چطوری موجودی مغازه را مدیریت کنیم؟

مدیریت موجودی یکی از مهم‌ترین کارهایی است که هر صاحب مغازه باید به آن توجه کند. فرقی نمی‌کند یک خواربارفروشی کوچک داشته باشید، لوازم آرایشی بفروشید یا صاحب فروشگاه پوشاک باشید؛ در هر صورت، باید بدانید چه کالاهایی در مغازه دارید، کدام محصولات زودتر فروش می‌روند و چه زمانی باید برای خرید مجدد آن‌ها اقدام کنید.

اگر موجودی را به‌درستی مدیریت نکنید، ممکن است درست زمانی که مشتری به کالایی نیاز دارد، آن محصول در مغازه موجود نباشد. از طرف دیگر، خرید بیش از حد هم می‌تواند سرمایه شما را در کالاهایی که به‌سختی فروش می‌روند، گرفتار کند.

هدف از مدیریت موجودی این است که همیشه به‌اندازه نیازتان کالا داشته باشید؛ نه آن‌قدر کم که مشتری را از دست بدهید و نه آن‌قدر زیاد که هزینه‌های اضافی به کسب‌وکارتان تحمیل شود.

در این مقاله، با روش‌هایی آشنا می‌شوید که به شما کمک می‌کنند موجودی مغازه را دقیق‌تر کنترل کنید، هزینه‌های خرید و نگهداری کالا را کاهش دهید و برای تأمین محصولات تصمیم‌های بهتری بگیرید.

چرا مدیریت موجودی برای مغازه اهمیت دارد؟

کنترل موجودی فقط برای فروشگاه‌های بزرگ و زنجیره‌ای نیست. حتی اگر مغازه کوچکی داشته باشید و خودتان همه کارها را انجام دهید، مدیریت موجودی می‌تواند تأثیر مستقیمی بر درآمد و هزینه‌هایتان بگذارد. مهم‌ترین مزایای مدیریت صحیح موجودی عبارت‌اند از:

• جلوگیری از تمام شدن کالا: محصولات پرفروش را به‌موقع سفارش می‌دهید و احتمال از دست دادن مشتری کمتر می‌شود.
• جلوگیری از خرید بیش از نیاز: به‌جای سفارش دادن بر اساس حدس و گمان، متناسب با میزان فروش خرید می‌کنید.
• آزاد نگه داشتن سرمایه: پول کمتری در کالاهای کم‌فروش یا اضافی باقی می‌ماند و می‌توانید از آن برای سایر هزینه‌های مغازه استفاده کنید.
• کاهش ضایعات و کالاهای تاریخ‌گذشته: محصولاتی را که ماندگاری محدودی دارند، پیش از خراب شدن یا پایان تاریخ مصرف به فروش می‌رسانید.
• برنامه‌ریزی بهتر برای خرید: می‌دانید چه کالاهایی به‌زودی تمام می‌شوند و برای سفارش آن‌ها فرصت کافی دارید.
• شناخت بهتر رفتار مشتریان: متوجه می‌شوید کدام محصولات فروش بیشتری دارند و چه کالاهایی فضای مغازه را اشغال کرده‌اند، بدون اینکه درآمد مناسبی ایجاد کنند.

چطور موجودی مغازه را به‌درستی مدیریت کنیم؟

برای مدیریت موجودی لازم نیست از همان ابتدا سیستم پیچیده‌ای راه‌اندازی کنید. بهتر است با چند اقدام ساده شروع کنید و به‌تدریج فرایندهای خود را بهبود دهید.

