۷ عادت مضر که باید از زندگی کاری خود حذف کنید

zoomit.ir - امین فیض پور: شاید این جمله را شنیده‌ باشید که «۸۰ درصد از موفقیت‌های شما ناشی از تنها ۲۰ درصد از تمامی تلاش‌هایتان است.» جمله‌ی مذکور به وضوح این موضوع را بیان می‌کند که ۸۰ درصد از فعالیت‌هایی که ما برای رسیدن به موفقیت انجام می‌دهیم ارزش پایینی دارند و به نوعی بیهوده هدر می‌روند.

در این مقاله قصد داریم ۷ مورد از این فعالیت‌ها که همان عادت‌های وقت‌کش هستند را به شما معرفی کنیم تا شما هر چه زودتر از شر آن‌ها خلاص شوید.اگر می‌خواهید موفقیت بیشتری به دست آورید، دو راه پیش رو دارید که یکی از آن‌ها بدست آوردن زمان بیشتر در طول روز است و دیگری حذف فعالیت‌های وقت‌گیری است که در طول روز انجام می‌دهید. مشکل اما اینجاست که بیشتر این فعالیت‌های غیرمفید خیلی زود تبدیل به عادتی در زندگی ما می‌شوند و ما بدون اینکه حتی متوجه باشیم در حال انجام آن‌ها هستیم و بدون هیچ فکری شاید هر روز مرتب آن‌ها را انجام می‌دهیم.

زمانی که شما آن کار‌های غیر مفید را از زندگی خود ریشه کن کنید و جای آن را با همان ۲۰ درصد از فعالیت‌هایی که می‌توانند شما را بیش از این به موفقیت برسانند بپردازید قطعا چیزی شبیه به معجزه را تجربه خواهید کرد و شاید دیگر پیش خود نگویید که ۲۴ ساعت برای یک روز وقت بسیار کمی است. ممکن است هنوز هم متوجه این عادت‌ها نشده باشید یا به غیر مفید بودن آن‌ها ایمان نیاورده باشید، پس در ادامه همچنان با ما همراه باشید تا ۷ مورد از مهم‌ترین آن‌ها را با هم بررسی کنیم.

۷. چک کردن دائم ایمیل‌ها

در سال ۲۰۱۳ حدود ۳۲ درصد از کارمندانی که در ایالات متحده آمریکا مشغول به انجام کار خود بوده‌اند اعلام کرده‌اند که به ایمیل‌ها فقط پس از گذشت ۱۵ دقیقه از زمان دریافت آن‌ها، پاسخ داده‌اند. به این مقدار ۲۳ درصد از کارمندان دیگر این کشور را اضافه کنید که صرفا پس از ۳۰ دقیقا ایمیل‌های دریافتی را پاسخ گفته‌اند. سوال، واقعا هر چه سریع‌تر پاسخ دهیم، بهتر است؟ چک کردن دائم ایمیل‌ها می‌تواند مدت زمان زیادی ارزش زیادی نیز دارد را از ما بگیرد اما این روند را می‌توان کنترل کرد.

اگر بخواهید عادت جدید و بهتری برای چک کردن ایمیل‌ها برای خود بسازید، می‌توانید اطلاعیه دهنده‌های دستگاه‌های مختلف مثل لپ‌تاپ، گوشی یا تبلت خود را به شکلی تنظیم کنید که در زمان کار روی پروژه‌های مهم به صورت دائم وقت شما را با ارسال نوتیفیکیشن از ایمیل جدید نگیرند. همچنین می‌توانید کلاینت‌های ایمیل خود را به شکلی تنظیم کنید که در طول روز تنها ۲ یا حداکثر ۳ بار در روز چک کنند. به این شکل و با عادت جدید حسابی برای خود وقت خریده‌اید.

۶. عالی خواستن همه چیز

انجام دادن کار‌ها به سبکی که کوچکترین نقصی در آنها وجود نداشته باشد به جرات خواسته همه است. اما عادت به اینکه همه چیز را فقط عالی بخواهیم بعد از مدتی علاوه بر اینکه آزار دهنده می‌شود می‌تواند زمانی زیادی از شما بگیرید، چرا که مجبورتان می‌کند برای اینکه یک وظیفه را به حد عالی برسانید صبر، زحمت و وقت بسیار بیشتری صرف کنید.

در نظر گرفتن مقدار زیادی از زمان برای پرفکت کردن یک وظیفه تنها به عقب انداختن قدم‌های بعدی است که باید مرتب و با نظم خاص خود برداشته شوند. از همین الان این عادت را از بین ببرید و به جای آن تلاش کنید وظیفه خود را درجه خوب و کافی برسانید و بعد به سمت جلو حرکت کنید و هیچگاه در یک مرحله توقف کامل نکنید.

