راه‌هایی برای افزایش تمرکز در کار کردن از خانه

برترین ها - ترجمه از حمید گنجی: نه رفت و آمدی، نه جلسه‌ای و نه لباس رسمی. کار ریموت می‌تواند یک رویا باشد، تا زمانی که الزامات شخصی سد راه شما قرار نگرفته‌اند. این حواس‌پرتی‌ها را در محیط کار به راحتی می‌توان نادیده گرفت. اما وقتی که در خانه کار می‌کنید، تنظیم مرز بین زمان‌های شخصی و حرفه‌ای کاری دشوار است.

برای مثال، فرض کنید که روی یک پروژه کار می‌کنید و ناگهان یک دوست با شما تماس می‌گیرد. می‌دانید که باید کار خود را به پایان ببرید، اما از طرفی هم جواب ندادن به تماس آن دوست ممکن است حرکتی بی‌ادبانه تلقی شود. یا مثلا فکر کنید که در حال برنامه‌ریزی کارهای روزانه‌تان هستید، اما در عین حال نیز باید در مورد تعهدات شخصی‌تان نیز تصمیم‌گیری کنید.

به عنوان کسی که 12 سال کار ریموت انجام داده و به مربی‌گری مدیریت زمان برای کارکنان ریموت نیز مشغول است، در این سال‌ها چیزهایی خوب، بد و زشت را به چشم دیده‌ام. من دریافته‌ام که متمرکزترین و موثرترین کارکنان ریموت برای خودشان مرزهایی تعیین می‌کنند و به همین خاطر است که می‌توانند کارهای خود را به نحو احسن انجام دهند.

در ادامه ترفندهایی برای شما ذکر شده است که می‌تواند کار از خانه را برایتان بهره‌ور تر و راضی‌کننده‌تر کند.

ساعات کاری خود را تنظیم کنید

هرچند که ممکن است کمی احمقانه باشد، اما اگر می‌خواهید روز کاری متمرکزتری داشته باشد، باید وانمود کنید که از خانه کار نمی‌کنید. قبل از اینکه مربی مدیریت زمان باشم، برنامه زمانی من پر از هرج و مرج بود. هیچ زمان مشخصی برای نشستن پشت کامپیوتر نداشتم و اغلب قرارهای ملاقات شخصی را برنامه‌ریزی می‌کردم و یا ساعات کاری‌ام در طول روز پراکنده بود. و از آنجایی که زندگی شخصی‌ام هیچ مرزی نداشت، زندگی کاری‌ام نیز به همین صورت درآمد. وقتی که در خانه بودم، برای چک کردن ایمیل‌های مرتبط با کارم در تمام ساعات شب و روز احساس گناه می‌کردم.

اما وقتی‌که شروع به تنظیم «ساعات کاری» برای خودم کردم، یک تغییر بزرگ حاصل شد. این ساعات کاری برای من از ساعت ۹ صبح آغاز می‌شد و تا ۶ عصر ادامه داشت. من همچنین دقیقا مشخص کردم که در طول این ساعات چه کاری باید انجام شود و همچنین نباید به سمت چه کارهایی بروم. از خودم پرسیدم: «اگر در دفتر کار بودم، آیا این کار را در طول روز انجام می‌دادم؟» و پاسخ این سوال منفی بود. من می‌دانستم که باید این کار را قبل و یا بعد از ساعات کاری انجام بدهم.

کارهای خانه، گشت و گذار با دوستان و فعالیت‌های این چنینی تماما به فعالیت‌هایی تبدیل شدند که باید قبل یا بعد از ساعات کاری به آن‌ها می‌پرداختم. هرچند که دراین‌بین نیز ممکن بود استثنائاتی مانند دریافت تماس از یک دوست یا تعمیر خودرو به وجود می‌آمد و من مجبور می‌شدم که در طول روز و بین ساعات کاری به آن‌ها بپردازم، اما این‌ها فقط و فقط استثنا بودند و نه قانون. در تعیین این حدومرزها، من نه‌تنها یک‌زمان کاری اختصاصی ایجاد کردم، بلکه فهمیدم که می‌توانم بعد از ساعات کاری، روی کارهای شخصی‌ام نیز تمرکز کنم.

روزتان را برای موفقیت ساختاربندی کنید

شما می‌توانید با ساختاربندی کردن روز خود به روشی متفاوت از یک روز کاری معمولی، میزان اثرگذاری آن را به حداکثر برسانید. برای مثال، اگر فقط یک روز در هفته یا به‌صورت پراکنده در خانه کار می‌کنید، به‌هیچ‌عنوان هیچ جلسه‌ای را در این روز برگزار نکنید. اگر نمی‌توانید از جلسات اجتناب کنید، حداقل یک نصفه روز را برای کار با تمرکز اختصاص دهید. براساس هر جلسه مورد نیاز و سطح انرژی خود، زمانی را انتخاب کنید که برای شما بهترین است.

