روش صحیحِ اخراج کردن کارمندان!

وب‌سایت اقیانوس آبی: شما به این نتیجه رسیده‌اید که وقت اخراج کردن کسی است که پایین‌ترین عملکرد را در تیم شما دارد. بهترین راه برای دادن این خبر به آن کارمند چیست؟ چه کسی باید با شما در اتاق باشد؟ چه چیزی باید بگویید و چه چیزی نباید بگویید؟ و چگونه باید این خبر را به گوش بقیه افراد رساند؟

کارشناسان چه می‌گویند؟

"اخراج کردن یکی از سخت‌ترین کارهایی است که یک مدیر باید انجام دهد." درست است که اخراج کردن سخت است، اما یک مدیر باید همیشه کاری را انجام دهد که به نفع شرکت باشد. دادن خبر بد هیچگاه آسان نیست، بااین‌حال در ادامه چند راهنمایی برای مدیریت این فرایند به شما پیشنهاد می‌کنیم.

طفره نروید و سریع باشید.

اخراج کردن کسی که سال‌هاست با او کار می‌کنید، به‌خصوص اگر او را خوب بشناسید و مورد احترام شما باشد، دلهره‌آور است؛ اما شما نباید اجازه دهید که احساسات شخصی‌تان، اخراج کردن را به تأخیر بیندازد. زمانی که کارمندی، بیشتر، باعث ایجاد مشکل می‌شود تا اینکه بخواهد مشکلی را حل کند، باید اخراج شود.

تجربه ثابت کرده است که مدیران به‌ندرت از سریع اخراج کردن کارمند پشیمان می‌شوند، اما از به تأخیر انداختن آن همیشه پشیمان می‌شوند. اگر همچنان شجاعت کافی برای اخراج نداشتید، به بقیه افراد تیم خود فکر کنید. چراکه آن‌ها هستند که مجبورند کاستی‌های ناشی از عملکرد نادرست آن فرد را جبران کنند و احتمالاً ساعت‌های بیشتری را کار کنند.

منابع انسانی را با خود متحد کنید.

قبل از اینکه بخواهید راجع به اخراج با کارمند موردنظر صحبت کنید، برنامه‌ی خود را راجع به اخراج، با منابع انسانی‌تان دوباره چک کنید. منظور این نیست که از آن‌ها اجازه بگیرید، چراکه شما رئیس هستید و تصمیم می‌گیرید، اما این کار را انجام دهید تا مطمئن شوید که هیچ دلیلی برای اخراج نکردن آن کارمند باقی نمانده است.

اولاً، شما می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که یکی از افراد بخش منابع انسانی قادر است به‌عنوان نماینده در جلسه اخراج حضور داشته باشد، چراکه حضور یک شخص ثالث در جلسه، عملی قانونی است و احساس راحتی بیشتری می‌دهد. دوماً، بخش منابع انسانی می‌تواند تصویر کامل‌تری از شرایط کارمند ارائه دهد. مثلاً ممکن است آن‌ها بدانند که همسر آن کارمند قرار است از دوشنبه درمان سرطانش را آغاز کند و بنابراین اخراج کردن او در روز سه‌شنبه می‌تواند به‌صورت یک عمل غیرانسانی دیده شود.

کار را زود تمام کنید.

جملاتی که در جلسه اخراج به کار می‌برید باید ساده باشند. با تردید حرف نزنید. سریع سر اصل مطلب بروید. بهتر است این‌گونه شروع کنید: "خبر بدی برایت دارم، متاسفانه امروز آخرین روز کاری تو در اینجاست." سپس علت اخراج او را در یک جمله ساده بیان کنید. مثلاً بگویید: " من تو را اخراج می‌کنم چون به هدف فروشت نرسیدی." یا "تو نتوانستی خودت را با فرهنگ این شرکت وفق دهی." بسیار مهم است که از افعال با زمان گذشته استفاده کنید، چرا که باعث می‌شود فرد شروع به دلیل آوردن نکند و شانس دومی از شما نخواهد. اگر کارمند شروع به استدلال کرد یا خواست با شما بحث کند و دعوا راه بیندازد سعی کنید به هیچ وجه پاسخ او را ندهید و واکنشی نشان ندهید. بهتر است به او بگویید:"متأسفم که شرایط اینطور ایجاب کرد که تو اخراج شوی"، نه اینکه او را به خاطر عملکرد ضعیفش تحقیر کنید و سرکوفت بزنید.