۱. فهرست دقیقی از کالاهای مغازه تهیه کنید

اولین قدم این است که بدانید چه محصولاتی دارید و تعداد واقعی هرکدام چقدر است. تمام کالاهای موجود در قفسه‌ها و انبار را شمارش کنید و اطلاعات آن‌ها را در یک دفتر، فایل اکسل یا نرم‌افزار مدیریت موجودی ثبت کنید. برای هر محصول بهتر است اطلاعات زیر را داشته باشید:

• نام و کد کالا
• تعداد موجودی فعلی
• قیمت خرید
• قیمت فروش
• نام تأمین‌کننده
• تاریخ آخرین خرید
• حداقل موجودی موردنیاز
• تاریخ انقضا، در صورت نیاز

برای مثال، اگر یک فروشگاه مواد غذایی دارید، تاریخ انقضا اهمیت زیادی دارد. اما در فروشگاه لوازم خانگی، ممکن است قیمت خرید، فضای اشغال‌شده و سرعت فروش کالا اهمیت بیشتری داشته باشد.

نکته مهم این است که موجودی ثبت‌شده باید با تعداد واقعی کالاها مطابقت داشته باشد. بنابراین، در شروع کار همه محصولات را بشمارید و بعد از آن، در فواصل زمانی مشخص دوباره موجودی را بررسی کنید.

۲. ورود و خروج کالاها را ثبت کنید

یکی از اشتباهات رایج این است که صاحب مغازه هنگام خرید کالا، تعداد آن را ثبت می‌کند اما فروش، مرجوعی یا خرابی محصولات را به‌طور دقیق در نظر نمی‌گیرد. برای اینکه موجودی شما همیشه درست باشد، هر اتفاقی که تعداد کالاها را تغییر می‌دهد باید ثبت شود؛ از جمله:

• خرید و ورود کالای جدید
• فروش به مشتری
• مرجوعی کالا از طرف مشتری
• برگشت کالا به تأمین‌کننده
• خرابی، شکستگی یا تاریخ‌گذشتگی محصول
• انتقال کالا به انبار یا شعبه دیگر

فرض کنید صبح ۴۰ عدد از یک محصول دارید و طی روز ۱۲ عدد می‌فروشید. اگر ۳ عدد هم به دلیل خرابی از چرخه فروش خارج شوند، موجودی قابل‌فروش شما در پایان روز ۲۵ عدد خواهد بود. اگر این تغییرات ثبت نشوند، ممکن است تصور کنید کالا هنوز به‌اندازه کافی دارید، درحالی‌که موجودی واقعی کمتر است.

برای شروع می‌توانید از یک فایل اکسل ساده استفاده کنید. اگر تعداد محصولات زیاد است یا فروش روزانه بالایی دارید، نرم افزار حسابداری فروشگاه که موجودی را با هر تراکنش به‌روزرسانی می‌کند، انتخاب مناسب‌تری خواهد بود.

۳. کالاهای پرفروش و کم‌فروش را از هم جدا کنید

همه محصولات مغازه به یک اندازه اهمیت ندارند. بعضی کالاها هر روز فروش می‌روند، اما برخی دیگر ممکن است هفته‌ها یا ماه‌ها بدون تغییر در قفسه باقی بمانند. گزارش فروش را به‌صورت هفتگی یا ماهانه بررسی کنید و محصولات را بر اساس سرعت فروش دسته‌بندی کنید. برای مثال:

• کالاهای پرفروش: محصولاتی که مرتب فروخته می‌شوند و باید همیشه موجود باشند.
• کالاهای با فروش متوسط: محصولاتی که فروش قابل‌قبولی دارند، اما نیاز به سفارش مکرر ندارند.
• کالاهای کم‌فروش: محصولاتی که مدت زیادی در انبار یا قفسه باقی می‌مانند.

برای کالاهای پرفروش، زمان سفارش مجدد را دقیق‌تر مشخص کنید تا موجودی آن‌ها ناگهان تمام نشود. درباره کالاهای کم‌فروش هم بهتر است پیش از خرید دوباره، میزان تقاضا را بررسی کنید.