۵. چند وظیفگی

خیلی‌ها فکر می‌کنند زمانی که در حال انجام چندوظیفه با هم هستند بهره‌وری بسیار بالاتری دارند در حالی که چندوظیفگی فقط می‌تواند این حس را برای شما شبیه سازی کند و در حقیقت بهره‌وری شما را پایین‌تر بیاورد. مغز شما در یک زمان مشخص تنها می‌تواند روی یک وظیفه تمرکز کند و حداکثر بهره‌وری خود را نشان دهد. بنابراین تغییر دائم تمرکز مغز بین دو یا چند وظیفه باعث می‌شود روی هیچ کدام از وظایف تمرکزی که لازم است وجود نداشته باشد.

اگر فکر می‌کنید جزو آن دسته افرادی هستید که فکر می‌کنید چندوظیفگی یا همان مولتی‌تسکینگ را می‌دانید، بهتر است دست از این کار بردارید و متوجه شوید که در حال صدمه زدن به عملکرد خود هستید و وقت خود را هدر می‌دهید. به جای چنین کاری بر روی یک وظیفه تمرکز لازم را بگذارید، در یک مدت زمان مشخص آن را انجام دهید و سپس با خیال آسوده به سمت وظیفه بعدی بروید.

۴. حواس ‌پرتی‌های دائمی

آیا در محیطی کار می‌کنید که عوامل زیادی می‌توانند باعث حواس پرتی شوند؟ یکی از مطالعاتی که به تازگی منتشر شده، نشان می‌دهد که حواس کارمندان هر ۱۱ دقیقه کاملا پرت می‌شود. با این حواسی که نمی‌تواند تمرکز بالای خود را حتی پس از ۱۱ دقیقه هم نگه‌ دارد، تعجبی ندارد که هیچ کاری با آن شکل مطلوب انجام نشود. درباره عادت‌هایی فکر کنید که هر روز با انجام آن‌ها همکاران خود را دعوت می‌کنید تا حواس شما را پرت کنند، از ارسال یک پیام کوتاه سریع برای چک کردن ایمیل‌ها، در حالی که سعی دارید به صورت کامل روی موضوع دیگری خود تمرکز کنید.

کم‌کردن عادت‌ها و رفتار‌هایی که باعث حواس‌ پرتی می‌شوند کمک می‌کند تا روی موضوعاتی که قصد تمرکز و انجام آن‌ها را دارید، همچنان متمرکز بمانید. سعی کنید روی تقویم کاری خود مشخص کنید که زمان‌های کاری باید حتما «مشغول» باشید. اگر در مخصوصی برای محل کار خود دارید آن را ببندید، گوشی خود را روی حالت سکوت قرار دهید و به دیگران هم خیلی واضح بگویید که در زمان مناسب دیگری با آن‌ها صحبت خواهید کرد.

۳. نامنظم بودن

کار کردن در محیطی که نظمی در آن وجود ندارد و همه چیز در جایی افتاده که در مواقع لزوم دسترسی سریعی به آن وجود ندارد می‌تواند وقت زیادی از شما را هدر دهد. نمونه این نامنظمی‌ها را می‌توان نامنظم بودن برگه‌های مورد نیاز و مهم، پرسیدن دائم اطلاعات کلیدی و مهم و همچنین فراموش کردن انجام وظایف تا لحظات آخر همگی مثال‌هایی هستند که با کمی نظم می‌توان از اتفاق افتادن آن‌ها حسابی پیش‌گیری کرد.

۲. انجام همه کار‌ها با هم

بسیاری از افراد حتی با دانستن اینکه در آن کار بهترین نیستند و می‌توانند آن وظیفه را به شخصی بسپارند که در آن زمینه تخصص دارد، اصرار می‌کنند که همه کار‌ها را باید خودشان به سرانجام برسانند. این عادت می‌تواند وقت زیادی که به راحتی می‌تواند صرف کار‌های مهم شود را از شما بگیرد، به جای آن کاری که می‌دانید در آن بهترین نیستید را به شخصی دیگری در تیم خود یا دستیار بسپارید و خودتان روی مسولیت‌های مهم‌تری که نیاز به توجه بیشتری دارند تمرکز کنید. حتی سعی کنید تسک‌هایی ریزی که شخص دیگری می‌تواند انجام دهد را به دیگران بسپارید و روی کار‌های مهم تمرکز کنید یا اینکه آن‌ کار‌های ریز را در وقت آزاد خود انجام دهید.

۱. «نه» نگفتن

موارد زیادی در زمان کار پیش می‌آیند که قصد دارند لحظات، دقایق یا حتی ساعاتی از زمان مهم شما را صرف خود کنند تا به کار‌هایی مشغول شوید که از بهره‌وری شما می‌کاهد و زمان تمام شدن پروژه شما را با تاخیر مواجه می‌کند. یکی از عادات بدی که می‌تواند زمان زیادی از شما بگیرد همیشه بله گفتن یا هیچوقت نه نگفتن است، سعی کنید خیلی راحت و با دلایل قانع کننده به خود یا شخص دیگری که از شما انجام کاری نامرتبط به پروژه‌ای که در حال کار روی آن‌ هستید «نه» بگویید.