازدهی کار شما را افزایش می‌دهد بلکه استرس‌های بی‌جا را نیز از بین می‌برد و اعتماد به‌نفس شما را نیز بیشتر می‌کند. نظم و انضباط تأثیر مستقیمی در افزایش اعتماد به‌نفس نیز دارد.

کارها را اولویت‌بندی کنید

حتماً برای شما هم پیش آمده به یکی از همکاران در انجام کارهایش کمک کرده باشید و همین امر باعث شد تا گزارش مهمی که باید سر موعد تحویل می‌دادید را با تأخیر آماده کنید. کمک کردن به همکاران هیچ اشکالی ندارد اما باید هر چیزی در جای خودش انجام شود.

به این ترتیب پس از اینکه زمان‌بندی مناسبی برای کارها مشخص کردید و نظم و انضباط خوبی هم به محیط کار دادید، وقت اولویت‌بندی کارها فرار می‌رسد. اولین کارها را تشخیص دهید و ببینید انجام چه کارهایی شما را به پول و درآمد نزدیک‌تر می‌کند. کارهایی که انجام سریع‌ آنها، افزایش حقوق یا تشویقی‌های خاصی را به دنبال دارد نیز از اولویت بیشتری برخوردار هستند.

این امر در خصوص مشتری‌ها نیز صدق می‌کند و بهتر است کار مشتریان خوش‌حساب را ابتدا انجام دهید و بعد از آن سراغ کارهای مشتری‌های بدحسابی بروید که تأخیر زیادی در پرداخت دستمزد دارند.

جلوی دوباره‌کاری‌ها را بگیرید

شغل‌ها با هم تفاوت دارند اما روند انجام کارها باید در هر شغلی دائم در حال بهینه‌تر شدن باشد. به‌عبارت دیگر باید فرآیند نحوه انجام کارها را بررسی کنید و همیشه به دنبال روش‌هایی باشید تا جلوی دوباره‌کاری‌ها گرفته شود.

فرآیند انجام کارها باید تا جای ممکن ساده‌سازی شود و اگر احساس می‌کنید کاری را دو یا سه بار در روز انجام می‌دهید بدانید این کار را می‌شود با برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی، بهینه‌تر کرد و جلوی دوباره‌ کاری‌ها را گرفت.

آموزش و آگاهی حرف اول را در هر کاری می‌زند

شما بهتر از ما می‌دانید حتی اگر علامه دهر هم باشید، باز هم دانش و آگاهی وجود دارد که از آن بی‌خبر باشید و به همین دلیل هم هست که می‌گویند از گهواره تا گور دانش بجو. مطمئن باشید دانشی که بدست می‌آورید، سرعت انجام کارها را بیشتر خواهد کرد.

برای نمونه یادگرفتن تایپ ده‌انگشتی با تایپ دو انگشتی که بیشتر افراد از آن استفاده می‌کنند تفاوت زیادی در سرعت کار با کامپیوتر دارد. آگاهی داشتن از وسایل و چیزهایی که سرعت کار را افزایش می‌دهند نیز یکی دیگر از روش‌هایی است که تأثیر غیرمستقیمی در سرعت کارکردن شما خواهد داشت. برای نمونه وسایل و ابزاری که نجارهای امروزی استفاده می‌کنند با وسایل نجارهای صد سال پیش فرق دارد و این وسایل در کنار راحت‌تر کردن نجاری، این کار را سریع‌تر نیز می‌کنند.

با این حساب به هر شغلی که مشغول هستید همیشه به دنبال یادگیری و آگاهی بیشتر باشید و جدیدترین و ساده‌ترین روش‌های انجام کار را پیدا کنید. در این زمینه خوشبختانه اینترنت به کمک انسان‌ها آمده و بعید می‌دانیم به دنبال آموزش کار و حرفه‌ای باشید و این آموزش را در اینترنت پیدا نکنید. از خرید کتاب و ویدئوهای آموزشی نیز غافل نشوید. ممکن است در نگاه اول هزینه‌ای را برای خرید کتاب پرداخت کنید اما مطمئن باشید آموزش‌هایی که این کتاب در اختیار شما قرار می‌دهد باعث افزایش سرعت انجام کارها می‌شود و درآمدتان را بیشتر می‌کند.

از آنجایی که مطمئن هستیم شما در حرفه‌ خود روش‌های جالبی را برای افزایش بازدهی استفاده می‌کنید، خواهشمندیم در قسمت نظرات ما و سایر کاربران را در جریان این روش‌های مفید قرار دهید.