گاهی لازم است خرید یک محصول کم‌فروش را متوقف کنید، تعداد کمتری از آن سفارش دهید یا با یک پیشنهاد فروش مناسب، موجودی باقی‌مانده را به فروش برسانید. البته کم‌فروش بودن همیشه به معنای غیرضروری بودن کالا نیست. برخی محصولات ممکن است فروش کمی داشته باشند، اما مشتریان مشخصی به آن‌ها نیاز داشته باشند. بنابراین، تصمیم نهایی باید با توجه به سود، فضای اشغال‌شده و نقش محصول در جذب مشتری گرفته شود.

۴. برای سفارش مجدد کالا زمان مشخصی تعیین کنید

یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت موجودی این است که بدانید چه زمانی باید دوباره سفارش بدهید. اگر سفارش را خیلی زود ثبت کنید، ممکن است موجودی بیش از نیازتان شود. اگر هم بیش از حد صبر کنید، احتمال دارد کالا پیش از رسیدن سفارش جدید تمام شود.

برای جلوگیری از این مشکل، باید یک «نقطه سفارش مجدد» برای هر کالا تعیین کنید. نقطه سفارش مجدد یعنی سطحی از موجودی که با رسیدن به آن، زمان ثبت سفارش جدید فرا می‌رسد. یک روش ساده برای محاسبه آن این است:

نقطه سفارش مجدد = میانگین فروش روزانه × زمان تأمین کالا + موجودی اطمینان

برای مثال، فرض کنید روزانه به‌طور متوسط ۵ عدد از یک محصول می‌فروشید و تأمین‌کننده معمولاً ۴ روز پس از ثبت سفارش، کالا را تحویل می‌دهد. همچنین می‌خواهید ۱۰ عدد موجودی اطمینان داشته باشید تا در صورت افزایش تقاضا یا تأخیر در تحویل، با کمبود مواجه نشوید. در این صورت:

نقطه سفارش مجدد = (۵ × ۴) + ۱۰ = ۳۰ عدد

یعنی بهتر است وقتی موجودی به حدود ۳۰ عدد رسید، سفارش جدید را ثبت کنید. البته این عدد به ثبات فروش، مدت‌زمان واقعی تحویل و میزان اطمینان موردنیاز شما بستگی دارد. اگر فروش یک کالا نوسان زیادی دارد یا تأمین‌کننده همیشه سر موعد تحویل نمی‌دهد، باید موجودی اطمینان را متناسب با شرایط افزایش دهید.

۵. روش مناسبی برای نگهداری و گردش کالا انتخاب کنید

نوع کالا مشخص می‌کند که بهتر است آن را چگونه نگهداری و برای فروش آماده کنید. دو روش شناخته‌شده در این زمینه، FIFO و LIFO هستند.

روش FIFO؛ اول واردشده، اول خارج‌شده

در روش FIFO، کالاهایی که زودتر وارد موجودی شده‌اند، در اولویت فروش یا مصرف قرار می‌گیرند. این روش برای مواد غذایی، محصولات آرایشی دارای تاریخ مصرف و سایر کالاهایی که ممکن است به‌مرور کیفیت خود را از دست بدهند، بسیار کاربردی است.

برای مثال، اگر هفته گذشته ۲۰ بسته شیر و امروز ۳۰ بسته دیگر دریافت کرده‌اید، باید بسته‌های قدیمی‌تر را طوری در قفسه قرار دهید که زودتر فروخته شوند؛ البته همیشه باید تاریخ مصرف و دستورالعمل نگهداری محصول را هم رعایت کنید.

روش LIFO؛ آخر واردشده، اول خارج‌شده

در روش LIFO، فرض حسابداری بر این است که کالاهای جدیدتر زودتر فروخته یا مصرف می‌شوند. این روش در بعضی شرایط حسابداری برای محاسبه بهای تمام‌شده موجودی استفاده می‌شود، اما برای کالاهای فاسدشدنی معمولاً انتخاب مناسبی نیست و نباید آن را با ترتیب واقعی فروش کالاها اشتباه گرفت.