سپس یک یا دو آیتم کلیدی که می‌خواهید در طول این زمان به پایان برسانید را مشخص کنید. این آیتم‌ها می‌توانند مواردی باشند که به یک ساعت یا بیشتر کار بدون حواس پرتی نیاز دارند و یا حتی آیتم‌هایی که خلاقیت و تفکر استراتژیک بیشتری را می‌طلبند. همچنین خوب است که ایمیل‌هایتان را در طول این زمان خاموش کنید و یا حداقل برای یک ساعت از آن‌ها دور بمانید. همکارانتان را از زمان‌هایی که مشغول کار هستید و نمی‌توانید به آن‌ها پاسخ دهید آگاه کنید تا از جواب ندادن‌های شما سورپرایز یا نگران نشوند.

با دیگران حد و مرز تعیین کنید

برای اینکه تلاش‌هایتان تداوم داشته باشد، با کسانی که کار کردن شما در خانه را به چشم یک روز معمولی که در خانه استراحت می‌کنید می‌بینند، شفاف و بی پرده باشید. به دوستان، خانواده و دیگران توضیح دهید که روزهایی که شما به صورت ریموت کار می‌کنید، روزهایی برای فعالیت‌های غیرکاری نیستند. برای مثال، اگر با همسرتان در خانه هستید به او بگویید: «من می‌خواهم که از ساعت 8 تا 5 بعد از ظهر پشت کامیپوتر باشم. اگر صحبتی هست در وقت ناهار انجام می‌دهیم. به غیر از این ساعات من مشغول هستم.». به صورت معمول وقتی که انتظارات را مشخص می‌کنید و به آن پایبند می‌مانید، افراد محدودیت‌های شما را درک می‌کنند و دیگر فکر نمی‌کنند که شما در دسترس هستید. همچنین توصیه می‌کنم که یک مکان اختصاصی و جدا از دیگران را برای خود درنظر بگیرید تا کسی مزاحمتان نشود.

اما در شرایطی که یک مهمان ناخوانده برایتان می‌آید باید دیپلماتیک رفتار کنید. اگر یکی از همسایه‌ها آمد، دقایقی را به صحبت با او اختصاص دهید، همانند همان دقایقی که یکی از همکارنتان در محیط کار دقایقی سر میز با شما گپ می‌زند. اما به هیچ وجه این همسایه را برای نوشیدن یک فنجان چای یا ادامه بحث به داخل دعوت نکنید. بجای این کار، بگویید «از صحبت کردن با شما بسیار لذت بردم، اما یکسری کار دارم که باید به پایان برسانم» سپس زمانی را به دیدار مجدد با این همسایه در روزها و یا هفته‌های آینده اختصاص دهید. یا اگر صاحبخانه می‌گوید که می‌خواهد یکسری تعمیرات را انجام دهد، بجای اینکه اجازه دهید او زمان را تعیین کند، زمان یا روزی را به او پیشنهاد دهید که برایتان بهترین باشد.

اگر مجبور شدید که در طول روز زمانی را به فعالیت‌های غیرکاری اختصاص دهید، همانند برنامه زمانی خود در دفتر کار، دقیقا مشخص کنید که چقدر زمان در اختیار دارید. برای مثال، اگر خانواده‌تان از شما درخواستی می‌کنند، تخمین بزنید که در طول زمان ناهار می‌توانید چه کارهایی را انجام دهید، سپس فقط به آن متعهد بمانید. برای مثال بگویید «می‌توانم در زمان ناهار به خشکشویی بروم یا شیر بخرم، اما تا بعد از زمان کاری، نمی‌توانم یک خرید مفصل داشته باشم.» یا همچنین می‌توانید این درخواست‌ها را به بخش‌های کوچکتر نیز تقسیم کنید. مثل: «می‌توانم ماشین را امروز به تعمیرگاه ببرم، اما نمی‌توانم تا فردا به شرکت بیمه زنگ بزنم.»

وقتی که محدودیت‌های خود را توضیح می‌دهید، لازم نیست که این کار را به طوری محکم انجام دهید. شما باید همان احترامی که برای زمانتان در مواقع حضور در دفتر کار قائل هستید را برای زمان‌هایی که در خانه کار می‌کنید نیز داشته باشید. همانطور که به زندگی و ارتباط با این انتظارات ادامه می‌دهید، سایر افراد نیز به تدریج آن‌ها را می‌پذیرند و در نهایت می‌بینید که زمان بیشتری را برای کار کردن با تمرکز در اختیار دارید.