خُرده مدیریت نکنید، به کارمندان‌ اعتماد کنید

روزنامه دنیای اقتصاد: وقتی به مدیران موفق در طول تاریخ نگاه کنیم - چه در حوزه سیاست مانند ژولیوس سزار یا در حوزه تجارت مانند استیو جابز مدیرعامل سابق شرکت اپل - ممکن است فکر کنیم که آنها نقش بسیار فعالی را در پیشبرد سازمان خود ایفا کرده‌اند. سزار کسی بود که شخصا ارتش خود را همراهی می‌کرد و جابز مشهور بود که کوچک‌ترین قطعات طراحی شده در محصولات اپل را بازبینی می‌کند.

اینجا است که نظری از سوی دیگر مطرح می‌شود. جی. کیث مورنیان، استاد مدیریت و سازمان در دانشگاه مدیریت کلاگ می‌گوید این روش خوبی برای مدیریت سازمان نیست. او در کتاب تازه‌اش با عنوان «دست به کاری نزن»، عنوان می‌کند که بیشتر رهبران موفق در عمل، تمام کارهای روزمره را به کارمندانشان واگذار می‌کنند تا برای یاری رساندن و هماهنگ کردن کل پرسنل وقت کافی داشته باشند. این کار، نه تنها روحیه مدیر را بالا می‌برد که باعث بالا رفتن بهره‌وری و پایین آمدن تنش‌های احتمالی هم می‌شود.

مورنیان می‌گوید: «بیشتر رهبران بیش از حد نیاز کار انجام می‌دهند و هنگامی که این کارها را انجام می‌دهند مثل مدیر خرده‌کار به نظر می‌آیند.»


از انجام دادن کارهای روزمره‌ای که خوب بلدید پرهیز کنید

محتوای کتاب حاصل نزدیک به ۴۰ سال تدریس مورنیان است.او معتقد است: «تصمیم‌گیری، گفت‌وگو و مهارت ایجاد تشکل و کار گروهی اساسی‌ترین مسوولیت‌های سطح مدیریت هستند. یک منطق نهایی که از تشکیل یک گروه از کارمندان معتمد و تمرکز بر امور کلی و مهم سازمانی می‌توان برداشت کرد این است که رهبران در زمینه امور روزمره نباید دخالت داشته باشند.»

او از سوژه‌های خود که عموما یا مدیر اجرایی هستند یا قصد دارند در آینده به این پست برسند، می‌پرسد: «به نظر شما اگر توان و استعدادهای بالقوه همه اعضای زیرگروه شما بالفعل شود، اوضاع چطور خواهد بود؟» وی اضافه می‌کند:‌ «همه مخاطبان این پرسش، پس از این حرفم لبخند می‌زنند. بعد می‌گویم، چرا به آنها کمک نمی‌کنید که به این وضعیت دست یابند؟ تنها کاری که باید بکنید این است که کمی هماهنگی کنید و راه را برایشان هموار کنید». مورنیان البته تاکید دارد این کاری است که حرف زدن در موردش راحت ولی اجرایش خیلی کارسختی است.

برای افرادی که به شغل خود علاقه دارند و به موفقیت می‌اندیشند، سخت است که بخواهند خود را از جزئیات و خرده‌کارهای روزانه عقب بکشند. یک مشکل متداول این است که افراد به خاطر اینکه برای مثال تکنسین‌های قابلی بوده‌اند به مناصب مدیریتی ارتقا پیدا می‌کنند درحالی‌که بسیار مهم است وقتی مدیر شدند، دیگر دست از کار تکنسینی بردارند و کار را به کارمندان‌شان محول کنند.این امتناع از ترک عادت‌های گذشته مشکلات زیادی به‌بار می‌آورد. بسیاری ازاین رهبران از گروه‌هایی که اعضای‌شان بیکار مانده‌اند یا چالشی برای دست و پنجه نرم کردن ندارند، غافل می‌شوند. این کارمندان عملکرد لازم را ندارند و در نهایت ممکن است بهترین‌های‌شان با نارضایتی گروه را ترک کنند.

با آزمایش بزرگ شروع کنید

مورنیان چند روش را برای آموختن «انجام ندادن کار» پیشنهاد می‌کند. برای کسانی که تازه‌کار هستند، رهبران باید کارمندانی را که توانمندتر هستند انتخاب کنند و شرایط مناسب را برای همکاری با آنها فراهم کنند.او همچنین اشاره می‌کند که حرکت اولیه رهبران برای هدایت یک گروه معمولا این است که به اعضا وظایف کوچک محول کنند. با این کار، به تدریج هم آنها را آزمایش می‌کنند و هم اینکه درصد خطر را پایین می‌آورند، ولی مورنیان می‌گوید این کار هم درست نیست.