برای بیشتر مغازه‌هایی که کالاهای فیزیکی را نگهداری می‌کنند، مهم‌تر از انتخاب یک روش حسابداری، این است که چیدمان و گردش واقعی کالاها به‌درستی انجام شود و محصولات قدیمی یا نزدیک به تاریخ انقضا فراموش نشوند.

۶. میزان خرید را بر اساس فروش واقعی تنظیم کنید

خرید کالا صرفاً به این دلیل که تأمین‌کننده تخفیف خوبی پیشنهاد داده، همیشه تصمیم درستی نیست. اگر محصول به‌اندازه کافی فروش نرود، تخفیف خرید ممکن است با هزینه نگهداری و خواب سرمایه جبران شود. پیش از هر سفارش، چند سؤال ساده از خودتان بپرسید:

• از آخرین سفارش تا امروز چند عدد فروخته‌ام؟
• چه تعداد از این کالا هنوز موجود است؟
• سفارش جدید چه زمانی به دستم می‌رسد؟
• آیا در روزها یا هفته‌های آینده تقاضا تغییر می‌کند؟
• آیا خرید در این حجم واقعاً به‌صرفه است؟

برای مثال، اگر در ماه گذشته ۱۰۰ عدد از یک محصول فروخته‌اید، اما اکنون ۸۰ عدد از آن در انبار دارید، شاید نیازی نباشد دوباره همان مقدار سفارش دهید. البته برای تصمیم دقیق‌تر باید زمان تحویل، روند فروش اخیر و موجودی اطمینان را هم در نظر بگیرید. در مقابل، اگر فروش یک محصول در حال افزایش است یا به فصل پرتقاضای آن نزدیک می‌شوید، بهتر است پیش از تمام شدن موجودی برای تأمین آن برنامه‌ریزی کنید.

۷. برای تغییرات فصلی و مناسبت‌ها آماده باشید

فروش بسیاری از محصولات در طول سال ثابت نیست. ممکن است یک کالا در تابستان فروش بیشتری داشته باشد، محصولی دیگر نزدیک عید پرتقاضا شود یا بعضی اقلام در روزهای خاص هفته بیشتر فروخته شوند. برای مدیریت این تغییرات، آمار فروش دوره‌های مشابه در گذشته را بررسی کنید و سفارش‌های خود را بر همان اساس تنظیم کنید.

برای مثال، اگر فروش یک محصول در هفته‌های منتهی به عید افزایش پیدا می‌کند، بهتر است تأمین آن را از چند هفته قبل برنامه‌ریزی کنید. در عین حال، نباید صرفاً بر اساس تجربه سال گذشته خرید کنید؛ شرایط بازار، قیمت‌ها و رفتار مشتریان ممکن است تغییر کرده باشد.

اگر فروشگاه شما چند شعبه دارد، تقاضای هر شعبه را جداگانه بررسی کنید. ممکن است محصولی در یک منطقه فروش بالایی داشته باشد، اما در منطقه‌ای دیگر چندان پرطرفدار نباشد.

۸. از نرم‌افزار مدیریت موجودی استفاده کنید

وقتی تعداد کالاها زیاد می‌شود یا فروش روزانه بالاست، کنترل موجودی با دفتر و فایل‌های پراکنده دشوار خواهد شد. در چنین شرایطی، استفاده از نرم‌افزار مدیریت موجودی می‌تواند بسیاری از کارها را ساده‌تر کند. یک نرم‌افزار مناسب می‌تواند امکاناتی مانند این موارد داشته باشد:

• ثبت ورود و خروج کالاها
• به‌روزرسانی موجودی پس از فروش
• نمایش کالاهای نزدیک به اتمام
• تعیین نقطه سفارش مجدد
• گزارش‌گیری از کالاهای پرفروش و کم‌فروش
• ثبت اطلاعات تأمین‌کنندگان
• بررسی ارزش موجودی و هزینه خرید کالاها

اگر فروشگاه اینترنتی هم دارید، بهتر است نرم‌افزار شما بتواند موجودی فروش حضوری و آنلاین را هماهنگ کند. در غیر این صورت، ممکن است یک کالا هم‌زمان به دو مشتری فروخته شود، درحالی‌که فقط یک عدد از آن باقی مانده است.

