۳ مانع اصلی در روند انجام فعالیت‌های دورکاری

در اینجا به ۳ مانع اصلی در محیط‌های دورکاری و چگونگی کنترل و رسیدگی به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

۱- عدم وجود ارتباط بین اعضای تیم

زمانی که در مورد موفقیت یک تجارت صحبت می‌کنیم، ارتباطات به عنوان یکی از عوامل کلیدی برای دستیابی به این موفقیت محسوب می‌شوند، اما زمانی که در مورد فعالیت‌های دورکاری صحبت می‌کنیم، این مسئله از اهمیت بیشتری برخوردار خواهد شد. بدون وجود دفترکار، آشپزخانه، راهرو و یا سایر مکان‌هایی که کارکنان ممکن است در آنجا به صحبت کردن مشغول شوند، کارکنان دورکاری ممکن است اغلب خود را در حال کار کردن در هاله‌ای از پوچی بیابند. این روند می‌تواند به ویران کردن یک شرکت که به صورت دورکاری کار می‌کند، منجر شود.

چگونه این موانع را از میان برداریم:

پاسخ این سوال جزئیات بسیاری دارد. و این کار از روند استخدام کردن آغاز می‌شود: در صورت امکان، شما باید سعی کنید فردی را استخدام کنید که پیش از این نیز تجربه‌ی دورکاری داشته باشد. به این شکل، شما می‌دانید که این فرد به تنهایی، از قابلیت رسیدگی به کارها برخوردار است و می‌تواند مدیر خود باشد، به حل مشکلات بپردازد و مهم‌تر از همه، در صورت بروز هر گونه مشکل، با سایر افراد ارتباط برقرار کرده و به آن‌ها اطلاع‌رسانی کند. همچنین برخی از افراد معتقدند که لازم نیست تنها به استخدام افرادی بپردازید که از تجربه‌ی دورکاری برخوردارند، بلکه باید به دنبال فردی باشید که به کمک این مهارت‌های ظریف و ضروری، می‌تواند به تجربه‌ی دورکاری دست پیدا کند.

زمانی که تیم قدرتمندی در اختیار داشته باشید، پرورش روابط مناسب در میان آن‌ها از اهمیت بسیاری برخوردار است. در صورت نیاز برای ملاقات‌های فردی و گروهی با آنها برنامه‌ریزی کنید. همین روند به شما کمک خواهد کرد تا متوجه شوید که آیا کارکنان در نقش کاری خود پیشرفتی داشته‌اند یا خیر، همچنین متوجه خواهید شد که یک کارمند به خصوص، در شرایطی بدون پیشرفت قرار گرفته است، بنابراین باید او را تشویق کنید تا به خاطر منافع خود و منافع شرکت، بیشتر با تیم کاری در ارتباط باشد.

۲- عدم انتشار اطلاعات در زمان لازم

در دنیای پیشرونده‌ی امروز، شرکت‌ها می‌توانند در یک چشم به هم زدن جهت کاری خود را تغییر دهند. سیاست‌های کاری جدید به کار گرفته می‌شوند، برنامه‌های جدیدتر و سریع‌تر، جایگزین برنامه‌های قدیمی می‌شوند و کارکنانی به تیم کاری اضافه شده یا از تیم کاری کنار گذاشته می‌شوند. همه‌ی این تغییرات می‌تواند منجر به تغییر مسیر کاری کارکنانی شود که در محیط‌های کاری سنتی کار می‌کنند، اما تصور کنید که این روند چه قدر می‌تواند برای افرادی که در سرتاسر کشور یا حتی سرتاسر جهان پراکنده شده‌اند، دشوار باشد.

چگونه این موانع را از میان برداریم:

ابتدا باید این مسئله را به رسمیت بشناسید و قبول کنید که کارکنان شما باید آگاه باشند که در سازمان چه می‌گذرد. نه تنها به این روش، آن‌ها احساس می‌کنند که به خاطر قرار گرفتن در جریان تمامی امور، مورد احترام واقع شده‌اند، بلکه پس از آگاهی نسبت به اهداف سازمان، تشویق می‌شوند تا سخت‌تر کار کنند و از انگیزه‌ی بیشتری برخوردار می‌شوند.

پس از آنکه شما این ذهنیت را در میان اعضای تیم خود به وجود آوردید که همه‌ی آن‌ها از مسائل مختلف شرکت مطلع خواهند شد (که به ایجاد یک تیم متحد و قدرتمند منجر می‌شود)، سپس نیاز دارید که به انتشار اطلاعات بپردازید. این کار باید بلافاصله پس از اینکه تصمیمات اساسی در شرکت صورت می‌گیرد، انجام شود. اگر قرار است در شرکت ادغامی صورت بگیرد، پیش از آنکه کارمند شما در توئیتر از این مسئله مطلع شود، سریع‌تر در مورد آن اطلاع رسانی کنید زیرا در غیر این صورت تنها فضایی از بی‌اعتمادی و سرخوردگی در بین کارکنان نسبت به شما به وجود خواهد آمد.