پیشنهاد او این است:‌ «در عوض مشق اول شما این است که با اعضای گروه خود مشورت کنید و به فایل‌های پرسنل در کارگزینی مراجعه کرده و آنها را مطالعه کنید تا دریابید آنها چه میزان مهارت دارند و روی چه پروژه‌هایی کار می‌کنند. » صد البته او به مدیران پیشنهاد نمی‌کند که به معنی واقعی کلمه هیچ کاری انجام ندهند و بروند گلف بازی کنند. با وجود واگذاری وظایف، رهبران کارآمدی که از این روش استفاده می‌کنند کماکان در امور سازمان درگیر هستند. او اضافه می‌کند که: «مهم‌ترین کار این است که در راهرو قدم بزنند و از کارمندان دو سوال ساده بپرسند: یکی اینکه حال شما چطور است؟ و دیگری آیا می‌توانم شرایط کار کردن را برای شما تسهیل کنم؟ این دو سوال نشان می‌دهند که مدیر هم به خود کارمند و هم به کارآیی او اهمیت می‌دهد.»

او اضافه می‌کند که: «اگر شما بدانید مدیرعامل به شما اهمیت می‌دهد، انگیزه بیشتری برای کارآیی بیشتر به‌دست می‌آورید.» برای یک مدیر موفق، «تسهیل کردن شرایط» و «هماهنگ کردن» تنها دو کلمه حفظ شده از کتاب درسی مدیریت نیستند. یک رهبر و مدیر می‌تواند به دیگران کمک کند که در آنچه انجام می‌دهند به موفقیت برسند. به بهترین مدیر فروش خود و گروه کاری خود تا جایی که می‌توانید اطلاعاتی راجع به خریداران احتمالی بدهید.

مطمئن شوید که همه، کار خود را به موقع می‌رسانند تا همه چیز سر موقع مقرر آماده شود. با انجام دادن کمتر و کمتر کارهای روزمره، شما زمان پیدا خواهید کرد که برای آینده برنامه‌ریزی کنید. کتاب مورنیان دو استثنا را در این رویکرد رهبری بر می‌شمارد: هنگامی که شما تنها فرد با مهارت مورد نیاز برای یک کار فوری هستید و زمانی که یک کار غیرمتعارف باید انجام شود و لازم است کسی آستین‌هایش را بالا بزند. در مورد کار اول، یادتان باشد که فقط باید یک بار اتفاق بیفتد چون پس از آن شرکت باید یکی از کارمندان موجود را برای به دست آوردن آن مهارت آموزش دهد یا فرد جدیدی برای آن کار استخدام کند.

امتیاز مدیر همیشه محفوظ است

دخالت نکردن در خرده‌کارهای روزمره، همیشه منافع زیادی به همراه دارد، نیروی کار راضی‌تر، محصول نهایی بهتر، دوباره کاری کمتر، زمان بیشتر برای برنامه‌ریزی و مدیرانی آرام‌تر. همچنین اعضای تیم شما مهارت‌هایی را از خود بروز خواهند داد که شما پیش از این از آنها خبر نداشتید و دستاوردهایی خواهند داشت که از انتظارات شما از توانایی‌های آنها فراتر می‌رود. در این صورت مدیران می‌توانند کار هفتگی خود را به نصف کاهش دهند و به سبک فرانسوی ۳۵ ساعت برسانند. البته این روش ممکن است برای کارتان خطرآفرین باشد. ممکن است رقیبان شما در سازمان شایعه کنند که شما دارید تنبلی می‌کنید.

ولی در مقابل، چون اعضای گروه در نتیجه سپردن مسوولیت‌های بیشتر به آنها انگیزه بالایی پیدا کرده‌اند، کارآیی‌شان بالا رفته و می‌توانند از گروه‌های رقیب دیگر پیشی بگیرند. زمانی که اعضای گروه شما عملکرد عالی داشته باشند اعتبار چه کسی بالا می‌رود؟ البته شما. وی می‌افزاید: ‌« عملکرد گروه‌ها همیشه منعکس کننده کارآیی مدیرشان است. اگر تیم شما موفق باشد و مردم ببینند شما کاری نمی‌کنید، آنها شما را تنبل نمی‌پندارند و در عوض می‌خواهند بدانند رمز موفقیت شما در چیست.»