در سوپرمارکت‌ها که تعداد اقلام فروخته‌شده در طول روز زیاد است، هماهنگی بین ثبت فروش و مدیریت موجودی اهمیت زیادی دارد. استفاده از ابزارهای مناسب فروش، از جمله کارتخوان اندرویدی برای سوپرمارکت، می‌تواند به ساده‌تر شدن فرایندهای روزانه کمک کند؛ به‌خصوص اگر دستگاه امکان استفاده از نرم‌افزارهای فروشگاهی سازگار را داشته باشد.

برای انتخاب نرم‌افزار، لازم نیست سراغ گران‌ترین گزینه بروید. بهتر است ابتدا نیازهای واقعی مغازه را مشخص کنید و سیستمی انتخاب کنید که استفاده از آن ساده باشد، گزارش‌های موردنیازتان را ارائه دهد و با روش فروش شما سازگار باشد. به‌عنوان مثال، ابزار حسابداری برای سوپرمارکت مانند نرم افزار اسنپ‌بارکد با هدف ساده‌سازی فرآیندهای فروش، انبارداری، حسابداری و گزارش‌گیری طراحی شده است و مدیریت فروشگاه‌ها و سوپرمارکت‌ها را بسیار راحت کرده است.

۹. موجودی واقعی را به‌طور منظم بررسی کنید

حتی اگر از نرم‌افزار استفاده می‌کنید، بهتر است در فواصل زمانی مشخص موجودی فیزیکی را هم بشمارید و با اطلاعات ثبت‌شده مقایسه کنید. خطاهای ثبت، خرابی کالا، جابه‌جایی محصولات و حتی سرقت ممکن است باعث شوند تعداد واقعی با عدد نمایش‌داده‌شده در سیستم تفاوت داشته باشد. برای مدیریت بهتر، می‌توانید بررسی موجودی را به این شکل برنامه‌ریزی کنید:

• کالاهای پرفروش و گران‌قیمت را هر هفته بررسی کنید.
• کالاهای معمولی را در بازه‌های منظم، مثلاً ماهانه، بشمارید.
• موجودی کامل مغازه را در دوره‌های مشخص بررسی کنید.
• هر اختلافی را پیدا کردید، علت آن را مشخص کنید و سپس اطلاعات سیستم را اصلاح کنید.

بهتر است فقط به اصلاح عدد موجودی اکتفا نکنید. اگر اختلاف‌ها مرتب تکرار می‌شوند، بررسی کنید که آیا فروش‌ها به‌موقع ثبت می‌شوند، کالاها در محل مشخصی قرار دارند و کارکنان روش یکسانی برای ثبت ورود و خروج دارند یا خیر.

جمع‌بندی

مدیریت موجودی مغازه یعنی بدانید چه کالایی، به چه تعداد و در چه زمانی نیاز دارید. اگر موجودی را دقیق ثبت کنید، روند فروش را بشناسید و برای سفارش مجدد برنامه داشته باشید، می‌توانید از کمبود کالا، خریدهای غیرضروری و خواب سرمایه جلوگیری کنید.

مهم نیست مغازه شما کوچک باشد یا چند شعبه داشته باشید. آنچه اهمیت دارد، انتخاب روشی است که با نوع محصولات، میزان فروش و بودجه شما هماهنگ باشد. از یک فهرست ساده شروع کنید، اطلاعات خود را به‌روز نگه دارید و با افزایش نیازهای کسب‌وکار، ابزارهای مناسب‌تری به کار بگیرید.

در نهایت، مدیریت موجودی زمانی مؤثر است که به شما کمک کند با هزینه کمتر، محصولات موردنیاز مشتریان را در زمان مناسب در اختیارشان قرار دهید.