بنابراین، زمانی که اخبار جدیدی وجود دارد، آن‌ را به اشتراک بگذارید. شما می‌توانید از طریق یک کنفرانس ویدیویی، ایمیل و یا حتی از طریق خبرنامه‌ی شرکت، این مسئله را با همه‌ی کارکنان در میان بگذارید. نکته اینجاست که شما نباید کارمندان خود را تنها به عنوان یک کارمند ببینید، بلکه باید آن‌ها را به عنوان صاحبان و مدیران شرکت در نظر بگیرید، به طوری که هر یک از آن‌ها مسئول ایجاد بخشی از موفقیت‌های کلی شرکت باشند.

۳- کمبود آموزش، امکانات و ابزار مناسب

مهم نیست که شما در چه صنعتی فعالیت می‌کنید، دنیای دورکاری به عنوان یک دنیای تکنولوژی محور محسوب می‌شود. بنابراین چرا برخی از اعضای تیم شما همچنان از لپ‌تاپ‌های تولید سال ۲۰۰۷ استفاده می‌کنند؟ همچنین زمانی که متوجه می‌شوید، یکی از کارکنان شما نمی‌داند که چگونه باید با اسکایپ کار کند، بسیار شگفت‌زده خواهید شد.

چگونه این موانع را از میان برداریم:

شما برای استخدام هر یک از کارمندان در تجارت دورکاری خود، وارد روند استخدامی سخت و دشواری می‌شوید، این روند شامل استخدام آن‌ها بر اساس تجارب کاری پیشین و باور شما در مورد کارهایی است که آن‌ها می‌توانند برای شرکت انجام دهند. اما هر اندازه که یک کارمند عالی و متعهد باشد، اگر اینترنت کم سرعت در اختیار او قرار بگیرد، نمی‌تواند از حداکثر پتانسیل کاری خود استفاده کند.

در این مرحله نیاز است که مدیران دورکاری به این شرایط رسیدگی کنند. اگر یک کارمند، با یک لپ‌تاپ بسیار قدیمی و کند کار می‌کند (و شما نیز به عنوان یک کارفرما نمی‌توانید یک لپ‌تاپ سریع‌تر و جدیدتر برای او تهیه کنید)، پس بهتر است سیاست به همراه داشتن وسایل شخصی در محل کار را به کار ببرید تا کارکنان بتوانند از تجهیزات شخصی خود، برای برآورده شدن نیازهای شرکت، استفاده کنند، اما در صورتی که چنین امری امکان‌پذیر نیست، بودجه‌ای را در اختیار آن‌ها قرار دهید تا کارکنان بتوانند یک کامپیوتر جدیدتر تهیه کنند.

همچنین، مدیران دورکاری، نیاز دارند تا از پیشرفت کارکنان خود از طریق ارائه‌ی بهترین ابزارهای ارتباطی به آن‌ها به منظور افزایش مشارکت تیم دورکاری خود، اطمینان حاصل کنند و ابزارهای متنوعی را در اختیار آن‌ها قرار دهند. گزینه‌های ارتباطی متفاوتی را در اختیار کارکنان خود قرار دهید تا کارکنان بتوانند به وسیله‌ی آن‌ها به برقراری ارتباط بپردازند. بدین شکل، کارمند شما می‌تواند به روشی که به وسیله‌ی آن احساس راحتی می‌کند، به برقراری ارتباط بپردازد و بدین ترتیب با سایر اعضای تیم نیز در ارتباط باشد.

در نهایت، بسیار اهمیت دارد که شما اطمینان حاصل کنید که تمام اعضای تیم برای استفاده از برنامه‌های مختلف، تجهیزات و ابزار ارتباطی که به وسیله‌ی شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرند، به درستی آموزش دیده‌اند. شاید ممکن است که این روند در ابتدا به زمان بیشتری نیاز داشته باشد، اما می‌توانید ملاقات‌های کوتاهی را با هر یک از اعضای گروه خود تنظیم کنید تا به کسب اطلاعات در مورد شرایط کاری آن‌ها بپردازید و از آن‌ها سوال کنید که آیا اخیرا با مسائل یا چالش‌های جدید روبرو شده‌اند یا خیر. این مسئله به شما اطمینان می‌بخشد که هر نوع مانعی که ممکن است بر سر راه دورکاری وجود داشته باشد، ازمیان برداشته شده است.

مسائل بسیاری وجود دارند که ممکن است موانع و مشکلاتی در محیط‌های دورکاری بوجود آورند. آگاهی از دام‌ها و چالش‌های غیرمنتظره به تجارت دورکاری شما کمک می‌کند تا همیشه بتوانید روند کاری خود را به آرامی و رو به جلو پیش ببرید.