در اتاق بمانید.

با اینکه خیلی از کارشناسان معتقدند که باید بعد از اعلام کردن اخراج به کارمند، سریع اتاق را ترک کنید، اما یک کارشناس مخالف این کار است و معتقد است رهبر باید دلسوز باشد و می‌گوید:" شما همین الآن عامل یک موضوع وحشتناک در زندگی شخصی آن فرد شده‌اید. فرار نکنید و منابع انسانی خود را مجبور نکنید که به او دلداری بدهند." شما باید آماده باشید تا در صورت نیاز صحبت کنید و به سؤالات فرد پاسخ دهید. قبل از جلسه، شما باید برخی مسائل از قبیل جزئیات قرارداد آن کارمند واقف شوید و بدانید که مزایا و حقوق، و مرخصی‌های استفاده نشده او را چگونه باید به او بپردازید. اگر احیاناً موردی پیش آمد و سؤالی از شما پرسیده شد که نمی‌دانستید باید چه‌کار کنید، از فرد عذرخواهی کنید و بگویید راجع به آن مسئله فکر نکرده بودید و بعد تصمیم می‌گیرید.

مهربانی خود را نشان دهید.

اخراج کردن برای شما به‌عنوان یک مدیر ممکن است سخت باشد ولی برای کسی که دارد اخراج می‌شود کاملاً آسیب‌زاست؛ بنابراین با او همدردی کنید. اگر شما واقعاً باور دارید که آن فرد، فرد خوبی است که استعدادها و توانایی‌هایش می‌تواند در جای دیگری مفید واقع شود، به او بگویید که خوشحال می‌شوید اگر بتوانید معرف او در جای دیگری باشید.

با افراد تیم خود صحبت کنید.

بعد از اینکه شخصی را اخراج کردید و او آنجا را ترک کرد، افرادی که تحت تأثیر این اخراج قرار دارند را جمع کنید و درباره این موضوع با آن‌ها صحبت کنید. مستقیم و واضح سخن بگویید. دلایل پشت اخراج را برای آن‌ها آشکار نکنید، چراکه این یک امر کاملاً محرمانه است و علاوه بر این باعث بدگویی پشت سر آن کارمند سابق می‌شود. مثلاً بعد از اخراج دایان، بهتر است به آن‌ها بگویید: "همانطور که برخی از شما در حال حاضر ممکن است بدانید، دایان دیگر بخشی از سازمان نیست. من نمی‌توانم وارد جزئیات شوم چراکه محرمانه است و من می‌خواهم محافظ حریم خصوصی دایان باشم. اگر شما پیشنهادی در مورد نحوه به حداقل رساندن تأثیر حضور نداشتن دایان دارید، مرا در جریان بگذارید."

بر آینده تمرکز کنید.

اخراج یک کارمند، یک کار خالی از عاطفه است، اما شما به خاطر افراد تیم‌تان هم که شده نباید در آن غوطه‌ور شوید. شما باید رو به جلو حرکت کنید. اخراج به احتمال زیاد یک چالش کوتاه مدت برای تیم شما خواهد بود، چراکه کار آن‌ها بیشتر می‌شود؛ بنابراین شما باید تا زمانی که فردی برای جایگزینی فرد اخراج شده پیدا نکردید، یک استراتژی برای مدیریت حجم کار ارائه دهید و به آینده فکر کنید.